Już niebawem przedsiębiorcy będą mieli obowiązek wystawiania faktur w systemie KSeF. Obecnie niektórzy z nich korzystają dobrowolnie z tej formy sporządzania dokumentów. Na podatników, którzy nie będą wywiązywali się z obowiązku wystawiania e-Faktur będą nakładane kary finansowe.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) powstał w celu ujednolicenia wzoru faktury, która od tej pory będzie wystawiana w jednym miejscu. Cały proces dokumentowania transakcji ma być bardziej prosty i szybszy. Faktury w KSeF będą wystawiane, przetwarzane i archiwizowane w sposób automatyczny. Obowiązkiem sporządzania faktur ustrukturyzowanych objęci zostaną przedsiębiorcy posiadający siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski. Pozostałe podmioty będą nadal wystawiać dokumenty poza KSeF z możliwością dobrowolnego sporządzania e-Faktur. Ustawa zmieniająca zawiera uzasadnienie, w którym można przeczytać, że po wprowadzeniu systemu KSeF organy podatkowe będą mogły skuteczniej obserwować obrót udokumentowany fakturami. Obowiązkowe korzystanie z KSeF dla czynnych podatników VAT zostało wyznaczone na dzień 1 lipca 2024 roku. Natomiast dla podatników zwolnionych z VAT będzie to 1 stycznia 2025 roku.
Za datę wystawienia e-Faktury uważa się dzień przesłania dokumentu do KSeF, a za datę otrzymania eFaktury uważa się dzień nadania danej fakturze numeru KSeF. W sytuacji, kiedy miejsce ma awaria systemu lub faktura została wystawiona w trybie offline, to wtedy data wystawienia znajdująca się we wzorze faktury zostaje uznana za datę wystawienia dokumentu. Będzie to data, którą przedsiębiorca nadaje w polu P1. Taka sama data będzie widoczna i przyjmowana w numerze KSeF nadanym po wprowadzeniu dokumentu do systemu KSeF po zakończonej awarii.
Awaria systemu KSeF – sposób postępowania
Do ustawy zmieniającej ustawę o podatku VAT zostały wprowadzone zapisy regulujące zasady jak należy postępować w sytuacji, kiedy będzie miała miejsce awaria systemu KSeF. Takich sytuacji może być kilka:
1. planowane prace serwisowe systemu
2. awaria systemu KSeF ogłoszona w komunikacie oraz za pomocą interfejsu
3. awaria systemu KSeF ogłoszona w środkach przekazu społecznego W każdym z tych 3 przypadków ma obowiązywać następujący sposób postępowania polegający na tym, że przedsiębiorca będzie stosował ten sam wzór faktury obowiązujący po wprowadzeniu e-fakturowania. Po zakończonej awarii systemu faktury, które będą wystawiane w tym czasie muszą zostać obowiązkowo przesłane przez przedsiębiorcę do KSeF w terminie do 7 dni roboczych liczonych od dnia zakończenia awarii KSeF. W przypadku, kiedy przedsiębiorca nie wywiąże się z tego obowiązku musi liczyć się z nałożeniem na niego kary o charakterze pieniężnym. Uzasadnienie do projektu zawiera zapis mówiący, że jeżeli z przyczyn nadzwyczajnych nie będzie możliwości ogłoszenia awarii KSeF przez komunikaty umieszczone w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów lub przez oprogramowanie interfejsu, to możliwe jest przekazanie informacji o awarii systemu za pomocą środków społecznego przekazu. W tej sytuacji faktury oraz faktury korygujące będą wystawiane i dostarczane do nabywców zgodnie z obecnymi zasadami, czyli w postaci papierowej i elektronicznej.
4. brak możliwości wystawienia faktury z przyczyn leżących po stronie przedsiębiorcy, czyli tzw. tryb offline – zgodnie z przepisami faktura powinna zostać wystawiona wg określonego wzoru i powinna zawierać kod weryfikujący. Dopiero wtedy może zostać przesłana do nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Tak sporządzona faktura będzie musiała zostać wysłana do KSeF w terminie nie późniejszym niż następnego dnia roboczego. Jeżeli przedsiębiorca nie wywiąże się z tego obowiązku, to może zostać nałożona na niego kara finansowa
5. brak obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych – obowiązkiem wystawiania e-Faktur nie zostały objęte podmioty zagraniczne, przedsiębiorcy korzystający z procedur szczególnych w zakresie tych procedur oraz podmioty wystawiające faktury VAT RR. Wymienione podmioty będą mogły wystawiać faktury na dotychczasowych zasadach. Faktura wystawiona w KSeF dla zagranicznego przedsiębiorcy koniecznie będzie musiała być udostępniona poza systemem w formie uzgodnionej z tym podmiotem.
Wprowadzenie KSeF – kary finansowe za nieprzesłanie faktury
Na przedsiębiorców, którzy nie prześlą faktury do KSeF będą nakładane kary finansowe, ale tylko w określonych sytuacjach wymienionych w ustawie, takich jak:
brak wystawionej faktury w KSeF pomimo, że był taki obowiązek
wystawienie faktury niezgodnej ze wzorem udostępnionym w czasie awarii KSeF i w trybie offline
niezachowanie terminów przesłania do KSeF faktur wystawionych podczas awarii i w trybie offline.
Zgodnie z uzasadnieniem do ustawy zmieniającej administracyjna kara pieniężna będzie nakładana na podatnika przez naczelnika urzędu skarbowego po wzięciu pod uwagę następujących czynników:
okoliczności na podstawie, których doszło do naruszenia prawa
częstotliwości niedopełniania w przeszłości obowiązku nałożonego na podatnika
wcześniejszego ukarania za takie samo zachowanie
stopnia przyczynienia się strony do niespełnienia obowiązku
dobrowolnego działania podjętego przez stronę w celu uniknięcia skutków naruszenia prawa
wysokości korzyści, które strona osiągnęła w związku z niewypełnieniem obowiązku
warunków osobistych strony, na którą administracyjna kara pieniężna będzie nakładana - dotyczy osób fizycznych.
Zgodnie z przepisami naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł nałożyć na podatnika karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanej na fakturze. Jeżeli faktura nie będzie zawierała kwoty podatku, to kara pieniężna zostanie nałożona do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze. Jeżeli do naruszenia prawa dojdzie w wyniku działania siły wyższej to organ podatkowy może odstąpić od wymierzenia kary. Pierwsze kary pieniężne będą nakładane na przedsiębiorców po upływie pół roku licząc od dnia wprowadzenia obowiązku wystawiania faktur w KSeF.
Podsumowanie
Konsultacje społeczne trwające przed wprowadzeniem systemu KSeF w życie dotyczyły między innymi nakładania na podatników kar finansowych za niewywiązanie się z obowiązków związanych z wystawianiem e-Faktur. Obecnie kary pieniężne, które będą nakładane na podatników zostały nieco złagodzone. Przy ich wymierzaniu pod uwagę brana będzie przede wszystkim waga przewinienia. Zostały wymienione okoliczności, które będą miały wpływ na wysokość wymierzonej kary. Prowadzona dyskusja objęła swoim zasięgiem również sytuacje, kiedy podatnik będzie miał problem z przesłaniem faktur do KSeF, jak np. brak prądu czy internetu. W takim przypadku przedsiębiorca ma obowiązek przesłania faktur do KSeF zaraz następnego dnia po ustaniu przyczyn awarii. W sytuacji, kiedy brak dostępu do systemu e-Faktur wystąpi z winy Ministerstwa Finansów, to przedsiębiorca będzie miał 7 dni na przesłanie faktur ustrukturyzowanych.
