Jak się przygotować do wdrożenia e-faktur wysyłanych do KSeF?
Już niebawem faktury papierowe obowiązkowo zostaną zastąpione e-fakturami, inaczej fakturami ustrukturyzowanymi. Obecnie korzystanie z systemu KSeF odbywa się na zasadzie dobrowolności.
E-faktura, czyli faktura ustrukturyzowana jest dokumentem wystawianym i przesyłanym do Krajowego Systemu e-Faktur. Każda taka faktura otrzymuje unikalny numer identyfikujący ją w systemie. Jest sporządzana zgodnie ze wzorem udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. Wystawiana jest w pliku xml, w którym znajdują się obowiązkowe pola zgodne z obecnie obowiązującymi regulacjami dotyczącymi wystawiania faktur. Za datę jej wystawienia uważa się datę przeslania do KSeF.
Elementy e-Faktury
Na fakturze ustrukturyzowanej oprócz obowiązkowych elementów jest miejsce na umieszczenie informacji mających charakter opcjonalny jeżeli wynikają one z dodatkowych warunków ustawowych. Są to między innymi informacje dotyczące pierwotnego numeru identyfikującego nadanego w KSeF, a wskazywanego na wystawianej fakturze korygującej, czy oznaczenia grup towarów i usług (GTU). E-faktura musi posiadać wszystkie niezbędne prawidłowe i kompletne dane, co daje gwarancję, że dokument nie zostanie odrzucony przez system.
Faktura ustrukturyzowana – czy jest obowiązkowa?
Na dzień dzisiejszy stosowanie faktur ustrukturyzowanych jest dobrowolne. System KSeF będzie obowiązkowy w 2024 roku. Jego stosowanie przynosi szereg korzyści, takich jak między innymi:
krótszy czas przewidziany na zwrot podatku z 60 na 40 dni przy nadwyżce podatku naliczonego nad należnym jeżeli zostaną spełnione określone warunki
rozliczenie faktury korygującej wystawionej w postaci ustrukturyzowanej bez SLIM VAT (bez posiadania dokumentacji potwierdzającej dokonanie ustaleń z nabywcą)
bez konieczności przechowywania faktur w formie papierowej, które mogą być bezpośrednio przetrzymywane w KSeF
zwiększona trwałość dokumentów – brak możliwości zagubienia, czy zniszczenia faktury, co oznacza, że nie ma konieczności wystawiania duplikatów
przyspieszone płatności
obniżenie kosztów obsługi administracyjnej
ułatwienia podczas kontroli podatkowej lub sprawdzającej
wystawianie faktur zgodnie z jednym wzorem, co oznacza, że dokumenty zostają wystawione i doręczone dużo szybciej.
Przygotowanie do stosowania faktur ustrukturyzowanych
Aby można było wystawiać e-faktury, to działające obecnie systemy księgowe muszą zostać dostosowane do nowych obowiązków. Przede wszystkim wymagana jest aktualizacja obecnego oprogramowania w sposób integrujący je z Krajowym Systemem e-Faktur. Na przystosowanie jest jeszcze trochę czasu, ponieważ przepisy nie zostały jeszcze opublikowane. Przed ich wdrożeniem, Ministerstwo Finansów ma przedstawić projekt, który zostanie poddany pod konsultacje.
