Najprawdopodobniej z dniem 1 lipca 2024 roku zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur przeznaczony do stosowania przez czynnych podatników VAT. Aby system mógł funkcjonować prawidłowo konieczne są czynności polegające na dostosowaniu JPK do współpracy z KSeF. Obecnie rozpoczęły się konsultacje do projektu, który ma zmienić zapisy rozporządzenia dotyczącego JPK_V7. Zmiany w projekcie mają zacząć obowiązywać razem z wejściem w życie KSeF, czyli od 1 lipca 2024 roku.
Plik JPK_VAT jest jedną ze struktur logicznych jakie wchodzą do JPK (ustandaryzowanego zbioru danych o operacjach gospodarczych danego przedsiębiorstwa). JPK został wprowadzony po to, aby ustandaryzować i uprościć proces przesyłania danych przy jednoczesnej rezygnacji z dokumentacji papierowej. Dane przesyłane są w sposób automatyczny. Wprowadzenie KSeF jest następnym etapem na drodze uproszczenia i standaryzacji. Plik JPK_VAT zawiera informacje przetworzone na podstawie prowadzonej ewidencji zakupów i wydatków danej firmy, które pobierane są automatycznie z programu księgowego przedsiębiorstwa w danym okresie rozliczeniowym. Plik JPK_VAT przesyłany jest drogą elektroniczną do właściwego organu podatkowego obowiązkowo przez wszystkich czynnych podatników VAT w terminie do 25 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.
Krajowy System e-Faktur (KSeF)
jest kolejnym krokiem na drodze cyfryzacji firm. Od dnia wprowadzenia obowiązku jego stosowania każdy przedsiębiorca będzie wystawiał, zapisywał i odbierał e-faktury w systemie. Dzięki temu organy podatkowe państwa będą miały znacznie łatwiejszy dostęp do rozliczeń przedsiębiorców Wprowadzenie KSeF oznacza dużych zmian w sposobie fakturowania, nadal będzie można korzystać ze swojego programu do fakturowania i z niego przesyłąć faktury do KSeF. Oprócz KSeF nadal obowiązkowy pozostanie plik JPK_VAT, który w tej sytuacji wymaga kilku zmian, a przede wszystkim dostosowania go do systemu KSeF.
Projekt KSeF
Projekt KSeF zakłada między innymi:
sposób oznaczania faktur wystawianych w czasie, w którym system ulegnie awarii i nie będzie dostępu do niego
wprowadzenie do pliku JPK_VAT z deklaracją numeru, który będzie identyfikował fakturę w systemie KSeF
dostosowanie systemu do zmian dotyczących terminów zwrotów w podatku VAT uwzgledniający skrócony termin zwrotu z 60 do 40 dni.
Czy zniesiony zostanie obowiązek przesyłania pliku JPK_VAT?
Projekt zmiany nie przewiduje zwolnienia z obowiązku przesyłania plików JPK w związku z obowiązkiem wystawiania faktur w systemie KSeF. JPK_VAT oraz KSeF są dwoma różnymi pojęciami odpowiadającymi zupełnie za coś innego. JPK jest deklaracją i ewidencją podatnika. Natomiast KSeF jest fakturą VAT wystawioną lub otrzymaną w elektronicznym systemie faktur. Po wprowadzeniu KSeF obowiązek wysyłania pliku JPK na pewno nie zostanie zniesiony. Między innymi dlatego, że wystawca faktury ma prawo decydowania o tym, kiedy dana faktura będzie rodzić obowiązek podatkowy teraz czy w kolejnym miesiącu, co nie wynika bezpośrednio z faktury, zwłaszcza zakupowej. Podatnik taką informację umieszcza bezpośrednio w pliku JPK.
JPK i KSeF - jak to będzie wyglądało w praktyce, założenia projektu
Faktury wystawione w KSeF będą przesyłane do JPK poprzez system programowy podatnika w formie importu plików. Oznacza to, że oprogramowanie będzie musiało posiadać możliwość przesyłania plików łącznie z wystawionymi fakturami w KSeF. Do zadań podatnika będzie należała weryfikacja importu plików oraz wychwycenie błędów, które mogłyby się ewentualnie pojawić. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur daje organom podatkowym pełny dostęp do danych w KSeF, co oznacza, że od tej pory podatnicy nie będą już musieli przesyłać na żądanie organów skarbowych aktualnej struktury JPK_FA. Przedsiębiorcy w obrocie gospodarczym przy dokonywaniu jakichkolwiek czynności, również przelewów będą posługiwać się tylko numerem faktury nadanym w systemie KSeF. W związku z tym, że fakturom będzie nadawany numer składający się aż z 32 znaków, to w ewidencji zakupów i sprzedaży zostanie wprowadzona dodatkowa kolumna „numer KSeF”. Plik JPK będzie posiadał dwie kolumny numeryczne. Jedną, z numerem nadanym w KSeF, a drugą z numerem nadanym przez podatnika jeszcze przed wczytaniem do systemu. W ten sposób organ podatkowy będzie od razu posiadał informacje o terminie powstania obowiązku podatkowego, stawki VAT, prawa do odliczenia podatku czy oznaczenia GTU.
Od 1 stycznia 2025 roku systemem KSeF zostaną objęte również faktury uproszczone wystawiane w formie paragonów do kwoty 450 zł. Dodatkowo oprócz istniejących już oznaczeń mają pojawić się nowe, jak np. OFF przeznaczone przede wszystkim dla faktur wystawionych w okresie trwania awarii systemu.
Jak wysłać fakturę do KSeF z programu Faktura XL?
Na początku należy połączyć program z KSeF. W zakładce Przychody > KSeF można nawiązać stałe połączenie z Krajowym Systemem e-Faktur.
W programie Faktura XL dostępne są 3 metody nawiązywania połączenia z Krajowym Systemem e-faktur: 1. Autoryzacja własnym podpisem kwalifikowanym 2. Autoryzacja Profilem Zaufanym 3. Token autoryzacyjny z KSeF
To niezbędny krok w wysyłaniu faktur do systemu KSeF, które zostały wystawione w Faktura XL. Fakturę należy przygotować w tradycyjny sposób, a następnie wybrać Inne opcje > Wyślij do KSeF.
To niezwykle proste i intuicyjne działanie zajmuje dosłownie sekundę. Faktury trafią do systemu KSeF i od razu otrzymujemy unikalny numer faktury nadany przez Krajowy System e-Faktur. Aplikacja jest automatycznie synchronizowana z KSeF, więc numer nadawany jest błyskawicznie.
Numer dokumentu zostanie zapisany przy fakturze, co zdecydowanie ułatwi sprawowanie kontroli nad dokumentacją firmy. Żadne faktury nie zostaną pominięte.
W sytuacji, gdy weryfikacja faktury nie przebiegnie pomyślnie, zwrócony status KSeF informuje o błędzie, co powinno skłonić przedsiębiorcę do poprawienia faktury i wysłania jej ponownie.
Bardzo istotny jest fakt, że faktury po wysłaniu do KSeF nie można już edytować, każda zmiana księgowa wymaga wystawienia faktury korygującej i wysłanie jej również do Krajowego Systemu e-Faktur.
