Krajowy System e-Faktur, który od 2024 roku ma być obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców od samego początku wzbudza wiele emocji. Podmioty mogą z niego korzystać na zasadzie dobrowolności od 1 stycznia 2022 roku. Na tym etapie przedsiębiorcy mogli zgłaszać swoje uwagi. Dzięki temu system może być poprawiany. W lutym 2023 roku ukazał się projekt Ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, w którym zostały zawarte propozycje zmian w KSeF.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem wprowadzonym przez Ministerstwo Finansów służącym do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur VAT. Dokumenty sporządzane są wg schematu udostępnionego przez Ministerstwo. Wystawianie dokumentów w systemie ma przynieść wiele korzyści, jak np. zautomatyzowanie procesu związanego z kontrolami podatkowymi polegające na skróceniu czasu kontroli i mniejszym zaangażowaniu po stronie przedsiębiorców. W okresie od 1 stycznia 2022 roku do czerwca 2024 roku wystawianie faktur ustrukturyzowanych jest dobrowolne. Przepisy dopuszczają możliwość sporządzania dokumentów księgowych również w dotychczasowych formatach. Po ostatnich konsultacjach, które odbyły się w lutym 2023 roku zdecydowano, że system KSeF ma być obowiązkowy od 1 lipca 2024 roku dla wszystkich podmiotów wystawiających faktury VAT. Początkowo zgodnie z zapowiedzią Ministerstwa Finansów obowiązkowe wystawianie faktur w KSeF miało obowiązywać od 1 stycznia 2023 roku. Jednak okazało się, że Komisja Europejska nie wydała zgody na wprowadzenie takiego obowiązku. Rada Unii Europejskiej zgodziła się na wdrożenie w Polsce obligatoryjnego KSeF najwcześniej od 1 stycznia 2024 roku zgodnie z wydaną przez siebie decyzją o numerze 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 roku. Decyzja obowiązuje w okresie od 1 stycznia 2024 roku do 31 grudnia 2026 roku (na podstawie wniosku złożonego przez Polskę). Po upływie tego okresu system znowu nie będzie miał charakteru obligatoryjnego, pod warunkiem, że Polska ponownie nie zwróci się o wydanie zgody na stosowanie KSeF. W związku z tym należy przypuszczać, że po 31 grudnia 2026 roku w obrocie gospodarczym ponownie będą mogły funkcjonować dwa systemy do fakturowania: KSeF oraz inny dowolny w formie papierowej lub elektronicznej.
Dla kogo obowiązek KSeF?
Od 1 lipca 2024 roku system wystawiania e-Faktur będzie obowiązkowy dla podatników, których siedziba lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej znajduje się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
W skład obowiązkowego e-fakturowania mają wchodzić czynności, które dokumentowane są za pomocą faktur na podstawie ustawy o VAT i podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce. Należą do nich między innymi:
krajowe dostawy towarów
krajowe świadczenie usług pomiędzy:
przedsiębiorcami – B2B
na rzecz organów publicznych – B2G
konsumentów – B2C.
Dla podatników posiadających siedzibę poza granicami kraju KSeF będzie dobrowolny. Oznacza to, że mają oni prawo do wystawiania i otrzymywania faktur w systemie, ale nie mają obowiązku wyrażania zgody na otrzymywanie dokumentów w tej formie. Sprzedaż towarów lub usług na rzecz nierezydentów będzie w pierwszej kolejności dokumentowana za pomocą faktury ustrukturyzowanej. Jeżeli zagraniczny nabywca nie wyrazi zgody na otrzymywanie faktur w KSeF, to polski podatnik będzie zobowiązany do wydrukowania dokumentu i przesłania go do nabywcy spoza kraju w innej formie. Faktura będzie musiała posiadać oznaczenie odpowiednim kodem weryfikacyjnym.
W przypadku udostępnienia e-faktury w formie elektronicznej poza systemem KSeF nie będzie wymagane posiadanie dokumentu odbioru przez nabywcę. Wystarczy, że odbiorca zaakceptuje tak wystawioną fakturę. Każda korekta faktury wystawiona po 1 lipca 2024 roku będzie musiała mieć postać e-faktury niezależnie od tego, czy faktura została wystawiona w KSeF, czy poza systemem.
Kod weryfikacyjny
Ministerstwo Finansów wskazało, że wprowadza obowiązek związany z oznaczaniem każdego uwidocznienia e-faktury za pomocą kodu weryfikacyjnego. Sposób w jaki będzie to miało być wykonane zostanie uregulowany w rozporządzeniu. Krajowy System e-Faktur ma umożliwiać weryfikację informacji czy dana faktura została wystawiona w systemie i czy dane, które zawiera są poprawne. Oznacza to, że praktycznie w tym samym czasie będą obecne dwa obiegi faktur. Będą to e-faktury wystawione w KSeF oraz ich obrazy, które będą mogły być pełnoprawną fakturą zaraz po oznaczeniu kodem QR. Takie rozwiązanie zostało wprowadzone po to, aby obecne sposoby przekazywania faktur na e-maila nadal były możliwe przy jednoczesnym zachowaniu autentyczności dokumentu. Chodzi przykładowo o faktury wystawione za gaz, energię elektryczną, telefon, Internet oraz podobne.
Faktura w KSeF – data wystawienia i otrzymania
Za datę wystawienia faktury w KSeF uznaje się datę przesłania jej do systemu. Po uznaniu faktury za prawidłową zostaje jej nadany numer identyfikujący w dacie przesłania dokumentu do systemu. Zgodnie z objaśnieniami MF za datę wystawienia dokumentu nie uznaje się daty wystawienia wskazanej w polu P1 w strukturze dokumentu opublikowanego przez rząd. Data z tego pola będzie brana pod uwagę i zostanie uznana jako data wystawienia faktury tylko w sytuacji, kiedy w KSeF będzie miała miejsce awaria. Za datę otrzymania faktury uznawana będzie data z dnia nadania fakturze numeru KSeF. Nabywca zobaczy ją w systemie.
Biała lista podatników
Na Białej Liście podatników znajdzie się dodatkowe oznaczenie informujące czy dany podmiot jest lub czy nie jest zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
Zastosowanie procedur szczególnych – wyłączenie z systemu KSeF
Podatnicy korzystający z tzw. procedur szczególnych zostaną zwolnieni z obowiązku stosowania KSeF. Chodzi o podatników, na których wskazuje dział XII rozdział 7, 7a i 9 ustawy o VAT, czyli korzystających z procedury nieunijnej, która dotyczy niektórych usług:
szczególnej procedury w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób
szczególnej procedury dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych.
Co więcej wymienione podmioty nie tylko nie będą miały obowiązku wystawiania faktur w KSeF, ale również nie będą miały obowiązku rejestracji dla celów VAT za pomocą numeru NIP oraz nie będą posiadały możliwości wyboru co do sporządzania e-faktur. Głównym powodem jest fakt, że uprawnienia do wystawiania e-faktur nadawane są w oparciu o numer NIP podatnika zawarty w pliku faktury, a taki nie jest nadawany w przypadku procedur szczególnych.
Wyjątkiem są podatnicy wskazani w dziale XII w rozdziale 6a, którzy zostaną objęci obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Chodzi o następujące grupy podatników:
osoby prawne
jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej
osoby fizyczne, które:
dokonują wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość
ułatwiają dostawę towarów zgodnie z art. 7a ust. 2, jeżeli wysyłka lub transport towarów będących przedmiotem dostawy rozpoczyna się i kończy na terytorium tego samego państwa członkowskiego
posiadają siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Unii Europejskiej, ale nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium państwa członkowskiego konsumpcji oraz świadczą usługi na rzecz osób niebędących podatnikami, o których mowa jest w art. 28a.
Inne zwolnienia ze stosowania KSeF
Zgodnie z nowelizacją ustawy Minister Finansów ma prawo wprowadzić inne zwolnienia z obowiązku stosowania KSeF. W uzasadnieniu do ustawy zostało napisane jakiego rodzaju faktur mogą dotyczyć dodatkowe wyłączenia. Chodzi między innymi o faktury wystawione za usługi świadczone w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które pobierane są opłaty trasowe wystawiane przez Centralne Biuro Opłat Trasowych Europejskiej Organizacji do spraw Bezpieczeństwa Żeglugi Powietrznej w imieniu Polskiej Żeglugi Powietrznej.
Brak możliwości wystawienia faktury na kasie rejestrującej
Obowiązek stosowania KSeF wyklucza możliwość wystawiania faktur VAT na kasie rejestrującej. Na początku będzie obowiązywał roczny okres przejściowy. W związku z tym zakaz wystawiania faktur na kasie zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2025 roku. Natomiast od stycznia 2024 roku paragony z NIP na kwotę do 450 zł nie będą uznawane za fakturę VAT.
Wystawianie korekt
Wprowadzenie KSeF wpłynie również na zasady związane z rozliczaniem faktur korygujących zmniejszających. Podatnicy wystawiający faktury korygujące w KSeF, którzy będą chcieli obniżyć VAT należny nie będą musieli już posiadać dokumentów potwierdzających uzgodnienie korekty z nabywcą oraz dokumentow wskazujących na spełnienie warunków. Obowiązkiem nabywcy będzie dokonanie korekty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres otrzymania faktury korygującej. Inne zasady pozostają niezmienione.
Faktury korygujące wystawione w postaci papierowej lub elektronicznej będą wymagały rozliczenia VAT zgodnie z zasadami jakie obowiązywały przed wprowadzeniem obowiązku e-fakturowania.
Nowa propozycja związana z wystawianiem faktur korygujących daje możliwość przesłania przez nabywcę propozycji faktury korygującej. Czynność ta miałaby polegać na tym, że nabywca towarów miałby przesłać propozycję faktury korygującej odnośnie elementów faktury pierwotnej bez numeru NIP. Faktura miałaby mieć oddzielny numer nadany przez system, który nie byłby numerem KSeF. Dopiero po akceptacji przez sprzedawcę wysłanej propozycji, taki dokument miałby nadany numer KSeF i tym samym faktura korygująca znalazłaby się w obrocie prawnym. Potwierdzeniem wykonanych czynności będzie Urzędowe Potwierdzenie Odbioru, na którym powinny znaleźć się oba numery. Jednocześnie rzeczywistym wystawcą faktury korygującej ma być sprzedawca, chociaż w systemie będzie on jedynie akceptantem dokumentu.
Noty korygujące
Po wprowadzeniu obowiązku wystawiania faktur w systemie KSeF nadal na takich samych zasadach będzie można sporządzać noty korygujące, ale ten sposób korekty będzie możliwy tylko w przypadku faktur wystawionych poza systemem. Oznacza to, że notę korygującą będzie można wystawić jedynie w sytuacji, w której nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF.
KSeF dla rolników – możliwość wystawiania faktur VAT RR
Początkowo rolnicy byli grupą wyłączoną z możliwości wystawiania faktur w systemie KSeF. Jednak została podjęta decyzja pozwalająca rolnikom ryczałtowym wystawiać dokumenty w Krajowym Systemie e-Faktur na zasadzie dobrowolności. Rolnik, który wyrazi chęć korzystania z możliwości wystawiania e-faktur będzie musiał spełnić warunek związany z uwierzytelnieniem w systemie poprzez złożenie oświadczenia o byciu rolnikiem ryczałtowym zwolnionym na podstawie ustawy o VAT. Będzie się to odbywało w ramach procedury nadania przez rolnika ryczałtowego uprawnienia do wystawiania przez nabywcę produktów rolnych faktur VAT RR oraz faktur VAT RR KOREKTA z użyciem KSeF. Dodatkową czynnością jaką będzie musiał wykonać rolnik będzie rejestracja i złożenie formularza o nadanie numeru NIP, ponieważ w Krajowym Systemie e-Faktur podstawowym numerem identyfikującym jest numer NIP. Faktury VAT RR wystawione w systemie KSeF nie muszą posiadać między innymi czytelnych podpisów stron transakcji ani oświadczenia rolnika o posiadanym statusie rolnika ryczałtowego zwolnionego. Do innych wprowadzonych zmian odnośnie faktur VAT RR należy wymienić np. termin wystawienia, przeliczanie kwot wyrażonych w walutach obcych, korekty podatku naliczonego u nabywcy.
Faktury zaliczkowe
W nowelizacji ustawy nie występuje obowiązek wystawiania faktur zaliczkowych, jeżeli płatność dokonywana jest w tym samym miesiącu, w którym doszło do wykonania danej czynności. Dotyczy to jedynie sytuacji, dla których stosuje się ogólne zasady terminów wystawiania faktur. W przypadkach szczególnych, jak np. dostawy energii powyższe rozwiązanie nie ma zastosowania.
Faktura do paragonu
Zmianie uległy także przepisy w zakresie wystawiania e-faktur dotyczących sprzedaży, która wcześniej została udokumentowana na kasie rejestrującej. Podatnik będzie miał obowiązek pozostawienia w swoich dokumentach paragonu fiskalnego wydrukowanego na papierze dotyczącego danej sprzedaży. Ewentualnie będzie mógł też dołączyć numer dokumentu oraz numer kasy rejestrującej, które widoczne są na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej razem z danymi identyfikującymi fakturę.
KSeF, a sytuacje szczególne
Podczas korzystania z KSeF mogą zdarzyć się sytuacje szczególne, które uniemożliwią w danym czasie wystawienie faktury. W ustawie zostały przewidziane rozwiązania, które należy zastosować, jeżeli takie przypadki będą miały miejsce. Przede wszystkim chodzi o takie sytuacje, jak przykładowo awaria systemu, wystąpienie sytuacji kryzysowej w myśl przepisów o zarządzaniu kryzysowym, jak chociażby sytuacje nadzwyczajne, takie jak: zagrożenie kraju lub infrastruktury, zagrożenie występujące na terenie działania podatnika, które nie pozwalają mu na wystawienie faktur w systemie KSeF. Wymienione przypadki co do zasady wyłączają możliwość sporządzania dokumentów w KSeF. Na przykład faktury wystawione zgodnie z ustaleniami dokonanymi z nabywcą podczas awarii systemu trzeba będzie obowiązkowo wysłać do KSeF w terminie do 7 dni licząc od dnia zakończenia awarii. Termin zakończenia awarii będzie ogłaszany w komunikacie wydawanym przez Ministerstwo Finansów.
Kary za niedostosowanie się do KSeF
Nowelizacja ustawy zawiera zapis mówiący o karach nakładanych na podatników, którzy nie dostosują się do nowych przepisów. Sankcje zaczną obowiązywać od lipca 2024 roku. Zostaną nimi objęci podatnicy, którzy wystawią fakturę poza systemem KSeF.
Jeżeli dojdzie do takiej sytuacji, to organy podatkowe mogą potraktować takie zdarzenie jako:
brak wystawienia faktury
wystawienie faktury niezgodnie z udostępnionym wzorem.
W obu przypadkach kara będzie wyższa niż 1 000 zł. Karze podlegać będą również wszelkie opóźnienia w wysyłkach do KSeF faktur wystawionych podczas awarii z zastrzeżeniem, że kara za takie przewinienie wyniesie 500 zł. Wszystkie kary nakładane będą w drodze decyzji.
