Nowa struktura faktury elektronicznej FA(2) w KSeF
W chwili obecnej KSeF działa na zasadzie dobrowolności. Pomimo tego, że system już funkcjonuje, to jednak Ministerstwo Finansów cały czas pracuje nad jego udoskonaleniem. Od 1 września 2023 roku obowiązuje nowa struktura faktury elektronicznej FA(2). Dzięki tej zmianie cały proces wdrażania KSeF ma być o wiele prostszy.
Wprowadzenie nowej struktury logicznej dla faktur ustrukturyzowanych było zapowiadane przez Ministerstwo Finansów już od dłuższego czasu. Nowa struktura zaczęła obowiązywać od 1 września 2023 roku i będzie trwać aż do chwili wprowadzenia w życie obowiązku wystawiania faktur w KSeF.
4 sierpnia 2023 roku prezydent podpisał ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Celem podpisanej ustawy jest wprowadzenie obowiązkowego fakturowania elektronicznego przez czynnych podatników VAT od 1 lipca 2024 roku, a przez podatników VAT zwolnionych od 1 stycznia 2025 roku. Nowa struktura faktury elektronicznej ma ułatwić podatnikom proces przygotowania się do wprowadzenia obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF. Ministerstwo Finansów uważa, że udostępnienie wersji roboczej nowej struktury było właściwym posunięciem, ponieważ spowodowało wzrost zainteresowania wystawianiem faktur w KSeF. Ministerstwo napisało między innymi, że:
duża część przedsiębiorców czekała z integracją z KSeF do momentu udostępnienia zapowiadanej drugiej wersji struktury.
Najprawdopodobniej jeszcze w tym roku podatnicy otrzymają dostęp do dokumentacji technicznej pozostałych funkcjonalności Krajowego Systemu e-Faktur, np. w zakresie trybu awaryjnego. Dodatkowo możliwe będzie również skorzystanie z aplikacji mobilnej KSeF dającej możliwość wystawiania faktur i dostęp do dokumentów w KSeF.
Nowa struktura FA(2) od września 2023 roku
Nowa struktura faktury elektronicznej FA(2) jest dostępna od 1 września 2023 roku. Znajdą się w niej wszelkie zagadnienia, które nie zostały określone w strukturze FA(1). Tak jak do tej pory nowa struktura obejmuje trzy rodzaje pól:
obligatoryjne – podatnik ma obowiązek do wskazania w polu określonych danych wynikających z przepisów ustawy o VAT, takich jak między innymi elementy faktury wskazane w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Poprawność faktury wystawianej w KSeF będzie zależeć głównie od prawidłowości informacji podanych w obowiązkowych polach
opcjonalne – w przypadku, kiedy wystąpią przesłanki związane z danym polem, to podatnik powinien wskazać je we właściwym polu
fakultatywne - podatnik nie jest zobowiązany do wykazywania danych w polach opcjonalnych, ponieważ informacje w nich wskazane nie mają wpływu na poprawność schematu faktury.
W strukturze faktury elektronicznej FA(2) zostały między innymi zawarte następujące modyfikacje:
zmiana kodu i wariantu schematu w XML z FA(1) na FA(2), co oznacza, że od 1 września 2023 roku faktury przekazywane do KSeF zgodnie z nową strukturą będą prawidłowo przetworzone
zmiana prezentacji danych dotyczących adresów sprzedawcy i nabywcy
określenie w polu TKwotowy dokładnego wzorca wartości. Dostępna możliwość wskazania cen jednostkowych do czterech miejsc po przecinku w polu TKwotowy2
zmiana w polu NumerKSeF struktury numeru nadawanego przez KSeF po prawidłowym przetworzeniu faktury
dodanie nowego pola NrWiersza, co umożliwia wskazanie w elemencie schematu DodatkowyOpis danych związanych z poszczególnymi pozycjami faktury
dodanie pola OpisRachunku, które umożliwia wskazanie dodatkowych danych dotyczących rachunku bankowego
dodanie w polu TNrVatUE odrębnego rodzaju numeru identyfikacyjnego dla kontrahentów unijnych
dodanie pola IDnabywcy, którego celem jest identyfikacja skorygowanych danych nabywców, jeżeli na fakturze występuje ich wiele
usunięcie pola TNrRBZagr dotyczącego zagranicznego rachunku bankowego
zmiana zakresu pola TNrNRB dotyczącego rachunków bankowych w taki sposób, żeby podatnik w tym polu mógł wskazać rachunek bankowy krajowy i zagraniczny
opcjonalne wskazanie kodu SWIFT w polu NrRBPL
dodanie pola OpisRachunku umożliwiającego wskazanie dodatkowych danych dotyczących rachunku bankowego
dodanie pola KursWalutyZ służące do określenia kursu waluty zastosowanego do wyliczenia kwoty podatku VAT o ile faktura walutowa dokumentowała jedną zaliczkę otrzymaną w tej samej dacie
dodanie pola P_11Vat, dzięki, któremu możliwe jest wskazanie kwoty podatku VAT zgodnie z art. 106e ust. 10 ustawy o VAT
dodanie w polu DaneFaKorygowanej elementów dotyczących faktur pierwotnych wystawionych poza systemem KSeF
w polu TPodmiot został zmieniony sposób prezentacji danych identyfikujących podmioty występujące na fakturze przez wprowadzenie odrębnego rodzaju numeru identyfikacyjnego, dla którego zostały wyodrębnione pola na kod kraju oraz na sam numer identyfikacyjny
pole WZ zostało ograniczone do ilości 1000 numerów dokumentów magazynowych WZ związanych z fakturą
zmiana w polu P_19 konstrukcji elementu dotyczącego sprzedaży dokonywanej przez podatników VAT zwolnionych. Należy wskazać podstawę zwolnienia z podatku VAT
zmiana w polu FaWiersze dotyczącym danych na fakturach korygujących w zakresie wskazania danych przed oraz po. W tym elemencie zostało dodane pole znacznika stanu przed
w polu P_15ZK przeznaczonym dla korekt faktur zaliczkowych lub rozliczeniowych możliwe jest wskazanie stanu kwoty zaliczki lub pozostałej kwoty do zapłaty w stanie sprzed korekt
zmiana w polu KursWalutyZK, która powiązana jest z polem P_15ZK polegająca na możliwości wskazania kursu waluty dla kwot zaliczki dla stanu przed korektą. Pole dotyczące kursu na poziomie faktury zaliczkowej zostaje usunięte
usunięcie pola LiczbaWierszyFaktury i FaWiersz w zakresie sum kontrolnych
umożliwienie wskazania w polu P_10 rabatów uwzględnionych na fakturach wystawionych od kwot brutto.
W jaki sposób faktury przekazywane będą do KSeF?
Faktury w Krajowym Systemie e-Faktur będzie można wystawiać:
w sposób bezpośredni – wystawianie za pomocą rządowej Aplikacji Podatnika KSeF udostępnionej przez Ministerstwo Finansów
w sposób pośredni – wystawianie za pomocą programu księgowego zintegrowanego z KSeF.
Wystawianie faktur bezpośrednio z Aplikacji Podatnika KSeF wymaga każdorazowej autoryzacji za pomocą Profilu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęcią kwalifikowaną. Faktury wystawione w systemie muszą zostać zaimportowane do systemu księgowego. Wystawianie faktur za pomocą systemu księgowego zintegrowanego z KSeF nie wymaga od użytkownika każdorazowej autoryzacji. Faktury ujmowane będą w ewidencji księgowej automatycznie.
Obecnie podatnicy mają kilka wątpliwości związanych z przekazywaniem faktur do KSeF, głównie w kwestii daty wystawienia faktury jak i określenia momentu, w którym faktura została faktycznie wystawiona.
Do prawidłowego udokumentowania sprzedaży w KSeF pod uwagę należy wziąć przede wszystkim:
datę wystawienia faktury – pole P_1 struktury logicznej)
datę wytworzenia faktury.
Podatnik w chwili wystawienia faktury w KSeF zobowiązany jest do wskazania daty jej wystawienia w polu P_1. Data ta musi być taka sama jak data wytworzenia faktury. Powyższe zgodne jest ze wskazaniami Ministerstwa Finansów w tym zakresie.
Data podana w polu P_1 to wskazana przez wystawcę faktury data jej wystawienia. Natomiast pole DataWytworzeniaFa ma jedynie charakter techniczny, to generowana przez system data i czas wytworzenia faktury.
PRZYKŁAD 1 Podatnik 5 września 2023 roku wystawił fakturę w systemie księgowym. Zlecenie wysyłki dokumentu do KSeF zostało ustalone na dzień 7 września 2023 roku. Jaką datę należy wskazać w polu P_1?
Odpowiedź: Za datę wystawienia w polu P_1 przyjmuje się dzień 7 września 2023 roku. Jest to zgodne z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, który mówi, że e-faktura zostaje uznana za wystawioną w dniu, w którym została przesłana do KSeF.
Faktura przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur zostaje uznana za wystawioną prawidłowo, jeżeli zostanie jej nadany numer KSeF i podatnik otrzyma Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).
Faktury wystawiane w KSeF – korzyści oraz obawy podatników
Zdaniem Ministerstwa Finansów obowiązek fakturowania w KSeF ma zmniejszyć skalę oszustw podatkowych popełnianych w szarej strefie.
Krajowy System e-Faktur jest narzędziem, które ma przynieść korzyści również samym podatnikom w postaci:
zwolnienia z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji – w KSeF faktury będą przechowywane i archiwizowane przez okres 10 lat
zwolnienia z obowiązku przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu
skrócenia czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT z 60 do 40 dni
jednolitego formatu faktury elektronicznej, który będzie taki sam dla wszystkich, co pozwoli łatwiej zinterpretować fakturę
umożliwienia komunikacji w czasie rzeczywistym – faktura będzie przesyłana natychmiast i kontrahent nie będzie mógł twierdzić, że nie otrzymał faktury. W przypadku korekty faktury wymiana dokumentów będzie bardziej sprawna
większej automatyzacji procesów fakturowania i księgowania, przez co zostanie skrócony czas przeznaczony na formalności przy rozliczeniach oraz będzie mniejsza możliwość popełnienia błędów przy wystawianiu
udostępnienia możliwości pobierania faktur kosztowych z systemu KSeF bez konieczności posiadania faktury w formie papierowej.
Wątpliwości podatników związane są głównie z kwestią przekazywania faktur do KSeF w innym terminie niż data wystawienia wskazana w polu P_1 struktury. Podatnicy obawiają się też sytuacji, w której będzie miała miejsce awaria systemu, a także innych występujących problemów z dostępem do Krajowego Systemu e-Faktur. Obiekcje podatników zostały wyjaśnione w pytaniach i odpowiedziach wydanych przez Ministerstwo Finansów. I tak na przykład:
Pytanie nr 3: Czy dokument musi zostać wysłany do KSeF w dniu wystawienia (jeśli data wystawienia w pliku ma być tożsama z datą bieżącą)? Nie ma możliwości wysłania, np. następnego dnia?
Odpowiedź: Dokument może zostać wysłany kolejnego dnia, przy zachowaniu ustawowo określonych terminów dotyczących wystawiania faktur. Wskazanie w polu P_1 konkretnej daty nie obliguje podatnika do wysłania w tym dniu faktury do KSeF.
Należy uściślić, że chociaż w zasadzie w polu P_1 wskazywana jest data wystawienia faktury z momentu wysłania dokumentu do KSeF, to jednak pomimo wszystko za datę wystawienia KSeF uznaje się datę, w której faktura została przesłana do systemu i przetworzona w prawidłowy sposób. W związku z tym będzie to data wskazana na UPO właściwym dla danej faktury.
PRZYKŁAD 2 Podatnik wystawił fakturę 15 października 2023 roku. Do KSeF dokument został przesłany 16 października 2023 roku i KSeF przyjęło fakturę, a na UPO widoczna była data przetworzenia dokumentu z dnia 16 października. Taka data ostatecznie określa dzień wystawienia faktury.
Pytanie nr 10: Czy w fakturze przesłanej do KSeF należy wypełnić pole P_1 (data wystawienia), skoro fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania? Czy będzie mogło dojść do sytuacji, w której faktura ustrukturyzowana przesłana od 23:59 danego dnia (z perspektywy wysyłającego) zostanie uznana przez KSeF za przesłaną o 0:01 następnego dnia? Czy w sytuacji, gdy KSeF uzna fakturę ustrukturyzowaną za wystawioną (przesłaną) w innym dniu niż data wskazana w polu P_1 faktura taka zostanie przez KSeF odrzucona?
Odpowiedź: Pole P_1 dotyczące daty wystawienia jest polem obowiązkowym, które musi zostać wypełnione, aby faktura mogła być przyjęta przez KSeF. Faktura będzie uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, czyli w momencie, w którym trafi do systemu niezależnie od późniejszego momentu jej przetworzenia. Informacja o dacie przesłania będzie znajdowała się w UPO. Data ta jest zawarta również w numerze nadanym przez KSeF. W przypadku gdy data wskazana w polu P_1 jest inna niż data przesłania, faktura nie zostanie odrzucona przez KSeF.
W ustawie z dnia 16 czerwca 2023 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw potwierdzającej wprowadzenie obowiązkowego KSeF zostały uregulowane również kwestie związane z sytuacją, kiedy w KSeF będzie miała miejsce awaria. Zgodnie z przepisami system może nie przyjmować faktur w dwóch sytuacjach:
awaria KSeF
sytuacja, w której podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria w KSeF.
Awaria w KSeF (art. 106ne ust. 1 ustawy o VAT)
Minister właściwy do spraw finansów publicznych zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego tego ministra komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur, które wyznaczają okres trwania tej awarii. Komunikaty te są zamieszczane również za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego.
Z kolei art. 106nf ust 1 ustawy o VAT wskazuje, że w przypadku awarii KSeF przedsiębiorca powinien wystawiać faktury w wersji elektronicznej zgodnie ze wzorem znajdującym się w art. 106gb ust.8 ustawy o VAT. Wzór dostępny jest na elektronicznej platformie usług administracji publicznej. Tak wystawioną fakturę podczas trwania awarii KSeF należy przekazać do nabywcy w sposób z nim uzgodniony (art. 106nf ust. 2 ustawy). Po zakończeniu awarii KSeF podatnik ma obowiązek przesłania do KSeF faktury wystawionej podczas awarii w terminie 7 dni roboczych w taki sposób, aby fakturom zostały nadane numery identyfikujące.
Art. 106ne ust. 4 Ustawy z dnia 16 czerwca 2023 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw mówi, że:
W terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w ust. 1, wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej awarii, podatnik jest obowiązany do przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur, o których mowa w ust. 1, w celu przydzielenia numerów identyfikujących te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.
Sytuacja, w której podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria w KSeF (art. 106nh ust. 1 Ustawy)
W sytuacji, w której podatnik nie może wystawić faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria KSeF, to wtedy zobowiązany jest do przesłania faktury do KSeF celem nadania jej numeru identyfikacyjnego w terminie nie późniejszym niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia.
Art. 106nh ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 16 czerwca 2023 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw otrzymał brzmienie:
Podatnik jest obowiązany przesłać faktury, o których mowa w ust. 1, do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia numeru identyfikującego te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu ich wystawienia – w przypadku, gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 1 i 3.
