Dokument UPL-1, pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji
Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest składanie różnych deklaracji, a przynajmniej rocznego zeznania podatkowego rozliczającego uzyskany dochód. Obecnie podatnicy mają możliwość wysyłki deklaracji podatkowych drogą elektroniczną. Każdy dokument wysłany w ten sposób powinien być prawidłowo podpisany własnym podpisem elektronicznym lub osoby upoważnionej. Upoważnienie składa się na formularzu UPL-1.
Osoby uprawnione do wysyłki deklaracji drogą elektroniczną
Do elektronicznej wysyłki deklaracji podatkowych uprawnione są:
tylko osoby, które przekazują dokumenty za siebie
tylko osoby wyznaczone przez przedsiębiorcę i przez niego upoważnione do wysyłki deklaracji podatkowych i ich podpisywania
Upoważnienie do wysyłki musi być udzielone w stosunku do konkretnej osoby. Nie może go posiadać podmiot gospodarczy.
Formularz UPL-1
to upoważnienie do podpisywania deklaracji podatkowych przez wskazaną osobę. Druk składa przedsiębiorca w formie papierowej w urzędzie skarbowym właściwym dla miejsca zamieszkania (osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą) lub siedziby firmy (osoby prawne). Jeżeli przedsiębiorca zgłasza osobę fizyczną jako tą uprawnioną do wysyłki i podpisu elektronicznych deklaracji podatkowych, to powinien dokonać zgłoszenia w formie papierowej na formularzu UPL-1 do właściwego urzędu skarbowego. Zgłoszenie może wysłać też przez platformę e-PUAP. Do zgłoszenia podpisywania deklaracji podatkowych w formie papierowej służy formularz UPL-1P.
Formularz UPL-1 – kiedy należy składać?
Jeżeli przedsiębiorca nosi się z zamiarem przekazania wysyłki i podpisywania deklaracji podatkowych w formie elektronicznej innej osobie, to musi jej udzielić pełnomocnictwa jeszcze przed wysyłką pierwszej deklaracji. W przeciwnym razie wysyłka dokumentu zakończy się niepowodzeniem, ponieważ zostanie odrzucona przez system z powodu nierozpoznania użytego podpisu dla osoby, która udziela przedmiotowego upoważnienia.
Złożony druk UPL-1 posiada bezterminowy okres ważności. Upoważnienie można wycofać lub dokonać zmiany pełnomocnika na formularzu OPL-1 w każdym czasie.
Udzielenie pełnomocnictwa nie wiąże się z poniesieniem opłaty skarbowej. W przypadku zmiany właściwości urzędu skarbowego ze względu np.: na zmianę miejsca zamieszkania podatnika nie wymaga ponownego złożenia UPL-1, ponieważ jest ono widoczne w centralnym rejestrze i jest dostępne dla wszystkich urzędów skarbowych w kraju.
Formularz UPL-1 – kto nie musi stosować druku?
Upoważnienia do elektronicznego składania deklaracji podatkowych nie muszą składać:
wspólnie rozliczający się małżonkowie, którzy pozostają we wspólności majątkowej. W tej sytuacji wystarczy podpis jednego z nich. Jeżeli pomiędzy małżonkami istnieje rozdzielność majątkowa, to nie ma takiej możliwości
rodzice rozliczający dochody małoletnich dzieci.
Pełnomocnik, a przedsiębiorca
Przedsiębiorca, który sam za siebie sporządza i wysyła deklaracje podatkowe może zatwierdzać je za pomocą danych jakie wymaga system. Przeważnie są to informacje kwot pochodzące z zeznania z roku ubiegłego (np.: kwota przychodu z zeznania z roku poprzedniego). Natomiast pełnomocnik powinien podpisywać składane deklaracje elektroniczne jedynie za pomocą podpisu elektronicznego. Pełnomocnikowi nie wolno podczas wysyłki używać kwoty przychodu z zeznania podatnika z roku ubiegłego, ani żadnych innych danych pochodzących z tego zeznania.
Upoważnienie udzielane przez spółkę – zakres elektronicznej wysyłki deklaracji podatkowych
Jeżeli upoważnienia udziela spółka osobowa, to koniecznie muszą go udzielić wszyscy jej wspólnicy, ponieważ każdy wspólnik spółki osobowej rozlicza przychody i koszty w oparciu o posiadany udział. Deklaracje dotyczące podatku dochodowego powinny być podpisywane przez przynajmniej 2 osoby, stąd aby pełnomocnictwo do podpisania deklaracji było skuteczne muszą go udzielić wszystkie osoby.
Inne pełnomocnictwa
Oprócz pełnomocnictwa UPL-1 znane są inne:
PPO-1 – udzielenie pełnomocnictwa w zakresie przeprowadzania spraw podatkowych. Prawem pełnomocnika jest samodzielne złożenie danego pełnomocnictwa razem ze złożeniem aktualizacji zmian, odwołania ze wskazaniem daty, z którą pełnomocnik przestaje reprezentować podatnika w sprawach podatkowych. W przypadku kiedy czynności postępowania wymagają osobistego udziału podatnika, to wtedy pełnomocnik zostaje wyłączony z reprezentowania podatnika w danym postępowaniu. Pełnomocnictwo PPO-1, zawiadomienie o zmianie, zawiadomienie o zmianie o odwołaniu pełnomocnika składa się wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem portalu podatkowego po założeniu konta. Pełnomocnictwa nie można przesłać za pośrednictwem e-PUAP. W przypadku kiedy brak jest możliwości przekazania dokumentu drogą elektroniczną (przyczyny techniczne), to można je wysłać w formie papierowej za pośrednictwem poczty
PPS-1 – pełnomocnictwo szczególne udzielane jest w zakresie działań do wskazanej sprawy podatkowej lub innej wskazanej należącej do właściwości organu podatkowego. Pełnomocnictwo z mocy prawa obejmuje umocowanie do:
wszystkich czynności procesowych wynikających ze sprawy bez wyłączenia powództwa wzajemnego, skargi o wznowienie postępowania i postępowania wywołanego wniesieniem oraz wniesieniem interwencji głównej przeciwko mocodawcy
wszystkich czynności dotyczących zabezpieczenia i egzekucji
udzielenia dalszego pełnomocnictwa procesowego adwokatowi lub radcy prawnemu
zawarcia ugody, zrzeczenia się roszczenia lub uznania powództwa o ile czynności nie zostały wyłączone w udzielonym pełnomocnictwie
odbioru kosztów procesu od drugiej strony.
Formularz PPS-1 może zostać złożony w 3 formach:
elektronicznej
pisemnej
ustnej.
Wysyłka elektroniczna wymaga przesłania go do właściwego urzędu skarbowego ze względu na daną sprawę. W niektórych przypadkach wymagane jest składanie kolejnych formularzy PPS-1. Jeżeli zaistnieje konieczność dokonania aktualizacji danych, odwołania pełnomocnika, to służy do tego druk OPS-1. Wysyłka elektroniczna formularzy na skrzynkę podawczą urzędu wymaga podpisu kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Osobami upoważnionymi do złożenia druków PPS-1 i OPS-1 są: podatnik i pełnomocnik wypowiadający wcześniej udzielone mu pełnomocnictwo
PPD-1 – pełnomocnictwo do doręczeń dotyczy podatników, którzy nie ustanowili pełnomocnika procesowego ogólnego lub szczególnego. Mogą ustanowić pełnomocnictwo w sytuacji:
zmiany adresu miejsca zamieszkania lub pobytu na adres w państwie nienależącym do UE
braku miejsca zamieszkania lub pobytu w RP bądź w innym państwie członkowskim UE.
Złożenie w kraju wniosku o wszczęcie postępowania
Podatnik może samodzielnie złożyć w kraju wniosek o wszczęcie postępowania, zwłaszcza jeżeli pisma dostarczane są elektronicznie. Nie ma wtedy obowiązku ustanawiania pełnomocnika do doręczeń. Zasady składania druków PPD-1 oraz OPD-1 informujących o zmianie, odwołaniu pełnomocnika są takie same jak w przypadku formularzy PPS-1 i OPS-1. W/w pełnomocnictwa można udzielić także osobie zatrudnionej w kancelarii podatkowej.
