Obowiązek wysyłania faktur do KSeF, najnowsze informacje
Krajowy System e-Faktur (KSeF), który już niebawem będzie obowiązkowy dla większości podatników niesie szereg korzyści dla przedsiębiorców. Zanim więc zacznie obowiązywać na dobre warto zaznajomić się z kilkoma ważnymi kwestiami w tym zakresie.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest rządowym ogólnopolskim systemem teleinformatycznym służącym do wystawiania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych. Od 1 lipca 2024 roku system będzie obowiązkowy dla czynnych podatników VAT. Dla podatników VAT zwolnionych zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2025 roku. Od tej daty wystawianie faktur ustrukturyzowanych będzie możliwe jedynie za pomocą KSeF.
KSeF – KseF (Gov) oraz Aplikacja podatnika KSeF jako przydatne narzędzia testowe
Obecnie wystawianie faktur za pomocą KSeF jest czynnością dobrowolną. Jednak już od 1 lipca 2024 roku ma się to zmienić. Od tej daty system będzie obowiązkowy na terytorium całej Polski dla wybranej grupy podatników. Warto już teraz przygotować się do przejścia na faktury elektroniczne. W tym celu można skorzystać z darmowych narzędzi przygotowanych przez Ministerstwo Finansów.
Od 1 stycznia 2022 roku podatnicy uzyskali możliwość korzystania z narzędzia testowego KSeF (Gov). Środowisko testowe pozwala wysyłać pliki zgodnie ze wzorem struktury logicznej e-Faktury. Dzięki niemu można łatwo sprawdzić, jak wygląda w praktyce e-fakturowanie za pomocą systemu KSeF. Faktury wystawione w systemie testowym nie wywierają żadnych skutków prawnych, ponieważ po określonym czasie zostają usunięte z systemu.
Podatnicy mogą między innymi:
przekazać faktury do Krajowego Systemu e-Faktur poprzez udostępnione API
przeglądać, nadawać i odbierać uprawnienia do KSeF
zastosować samodzielnie wygenerowane podpisy i pieczęcie.
Aplikacja podatnika KSeF jest testowym programem udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. Dostęp do aplikacji jest darmowy. Wystarczy jedynie założyć konto na stronie MF. Po zalogowaniu podatnicy oraz podmioty uprawnione przez podatników mogą:
korzystać z KSeF
zarządzać tokenami oraz uprawnieniami
wystawiać, odbierać i udostępniać faktury ustrukturyzowane w KSeF.
Z programu i jego możliwości można korzystać też bez konieczności logowania. W ten sposób podatnik ma możliwość:
podglądu e-Faktur
anonimowego dostępu do e-Faktur po wskazaniu konkretnych cech dokumentu
weryfikacji statusu wysyłki e-Faktur
pobrania UPO w KSeF.
Inne narzędzia testowe do KSeF
1. Aplikacja e-Mikrofirma – darmowe narzędzie do testowania dostępne w e-Urzędzie Skarbowym, które umożliwia:
wystawianie e-Faktur w KSeF
odbieranie faktur ustrukturyzowanych z KSeF, a następnie przeniesienie ich do ewidencji VAT bez potrzeby ręcznego przepisywania danych
powiązanie istniejącego konta z Krajowym Systemem e-Faktur
2. Aplikacja mobilna KSeF – narzędzie to umożliwia testowanie systemu e-Faktur w dowolnym miejscu i czasie. Aplikacja najprawdopodobniej będzie udostępniona w I kwartale 2024 roku w Google Play i App Store. Pozwala:
wystawiać i odbierać e-Faktury
przekazywać dane potrzebne do wystawienia faktury przez udostępnienie kodu QR
weryfikować e-Faktury przed wysyłką przez zeskanowanie kodu weryfikującego QR.
Projekt ustawy o KSeF
Polskie Ministerstwo Finansów opracowało projekt ustawy, którego celem jest wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur w oparciu o jego obecne, fakultatywne założenia. 16 czerwca 2023 roku w Sejmie została uchwalona ustawa, która następnie została przekazana do Senatu do dalszych prac. Zmiany, które miały miejsce na przestrzeni ostatnich miesięcy zostały uruchomione na podstawie uwag pochodzących ze stron organizacji przedsiębiorców, sektoru IT, a także biegłych rewidentów i księgowych. Najważniejsze zmiany w projekcie to między innymi:
wycofanie z KSeF faktur konsumenckich. Mają one być wystawiane w dowolnym formacie
faktury z kasy rejestrującej i paragony z NIP będą wystawiane poza KSeF do końca 2024
likwidacja not korygujących.
Wystawianie faktur elektronicznych w Europie
W niektórych państwach europejskich e-fakturowanie zostało wprowadzone już kilka lat temu. Najwcześniej, bo w 2019 roku możliwość taką wprowadziły Włochy. Obecnie Francja i Polska są na etapie przygotowań do wystawiania faktur w KSeF. Natomiast kraje takie jak Niemcy i Rumunia oraz inne kraje członkowskie UE dopiero rozważają wprowadzenie faktury elektronicznej.
Podsumowanie – korzyści płynące z KSeF
Do najważniejszych korzyści wynikających z fakturowania w KSeF należą:
uproszczone wystawianie i rozliczanie faktur
wyłączenie z raportowania w JPK_FA oraz JPK_VAT RR
brak obowiązku przechowywania faktur i wystawiania duplikatów
