Przedsiębiorca ma obowiązek składania do ZUS kilku różnych deklaracji. Pierwsze wysyła się już w momencie zakładania działalności, a później w trakcie jej prowadzenia.
Deklaracje zgłoszeniowe składa się na początku prowadzenia działalności oraz w przypadku zatrudniania nowego pracownika i zgłaszania go do ubezpieczenia. W ZUS dostępne są następujące deklaracje:
ZUS ZUA – składa się w przypadku zgłoszenia własnego oraz nowego pracownika do ubezpieczeń jak również w przypadku korekty danych. Formularz przeznaczony do zgłoszenia osoby objętej pełnym ubezpieczeniem społecznym. Składa się go też w momencie przejścia z ZUS-u preferencyjnego na pełny (po 2 latach).
ZUS ZZA – składa się w przypadku zgłoszenia do ubezpieczenia siebie lub pracowników bądź w przypadku korekty danych kiedy osoba zgłaszana jest objęta jedynie ubezpieczeniem zdrowotnym.
ZUS ZIUA – składa się w przypadku zmiany/korekty danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej zgłoszonej wcześniej na druku ZUS ZUA lub ZUS ZZA (część III formularzy).
ZUS ZCNA – składa się w przypadku zgłoszenia członków rodziny podatnika lub pracownika do ubezpieczenia zdrowotnego. Ten sam druk służy również do wyrejestrowania z tego ubezpieczenia.
ZUS ZWUA – składa się w przypadku wyrejestrowania z ubezpieczeń:
społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego
wyłącznie społecznych
wyłącznie zdrowotnego
oraz w przypadku zgłoszenia korekty danych o wyrejestrowaniu. Formularz składa się również w przypadku likwidacji działalności. Czas na zgłoszenie formularzy zgłoszeniowych wynosi 7 dni licząc od momentu zatrudnienia pracownika lub zmiany danych.
Deklaracja rozliczeniowa i raporty imienne
Deklarację rozliczeniową złożoną z formularza głównego ZUS DRA oraz z załączników, czyli raportów imiennych składa się w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej.
ZUS DRA –deklaracja miesięczna rozliczeniowa/korygująca. Na jej podstawie płatnik rozlicza wszystkie składki oraz świadczenia związane z zapłatą składek na ubezpieczenia społeczne.
Obowiązek składania co miesiąc deklaracji ZUS DRA dotyczy tylko przedsiębiorców zatrudniających pracowników, którzy dodatkowo do deklaracji muszą dołączyć trzy załączniki (raporty imienne), które składają za siebie i za wszystkich pracowników. Dwa raporty informują o wysokości składek, a trzeci służy do wyrejestrowania ze składek. Rodzaj wybranego raportu informującego o wysokości składek zależy od tego jaką składką został objęty ubezpieczony.
Przedsiębiorca, który opłaca składki tylko za siebie i dodatkowo za osoby z nim współpracujące (bez zatrudniania pracowników) nie ma obowiązku składania co miesiąc deklaracji ZUS DRA. Musi tylko wysłać deklarację za pierwszy pełny miesiąc. Przyjęto, że w kolejnych miesiącach zobowiązanie wobec ZUS nie zmieni się i podatnik będzie opłacał składki w takiej samej wysokości. Jest jeden warunek, składka musi być opłacana od najniższej możliwej podstawy. W przypadku zmiany podstawy wymiaru składki wymagane jest przesłanie deklaracji rozliczeniowej.
ZUS RCA – raport imienny przeznaczony do wykazywania należnych składek i wypłaconych świadczeń z tytułu ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego jeżeli ubezpieczony podlega pełnym ubezpieczeniom społecznym. Formularz służy również do nanoszenia korekt.
ZUS RZA – raport imienny miesięczny wykazujący należne składki jeżeli ubezpieczony podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu. Służy także do korekty danych.
ZUS RSA – raport imienny miesięczny informujący o wypłaconych świadczeniach (zasiłkach) oraz przerwach w opłacaniu składek, jak np. za okres urlopu chorobowego. Służy także do korekty danych.
ZUS DRA część II – raport składany raz w roku w przypadku kiedy przedsiębiorca nie zatrudnia pracowników i składki opłaca tylko za siebie oraz korzysta z obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne. Stosuje się kody 05 90 lub 05 92, gdzie podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne zależy od przychodu.
ZUS RCA część II – raport wypełnia się w zamian raportu ZUS DRA cz. II kiedy przedsiębiorca zatrudnia pracowników lub rozlicza się razem z osobą współpracującą.
Termin składania deklaracji ZUS DRA wraz z załącznikami
do 5 dnia następnego miesiąca składają jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze
do 10 dnia następnego miesiąca składają osoby fizyczne opłacające składkę wyłącznie za siebie
do 15 dnia następnego miesiąca – pozostali płatnicy.
Obowiązkiem przedsiębiorcy jest sprawdzenie prawidłowości danych przekazanych do ZUS-u w imiennych raportach miesięcznych w terminie do 30 kwietnia następnego roku za rok poprzedni. W razie stwierdzenia nieprawidłowości przedsiębiorca powinien złożyć za dany okres dokumenty korygujące.
Pozostałe deklaracje ZUS
W niektórych sytuacjach przedsiębiorcy zobowiązani są do przesyłania jeszcze innych deklaracji ZUS.
ZUS ZSWA służy do przekazywania informacji dotyczących pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach bądź o szczególnym charakterze, którzy zostali umieszczeni w ewidencji prowadzonej przez płatnika i za których opłaca on składki na Fundusz Emerytur Pomostowych.
ZUS RMUA jest to miesięczna informacja o odprowadzanych składkach ZUS za pracownika. Obecnie wydawana jest jedynie na żądanie pracownika. Obowiązkiem płatników jest przekazywanie raz w roku w terminie do 28 lutego za rok ubiegły rocznego zestawienia składek wykazanych w ZUS. Wszystkie dane muszą być widoczne w podziale na poszczególne miesiące. Jeżeli pracownik na bieżąco co miesiąc otrzymuje informacje na druku RMUA bądź w innej formie, to pracodawca nie ma już obowiązku przekazywania zestawienia rocznego.
ZUS IWA składany w celu przekazania informacji o danych potrzebnych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe. Dotyczy płatników składek, którzy spełniają łącznie wymienione niżej warunki:
w 2015 roku do ubezpieczenia wypadkowego zgłaszali średnio w ciągu miesiąca co najmniej 10 ubezpieczonych
byli zgłoszeni jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe bez przerwy od dnia 1 stycznia do 31 grudnia 2015 roku i przynajmniej 1 dzień w styczniu 2016 roku
byli wpisani do rejestru REGON na dzień 31 grudnia 2015 roku.
Obowiązkiem przedsiębiorcy jest terminowe opłacanie składek na ZUS. Zaległe składki na ubezpieczenia społeczne przedawniają się w terminie 5 lat licząc od dnia, w którym stały się wymagalne.
W programie FakturaXL nie ma deklaracji ZUSowskich. Program jedynie wartość składki w dziale Raport > Rozliczenia ZUS, tak jak to opisane tutaj: https://pomoc.fakturaxl.pl/rozliczenia-zus-obliczanie-skladki
Możliwe, że w przyszłości deklaracja DRA pojawi się, gdy dodamy moduł Kadr i Płac.
