Kiedy wysyłanie faktur do KSeF nie jest obowiązkowe?

Nowelizacja ustawy o VAT z 16 czerwca 2023 roku obliguje przedsiębiorców do wystawiania faktur z wykorzystaniem KSeF od 1 lipca 2024 roku. Dla podatników korzystających ze zwolnienia z VAT wystawiających faktury uproszczone albo faktury z wykorzystaniem kas rejestrujących obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych obowiązuje od 2025 roku.

KSeF – co to jest?

KSeF to Krajowy System e-Faktur wykorzystywany do wystawiania oraz otrzymywania faktur ustrukturyzowanych w formie elektronicznej. Podstawowym zadaniem systemu jest centralizacja rejestracji faktur występujących w obrocie gospodarczym, co przyczyni się do monitorowania przedsiębiorców i wystawianych przez nich dokumentów, a przez to zmniejszy ryzyko prania brudnych pieniędzy i przestępstw podatkowych.

Krajowy System e-Faktur – od kiedy będzie obowiązywał?

Platforma KseF jest dobrowolna od stycznia 2022 roku do czerwca 2024 roku. Od 1 lipca 2024 roku system będzie obowiązkowy dla czynnych podatników VAT, a od 1 stycznia 2025 roku będzie obowiązkowa dla podatników zwolnionych podmiotowo i przedmiotowo z VAT. Od 2025 roku obowiązek korzystania z KSeF będzie obowiązywał również osoby używające kas rejestrujących do wystawiania faktur i wystawiających faktury uproszczone (mowa o paragonach z NIP nabywcy, których wartość nie przekracza 450 zł).

Od 1 lipca 2024 roku do 31 grudnia 2024 roku faktury, które wystawia się z wykorzystaniem kas do paragonów, muszą być wprowadzane do ewidencji VAT w okresie rozliczeniowym, kiedy doszło do ich wystawienia. Przygotowane faktury nie będą miały wpływu na wartość sprzedaży i VAT należny za okres, kiedy wprowadzono je do ewidencji.

Czy faktury papierowe przestaną istnieć po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF?

Przed wprowadzeniem obowiązku korzystania z KSeF, podatnicy wystawiają faktury papierowe, elektroniczne oraz ustrukturyzowane. Ostatni z wymienionych dokumentów jest plikiem XML, w którym znajdują się informacje zgodne ze strukturą logiczną e-faktury występującą w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych dostępnych na platformie ePUAP.

Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF, faktury papierowe nie znikną całkowicie, gdyż system nie umożliwia wystawianie następujących dokumentów:

• faktury konsumenckie (znane jako B2C),
• bilety traktowane jako faktury (wliczając do tego paragony na autostradach płatnych),
• faktury wystawiane w ramach OSS i IOSS.

Kto nie ma obowiązku korzystania z KSeF?

KSeF nie jest obowiązkowy dla następujących podmiotów:

• podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca jej prowadzenia na obszarze kraju,
• podatników niemających siedziby działalności gospodarczej na obszarze kraju, którzy mają stałe miejsce jej prowadzenia w Polsce, z zastrzeżeniem, że stałe miejsce prowadzenia działalności nie bierze udziału w dostawie towarów albo świadczeniu usług, których dotyczy wystawiana faktura,
• podatników, którzy mają prawo korzystać z procedur szczególnych opisanych w dziale XII w rozdziałach 7 oraz 9 używanych do dokumentacji czynności rozliczanych w tych procedurach (mowa o OSS oraz IOSS),
• na rzecz nabywcy towarów albo usług, który jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej,
• dla właściwie udokumentowanych dostaw towarów bądź świadczenia usług wyznaczonych w przepisach, wydanych zgodnie z 106s ustawy o VAT.

Art. 106s ustawy o VAT odnosi się do następujących faktur, które nie muszą być wystawiane w KSeF:

• faktury dokumentujące przejazd autostradą płatną,
• faktury dokumentujące przewóz osób na dowolną odległość – dotyczy kolei normalnotorowych, taborów samochodowych, statków pełnomorskich, środków transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promów, samolotów i śmigłowców, jeżeli fakturami są bilety jednorazowe wystawione przez podatników mających uprawnienia do świadczenia tych usług,
• w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, w których obowiązują opłaty trasowe, wliczając do tego usługi z 0% stawką podatku potwierdzonych fakturami wystawianymi za okresy miesięczne przez Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) Europejskiej Organizacji do Spraw Bezpieczeństwa Żeglugi Powietrznej w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej.

W wymienionych przypadkach można wystawiać zarówno faktury papierowe, jak i elektroniczne.

Jeżeli podmiot nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF, dostarcza odbiorcy dokument w wybranej przez strony formie. Wystawiona faktura musi być odpowiednio udokumentowana.

Art. 106ga ust. 2 pkt 1 i pkt 2 wyznacza podatników, którym przysługuje prawo do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, nawet jeżeli nie mają siedziby działalności gospodarczej bądź stałego miejsca prowadzenia firmy w Polsce (fakultatywna możliwość).

Zabrania się wystawiania faktur w KSeF przez podatników korzystających z procedur szczególnych. Tej zasady trzeba przestrzegać także w przypadku faktur, których odbiorcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej.

Faktury dla zagranicznych podmiotów – jakie obowiązują zasady?

Jeżeli polski podatnik wystawia fakturę dla zagranicznego podmiotu, ma obowiązek korzystania z KSeF, chociaż z możliwością dostarczenia faktur poza KSeF.

Faktura ustrukturyzowana zostaje udostępniona zagranicznemu podmiotowi w ustalony wspólnie sposób, co jest zgodne z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, pod warunkiem że:

• miejscem świadczenia jest obszar UE inny niż Polska bądź terytorium państwa trzeciego albo,
• nabywcą jest podmiot, który nie ma siedziby działalności gospodarczej bądź stałego miejsca jej prowadzenia w Polsce albo,
• nabywca to podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na obszarze kraju mającego stałe miejsce jej prowadzenia na obszarze kraju, gdzie stałe miejsce jej prowadzenia nie bierze udziału w nabyciu towaru albo usług, dla którego faktura została wystawiona.

W przedstawianych sytuacjach polski podatnik jest zobowiązany do przekazania faktury ustrukturyzowanej przy pomocy kodu QR pozwalającego na dostęp do dokumentu w KSeF. Takie postępowanie pozwala na sprawdzenie podanych w dokumencie informacji i wyłapanie ewentualnych błędów.

Jeżeli polski podatnik wyda pozwolenie na do wystawiania faktur podmiotom spoza terytorium kraju, upoważnienie wymaga od tego podmiotu wystawiania faktury przy pomocy KSeF.

Faktury dla osób prywatnych – jakie obowiązują zasady?

Jeżeli faktura jest wystawiana osobie prywatnej, przedsiębiorca nie ma obowiązku korzystania z KSeF. Gdy dokument zostanie przygotowany w takiej formie, nabywca musi uzyskać dostęp do faktury (jedynym wyjątkiem od tej sytuacji jest zwolnienie z tego obowiązku).

W sytuacji, gdy nabywca pragnie uzyskać dostęp do faktury w KSeF albo korzystać z niej poza systemem, sprzedawca jest zobowiązany do oznaczenia dokumentu kodem QR albo opcjonalnie przekazać nabywcy kod i dane pozwalające na identyfikację faktury.

Data publikacji: 2023-11-02, autor: FakturaXL