Wraz z prowadzeniem KSeF podatnicy będą mieli nowy obowiązek w postaci oznaczania faktur kodami QR. Czynność ta ma pomóc w weryfikacji wystawionych dokumentów oraz ma posłużyć do sprawdzania ich zgodności z KSeF.
Kod QR z ang. Quick Response, czyli szybka reakcja oznacza dwuwymiarowy kod, dzięki któremu można przejść szybko do strony internetowej, aplikacji lub innej funkcji. Można powiedzieć, że jest on ulepszonym kodem kreskowym pochodzącym z supermarketu. Kody QR mogą być umieszczane również na fakturach sprzedaży. Takie oznaczenie zawiera zaszyfrowane dane do płatności.
Kod QR – dane jakie powinien zawierać
W zależności od okoliczności, w których została wystawiona faktura kod QR powinien zawierać wymienione poniżej informacje:
numer NIP wystawcy faktury lub numer, za pomocą którego nabywca towaru bądź usługi został zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim UE
W Rozporządzeniu wydanym do ustawy o VAT znajduje się opis wyglądu kodu weryfikacyjnego QR, który przedstawiany jest w postaci dwuwymiarowego kodu graficznego w formie kwadratu zgodnego z normą ISO/TEC 18004:2015. Każda faktura ustrukturyzowana posiada nadany numer identyfikujący ją w systemie KSeF. W przypadku awarii lub niedostępności systemu na fakturach należy umieścić oznaczenie „OFFLINE”. Powyższe przepisy dotyczą także faktur VAT RR. Wszelkie szczegóły techniczne związane z kodem QR zostały umieszczone w specyfikacji oprogramowania interfejsowego.
Krajowy System e-Faktur – konsultacje nowych projektów rozporządzeń
W listopadzie 2023 roku na stronie Ministerstwa Finansów pojawiły się informacje związane z konsultacjami w sprawie dwóch projektów rozporządzeń dotyczące KSeF. Pierwszy projekt nowego Rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF zawiera regulacje dotyczące oznaczania faktur wystawianych poza KSeF za pomocą kodów QR. Znowelizowana ustawa o VAT ma wejść w życie 1 lipca 2024 roku. Zgodnie z nią podatnicy zostaną zobowiązani do oznaczania faktury ustrukturyzowanej kodem weryfikującym QR, który ma umożliwić dostęp do faktury w Krajowym Systemie e-Faktur. Ma też umożliwić weryfikację danych zawartych na dokumencie, jeżeli faktura zostanie wystawiona poza systemem KSeF.
Przypadki, w których faktura będzie musiała zostać oznaczona kodem weryfikującym QR
Podatnicy VAT będą zobowiązani do umieszczania kodów QR na fakturach sprzedaży głównie w sytuacji, kiedy:
miejscem świadczenia będzie terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego
nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju
nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju z zastrzeżeniem, że to stałe miejsce prowadzenia działalności nie bierze udziału w nabyciu towaru lub usługi, dla którego została wystawiona faktura
faktura zostanie wystawiona poza systemem KSeF, kiedy będzie miała miejsce awaria, system będzie niedostępny z uwagi np. na brak Internetu lub w związku z innymi okolicznościami, jak przykładowo awaria po stronie podatnika.
Rozporządzenie wykonawcze do ustawy o VAT
Zgodnie z rozporządzeniem wykonawczym wydanym do ustawy o VAT podatnik będzie zobowiązany do oznaczania każdej faktury kodem weryfikacyjnym. Z kolei KSeF będzie musiało za pośrednictwem umieszczonego kodu umożliwić weryfikację dokumentu pod kątem, czy dana faktura została wystawiona w KSeF, a także czy dane w niej zawarte są poprawne. Faktura będzie oznaczana kodem weryfikującym w formacie PDF lub będzie miała postać papierową. Brak oznaczenia kodem QR na fakturze ustrukturyzowanej używanej poza KSeF będzie oznaczało, że najprawdopodobniej została ona wystawiona poza KSeF lub została wystawiona przez podmiot, który nie posiadał uprawnień do jej sporządzenia.
Umieszczanie kodów QR na fakturach pomoże nabywcom łatwiej uzyskać dostęp do e-faktur bez dodatkowego uwierzytelniania, ale pod warunkiem, że zostaną podane dodatkowe dane, takie jak: NIP nabywcy oraz numer faktury. Nabywca po zeskanowaniu kodu QR otrzyma informację z systemu, że wystawca faktycznie przesłał fakturę do KSeF i że jej wizualizacja zgodna jest z danymi przesłanymi do systemu KSeF.
Podsumowanie
W związku z nowelizacją ustawy VAT i wydanym rozporządzeniem podatnicy zostaną objęci obowiązkiem umieszczania na fakturach kodów QR w sytuacjach, kiedy:
