Obowiązek wysyłania faktur do KSeF dla firm zagranicznych

Zgodnie z zapowiedziami Ministra Finansów, KSeF miał być obowiązkowy dla czynnych podatników VAT od 1 lipca 2024 roku, jednak już teraz wiemy, że termin zostanie wydłużony. Nie zmienia to faktur, że warto poznać zasady funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur oraz dowiedzieć się, czy zagraniczne firmy również będą korzystać z platformy. KSeF jest narzędziem obowiązkowym dla przedsiębiorców mających siedzibę na obszarze Polski oraz wystawiających dowody księgowe zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług. Faktury ustrukturyzowane będę dokumentować transakcje wykonane na obszarze Polski przez firmy krajowe, zagraniczne i międzynarodowe organizacje, jeżeli miejscem prowadzenia działalności jest Polska.

Firmy zagraniczne a KSeF

Warunkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez zagraniczne podmioty jest stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, a także uzyskanie numeru NIP. W celu dołączenia do KSeF trzeba w pierwszej kolejności założyć konto, następnie zadbać o jego uwierzytelnienie, a następnie nadanie indywidualnego numeru używanego do wystawiania, odbierania i archiwizacji e-faktur – zasady są takie same dla polskich oraz zagranicznych podatników.

Zagraniczne podmioty mogą spotkać się ze sporymi trudnościami z obsługą KSeF, dlatego nie ma przeciwwskazań, aby korzystali z pomocy pełnomocników. W tym celu muszą wypełnić i dostarczyć właściwemu naczelnikowi Urzędu Skarbowego zawiadomienie ZAW-FA.

Zobacz również: Jak połączyć program Faktura XL z KSeF?

Współpraca polskiego przedsiębiorcy z zagranicznym kontrahentem – jak dokumentować?

Polski przedsiębiorca zawierający transakcje z zagranicznym podmiotem, który nie ma w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności albo miejsca zamieszkania i numeru NIP, ma obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF.

Korzystanie z KSeF jest obowiązkowe, gdy usługi albo towary są dostarczane na obszar innego państwa należącego do UE, albo kraju trzeciego.

Jak postępuje przedsiębiorca? Podatnik wystawia fakturę ustrukturyzowaną w KSeF (z kodem QR), a następnie przekazuje ją kontrahentowi poprzez pocztę e-mail albo listownie – rekomendowane jest, aby zacząć właśnie od wybrania metody dostarczania dowodów sprzedaży.

Przypomnijmy, że kod QR umożliwia uzyskanie dostępu do dokumentu bezpośrednio w systemie.

Używanie KSeF nie zniesie obowiązku wystawiania faktur w obrocie transgranicznym, jak chociażby WDT. Po załatwieniu formalności w systemie faktura ustrukturyzowana w formie PDF albo w wersji papierowej trafia do kontrahenta.

Co w sytuacji, gdy dla zagranicznej firmy utworzono polską spółkę?
Jeżeli Polska spółka zagranicznej firmy jest zarejestrowana do polskiego VAT i posiada numer NIP, korzystanie z KSeF jest obowiązkowe.

Zdecydowana większość sprzedaży polskiej firmy odbywa się na rynku zagranicznym – kraje członkowskie UE oraz państwa poza UE. Czy korzystanie z KSeF jest obowiązkowe? Każdy polski podatnik będzie miał obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Nie ma znaczenia, czy odbiorcą jest polski kontrahent, czy podmiot z Unii Europejskiej albo nawet spoza niej. Używanie KSeF stanie się obligatoryjne. Po weryfikacji faktury ustrukturyzowanej zostaje ona przekazana odbiorcy w wybranej formie, czyli mailowo albo listownie.

Należy mieć świadomość, że zagraniczne podmioty nie mają prawa używania, a precyzując wystawiania faktur w KSeF, gdyż jest to platforma dedykowana dla podatników mających numer NIP. Jednak przepisy pozwalają na rejestrację zagranicznego przedsiębiorcy dla potrzeb VAT i dostęp do KSeF, co z kolei umożliwia wgląd do faktur, bez konieczności logowania na konto podatnika. Wymogiem jest wprowadzenie precyzyjnych danych dotyczących faktury do systemu.

Data publikacji: 2024-02-09, autor: FakturaXL