Przedsiębiorca czasami może spotkać się z sytuacją, kiedy faktura lub inny dokument trafi do niego z opóźnieniem lub w ogóle nie zostanie zaksięgowany, pomimo że został wystawiony. W takiej sytuacji może wystąpić problem z prawidłowym rozliczeniem kosztów w KPiR oraz rejestrze VAT.
Podatnicy, którzy prowadzą książkę przychodów i rozchodów powinni zagubioną fakturę kosztową, która odnalazła się jeszcze przed rozliczeniem danego okresu zaksięgować w dacie jej wystawienia. W sytuacji, gdyby odnalazła się już po zamknięciu tego okresu, to powinni ująć ją w kolejnym okresie rozliczeniowym. Dla porządku taki dokument dobrze jest zaksięgować w pierwszej kolejności, jeszcze przed innymi dokumentami, na pierwszy dzień kolejnego miesiąca pod warunkiem, że kolejny okres rozliczeniowy obejmuje obecny rok podatkowy. Jeżeli zapomniana faktura kosztowa dotyczy zakupu towarów i materiałów podstawowych, to zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia KPiR taki zakup musi być ujęty w książce zaraz po jego otrzymaniu, a najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.
W przypadku, gdyby zakup był udokumentowany fakturą, a towar trafił do firmy jeszcze przed otrzymaniem faktury, to wymaga się, aby został sporządzony szczegółowy opis otrzymanego asortymentu oraz zostały podane informacje, takie jak:
imię, nazwisko (firma) oraz adres dostawcy
ilość, rodzaj, cena jednostkowa oraz wartość towarów lub materiałów.
Dopiero na tej podstawie należy dokonać zapisu w KPiR. Otrzymanie faktury z opóźnieniem w następnych okresach rozliczeniowych nie ma większego znaczenia dla rozliczenia, ponieważ koszt zakupu towarów lub materiałów podlega ewidencji w książce zgodnie z zasadami zawartymi w rozporządzeniu. Jeżeli więc, przykładowo faktura dotarła do przedsiębiorcy w czerwcu, to koszt musi być ujęty w czerwcowym okresie rozliczeniowym.
Zagubiona faktura – co z podatkiem VAT?
W zasadzie czynny podatnik VAT może odliczyć podatek od wydatku tylko wtedy, kiedy zakup służy działalności gospodarczej. Podatek można odliczyć za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy lub w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych (rozliczenie miesięczne) lub w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych (rozliczenie kwartalne), ale nie może to być wcześniej niż rozliczenie przypadające za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny. Podatek należy rozliczyć począwszy od momentu, w którym podatnik będący nabywcą faktycznie otrzymał fakturę.
Podatnik, który nie obliczy podatku VAT w jednym z podanych okresów rozliczeniowych będzie mógł to zrobić w późniejszym okresie na podstawie wystawionej korekty. Wymaga to sporządzenia korekty wysłanego pliku JPK _V7. Podatnik ma na to aż 5 lat licząc od początku roku, w którym miał prawo obniżyć kwotę podatku należnego.
Przedsiębiorca rozliczający się za pomocą metody kasowej ma prawo odliczyć VAT naliczony w rozliczeniu za okres, w którym miała miejsce część lub całość zapłaty za towar lub usługę bądź w jednym z dwóch następnych okresów rozliczeniowych, ale nie wcześniej niż w dniu otrzymania faktury. Począwszy od października 2020 roku, faktura z oznaczeniem „Metoda kasowa” powinna zostać wykazana w części ewidencyjnej pliku JPL_V7 z symbolem „MK”.
Wybór metody rozliczania kosztów przez podatników stosujących KPiR
Podatnik prowadzący ewidencję w postaci książki przychodów i rozchodów może wybrać jedną z dwóch metod rozliczania kosztów: memoriałową lub uproszczoną (kasową). W przypadku metody kasowej koszty ujmuje się w chwili ich poniesienia. Nie dzieli się ich na koszty bezpośrednie i pośrednie. Z kolei przy metodzie memoriałowej koszty dzielone są w sposób zależny od ich związku z uzyskanym przychodem:
koszty bezpośrednie – zalicza się do nich, przykładowo zakup towarów. Powinny zostać ujęte w roku podatkowym, w którym zostały osiągnięte przychody im odpowiadające
koszty pośrednie – ujmuje się je w KPiR w dacie ich poniesienia, czyli w dniu wystawienia dokumentu (faktury, rachunku lub innego dokumentu stanowiącego podstawę do ujęcia kosztu).
W przypadku, jeżeli koszty pośrednie dotyczą nie tylko jednego roku podatkowego i zostały poniesione w okresie przekraczającym rok podatkowy i trudno jest określić jaka część dotyczy danego roku, to należy dokonać podziału kosztów proporcjonalnie do długości danych okresów.
