Osoby prowadzące działalność gospodarczą mają określone obowiązki wobec urzędu skarbowego oraz ZUS-u. Dotyczy to zarówno spółek jak i osób fizycznych. Większość czynności mogą przekazać do wykonania biuru rachunkowemu, które obecnie zajmuje się nie tylko prowadzeniem ewidencji księgowej oraz rozliczaniem podatków, ale również reprezentuje klientów przed urzędami, w tym także w sprawach prowadzonych przez ZUS.
Jakie czynności może wykonać za przedsiębiorcę, biuro rachunkowe?
Biuro rachunkowe może wykonywać różne czynności w imieniu przedsiębiorcy pod warunkiem posiadania właściwego pełnomocnictwa.
W zakres obowiązków wykonywanych przez pracowników biura rachunkowego w imieniu klienta wchodzą między innymi takie czynności, jak:
składanie deklaracji
prowadzenie spraw kadrowych zatrudnionych pracowników
sporządzanie i składanie wniosków o wypłatę należnych zasiłków
wyliczanie wysokości składki zdrowotnej przedsiębiorcy oraz zatrudnionych pracowników, jeżeli takich zatrudnia
sporządzanie i składanie odwołania do sądu w związku z otrzymaniem negatywnej decyzji.
Ustanowienie pełnomocnika do wykonywania czynności prawnych w ZUS na formularzu PEL
Przedsiębiorca, który chce ustanowić pełnomocnika do wykonywania czynności oraz reprezentowania go w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych musi w tym celu wypełnić i złożyć formularz PEL dostępny na stronie internetowej ZUS lub w placówce stacjonarnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych na sali obsługi klientów. Jest to gotowy druk, który należy jedynie prawidłowo wypełnić wymaganymi danymi.
Na formularzu o pełnomocnictwo muszą znaleźć się niżej wymienione informacje:
dane przedsiębiorcy, osoby udzielającej pełnomocnictwa, takie jak:
imię i nazwisko
data urodzenia
numer PESEL, a w przypadku jego braku rodzaj i numer dokumentu tożsamości
adres zamieszkania
numer telefonu – nie ma obowiązku podawania go. Jednak jego wskazanie może znacznie ułatwić kontakt z ZUS-em
oświadczenie osoby udzielającej pełnomocnictwa wskazujące czy dana osoba ustanawia pełnomocnika we własnym imieniu, czy w imieniu podmiotu, którego jest reprezentantem, np. spółki
W tym przypadku konieczne jest podanie numeru NIP i dodatkowo adresu siedziby firmy oraz numeru REGON. Jeżeli pełnomocnika ustanawia spółka, to należy wypełnić formularz PEL-Z i uzupełnić go o dane pełnomocnika, takie jak:
imię i nazwisko
data urodzenia
numer PESEL
adres zamieszkania
numer telefonu – nie ma obowiązku podawania numeru telefonu, ale jego wskazanie może znacznie ułatwić kontakt z ZUS-em.
Pełnomocnikiem może zostać jedynie osoba fizyczna. Nie może nim być np. spółka.
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca zlecił wykonywanie czynności księgowych oraz kadrowych biuru rachunkowemu. W tym celu musiał wypełnić druk PEL, na którym wskazał konkretnego pracownika biura rachunkowego jako pełnomocnika. Jednocześnie na tym samym formularzu powinien zaznaczyć zakres udzielanego pełnomocnictwa, czyli czy jest to pełnomocnictwo jednorazowe dotyczące wykonania jednej czynności, czy takie, które będzie służyło do załatwiania wszystkich spraw w ZUS-ie. Jeżeli przedsiębiorca ustanawia pełnomocnictwo ogólne do wszystkich spraw, to powinien wskazać okres na jaki go udziela ze wskazaniem dat dziennego rozpoczęcia oraz zakończenia działalności dla danego pełnomocnika. Pomimo wskazania konkretnych dat rozpoczęcia i zakończenia, udzielone pełnomocnictwo może zostać odwołane na formularzu PEL-O w każdym momencie.
Określanie zakresu pełnomocnictwa
Pełnomocnik może zostać ustanowiony do:
wykonania tylko jednej, konkretnej czynności, np. do założenia konta w banku
załatwiania szeregu spraw w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, takich jak np.:
reprezentowanie przedsiębiorcy
składanie oświadczeń w zakresie dotyczącym wszystkich spraw bez dostępu do konta ubezpieczonego na portalu PUE ZUS
Pełnomocnictwo może zostać ustanowione na czas nieokreślony aż do chwili odwołania lub na określony okres czasu. Jeżeli nie zostanie wskazana data końcowa, to w takiej sytuacji oznacza to, że pełnomocnictwo zostało udzielone na czas nieokreślony
załatwiania spraw w ZUS-ie za pośrednictwem platformy PUE ZUS W tym przypadku pełnomocnik otrzymuje dostęp do portalu. Należy podać datę końcową, do której pełnomocnictwo będzie obowiązywało. Brak daty końcowej oznacza, że pełnomocnictwo obowiązuje aż do chwili jego odwołania
informacja o rodzaju spraw do załatwiania, których udzielane jest pełnomocnictwo. Pełnomocnik może zostać ustanowiony do załatwiania spraw w imieniu np.:
ubezpieczonego
świadczeniobiorcy
płatnika składek
komornika.
Pełnomocnictwo może zostać ograniczone do wykonania tylko jednej, konkretnej czynności, jak np. pełnomocnictwo wyłącznie od odbioru korespondencji. W informacji należy zaznaczyć odpowiednie pole dotyczące roli osoby udzielającej pełnomocnictwa. Jeżeli np. osoba prowadzi działalność gospodarczą i zatrudnia pracowników to musi zaznaczyć ubezpieczonego i płatnika. W przypadku otrzymywania świadczenia z ZUS-u należy zaznaczyć świadczeniobiorcę<
data złożenia wniosku i podpisanie dokumentu.
Rodzaje formularzy
PEL- Z – załącznik do formularza głównego dotyczącego udzielenia i odwołania pełnomocnictwa Rodzaj formularza przeznaczonego wyłącznie dla spółek z wieloosobowym składem organu przedstawicielskiego udzielających lub odwołujących pełnomocnictwa. Formularz powinien być uzupełniony o niżej wymienione dane:
dane pełnomocnika oraz jego numer PESEL, dane osoby udzielającej bądź odwołującej pełnomocnictwo, numer NIP, data wypełnienia
dane przedstawicieli udzielających lub odwołujących pełnomocnictwo, takie jak: imię i nazwisko, data urodzenia, numer PESEL, adres zamieszkania, numer telefonu w celu ułatwienia ewentualnego kontaktu z ZUS-em. Na koniec data wypełnienia formularza oraz podpisy wszystkich przedstawicieli.
Formularz zawiera pola przeznaczone dla czwórki przedstawicieli. W przypadku, kiedy liczba przedstawicieli jest większa wypełnia się kolejny formularz i dołącza do niego pismo przewodnie informujące o tym, że nie wszystkie dane zmieściły się w jednym formularzu
PEL- K – pełnomocnictwo udzielane w związku z kontrolą. Na podstawie samego formularza PEL pełnomocnik nie ma uprawnień do reprezentowania przedsiębiorcy w żadnym postępowaniu kontrolnym jakie będzie prowadzone przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. W formularzu podaje się dane:
podmiotu udzielającego pełnomocnictwa, jak: numer NIP, REGON, nazwa płatnika, imię i nazwisko, adres siedziby płatnika. W przypadku braku NIP i REGON należy podać numer PESEL
upoważnionego, jak: imię i nazwisko, nazwa pełnomocnika, określenie podmiotu, który ma być reprezentowany z podaniem nazwy firmy lub imienia i nazwiska osoby
pełnomocnika, jak: imię i nazwisko, numer PESEL, adres
data wypełnienia i podpis mocodawcy
Można też podać numer telefonu, co znacznie ułatwi kontakt z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Upoważnienie udzielane jest tylko na czas przeprowadzanej kontroli i wygasa wraz z odbiorem protokołu kontrolnego. W przypadku kilku kontroli przeprowadzanych wobec jednego podmiotu należy wypełnić oddzielny formularz dla każdej sprawy, ponieważ jedno pełnomocnictwo obejmuje jedynie daną konkretną kontrolę.
PRZYKŁAD 2 Przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Prowadzenie księgowości i ZUS-u powierzył biuru rachunkowemu. W okresie prowadzenia działalności jego firma została objęta kontrolą, która dotyczyła prawidłowości podstawy obliczania zasiłku chorobowego. W przedstawionej sytuacji pełnomocnictwo ogólne ustanowione dla pracownika jest niewystarczające, aby mógł on reprezentować klienta podczas kontroli, dlatego przedsiębiorca musi dodatkowo złożyć formularz PEL-K
PEL- O – dotyczy odwołania pełnomocnictwa Formularz może złożyć:
mocodawca
osoba udzielająca pełnomocnictwa w imieniu innego podmiotu, np. spółki. W tym przypadku musi zostać dołączony formularz PEL-Z.
W sytuacji, w której biuro rachunkowe kończy współpracę z klientem, np. z powodu niewywiązania się z obowiązku zapłaty wynagrodzenia za świadczenie usług, należy po rozwiązaniu umowy złożyć w ZUS-ie formularz dotyczący wypowiedzenia pełnomocnictwa. Wskazuje się w nim dane mocodawcy, pełnomocnika oraz datę odwołania pełnomocnictwa.
Pełnomocnictwo ustanowione celem wniesienia do sądu odwołania od decyzji ZUS
Ubezpieczony ma prawo do złożenia do sądu odwołania od otrzymanej negatywnej decyzji ZUS. W imieniu płatnika składek odwołanie może złożyć również ustanowiony przez niego pełnomocnik na podstawie nowego pełnomocnictwa w zakresie załatwiania spraw odwoławczych. Funkcję pełnomocnika przed sądem odwoławczym zgodnie z Kodeksem postępowania cywilnego mogą pełnić tylko określone osoby, jak na przykład: adwokat, radca prawny, osoba sprawująca zarząd majątkiem, przedstawiciel związku zawodowego lub inspektor pracy. W związku z powyższym, jeżeli odwołanie od decyzji ZUS zostanie podpisane i złożone przez nieuprawnionego pełnomocnika, to może skutkować to odrzuceniem odwołania przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
Pełnomocnictwo – sposoby składania formularzy
Formularze dotyczące pełnomocnictwa mogą być składane na kilka sposobów:
osobiście w placówce ZUS właściwej ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę mocodawcy
za pośrednictwem Poczty Polskiej w liście wysłanym do ZUS-u właściwego ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę mocodawcy. Za datę złożenia w placówce uważa się datę nadania pisma
elektronicznie za pośrednictwem platformy PUE ZUS. Formularz musi być podpisany podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym.
