Już za niecały rok Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy dla większości podatników. W związku z tym cały czas pojawiają się pytania związane z e-fakturowaniem. Duża część podatników zainteresowana jest zagadnieniem związanym z autoryzacją. Poniżej najczęściej pojawiające się pytania wraz z odpowiedziami.Pytanie 1 Czy istnieje możliwość wykorzystania Profilu Zaufanego we własnej aplikacji po to, aby nie trzeba było samodzielnie generować tokenu w aplikacji Ministerstwa Finansów?
Odpowiedź: Podmiot, który chce skorzystać z możliwości KSeF zawsze musi dokonać autoryzacji niezależnie od tego czy wykorzystuje narzędzie komercyjne, czy też aplikację Ministerstwa Finansów. Jedną z metod uwierzytelniania jest Profil Zaufany.
Pytanie 2 Czy do wysyłania faktur lub paczek faktur potrzebne jest posiadanie podpisu?
Odpowiedź: Wysyłka faktur możliwa jest na dwa sposoby: w ramach sesji interaktywnej przeznaczonej dla faktur pojedynczych lub sesji wsadowej dla paczki faktur. Wysyłka jednej faktury lub paczki faktur możliwa jest przez podatnika lub osobę uprawnioną po uzyskaniu autoryzacji tego użytkownika za pomocą dozwolonych podpisów (Podpis Zaufany, kwalifikowany podpis elektroniczny, pieczęć elektroniczna).
Pytanie 3 Jeżeli numer PESEL podatnika widoczny jest w ogólnodostępnych rejestrach, jak np. KRS, to czy w związku z tym podatnik nie naraża się na niebezpieczeństwo podejmowania nieautoryzowanych prób uwierzytelnienia się w systemie KSeF w jego imieniu przez inne podmioty?
Odpowiedź: W związku z tym, że do uwierzytelnienia się w systemie nie wystarczy sam numer PESEL, to tym samym podatnik nie naraża się na niebezpieczeństwo podejmowania prób uwierzytelniania się w systemie w jego imieniu. Zgodnie z przepisami uwierzytelnienie musi przebiegać w sposób jaki został określony w par. 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, czyli za pomocą:
kwalifikowanego podpisu elektronicznego
kwalifikowanej pieczęci elektronicznej
Podpisu Zaufanego
wygenerowanego przez KSeF po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego w sposób, który został wskazany w pkt 1 – 3, ciągiem znaków alfanumerycznych z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych, który to numer został przypisany do podatnika lub podmiotu uprawnionego i jego uprawnień, a także na podstawie weryfikacji posiadanych uprawnień.
Pytanie 4 Kiedy i w jaki sposób należy zgłosić tzw. odcisk palca podpisu kwalifikowanego?
Odpowiedź: Odcisk palca podpisu kwalifikowanego dotyczy sytuacji, w której w elektronicznym podpisie kwalifikowanym brak jest identyfikatorów w postaci numerów NIP i PESEL. Są to 3 przypadki, takie jak:
zgłoszenie podpisu kwalifikowanego, którego właścicielem jest sam podatnik będący osobą fizyczną. Zgłoszenia należy dokonać tylko za pośrednictwem formularza ZAW-FA
zgłoszenie podpisu kwalifikowanego osoby uprawnionej przez podatnika, która posiada numer PESEL i/lub numer NIP, która posługuje się podpisem niezawierającym numery identyfikatorów. Zgłoszenia dokonuje się za pośrednictwem formularza ZAW-FA w przypadku zgłaszania pierwszej osoby posiadającej największe uprawnienia lub drogą elektroniczną w przypadku kolejnych osób
zgłoszenie podpisu kwalifikowanego osoby uprawnionej przez podatnika, która nie posiada numeru PESEL i NIP. Zgłoszenia dokonuje się za pośrednictwem ZAW-FA w przypadku zgłaszania pierwszej osoby o największych uprawnieniach lub drogą elektroniczną w przypadku kolejnych osób.
Z przedstawionej procedury nie muszą korzystać podmioty posiadające podpis kwalifikowany zawierający jeden z wymaganych atrybutów w postaci numeru PESEL lub NIP.
Pytanie 5 Czy za pomocą aplikacji dostarczonej przez Ministerstwo Finansów możliwe jest wykonywanie operacji administracyjnych, jak przykładowo wyznaczanie osób do fakturowania, a także generowanie tokenów autoryzacyjnych?
Odpowiedź: Tak, jest to możliwe.
Pytanie 6 Czy konieczne jest dokonywanie autoryzacji zgłaszanych uprawnień, jeżeli dana osoba uprawniona dokonuje przedłużenia ważności podpisu lub otrzymuje inny podpis kwalifikowany, kiedy podpis przez cały czas zawiera jeden z atrybutów PESEL lub NIP?
Odpowiedź: Nie potrzeba dokonywać aktualizacji uprawnień.
Pytanie 7 Kiedy wymagane jest ponowne zgłaszanie uprawnień nadanych w powiązaniu z odciskiem palca podpisu?
Odpowiedź: Uprawnienia jakie zostały nadane w powiązaniu z odciskiem palca podpisu powinny być zgłaszane ponownie w sytuacji przedłużenia ważności podpisu lub uzyskania nowego podpisu nawet, jeżeli podpisem tym posługuje się cały czas ta sama osoba.
Pytanie 8 Czy ważność tokenów wygasa po jakimś czasie?
Odpowiedź: Token, który został raz wygenerowany jest ważny aż do momentu jego unieważnienia przez użytkownika lub do dnia odebrania mu uprawnień.
Pytanie 9 Kto może dokonać autoryzacji, osoba fizyczna czy firma?
Odpowiedź: Krajowy System e-Faktur pozwala korzystać z systemu zarówno osobom fizycznym, jak i firmom, ale dopiero po uwierzytelnieniu w systemie. Podmiot, który nie jest osobą fizyczną może uwierzytelnić się za pomocą pieczęci kwalifikowanej. Przykładowo spółka powinna złożyć zawiadomienie ZAW-FA, w którym wskaże osobę fizyczną do korzystania z KSeF, która jednocześnie będzie mogła nadawać i odbierać uprawnienia, wystawiać faktury w imieniu podmiotu zgłaszającego oraz otrzyma dostęp do faktur. Osoba fizyczna może dokonać autoryzacji za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego oraz za pośrednictwem API poprzez wygenerowany token.
