Prywatny najem a obowiązek Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)

Czy obowiązek e-fakturowania z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur będzie dotyczył także prywatnego najmu. Czy każdy najemca będzie zobowiązany do korzystania z KSeF? Co w przypadku faktur, gdy najemca występuje jako Nabywca?

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla prywatnych najemców

Jeżeli wynajmujący jest podatnikiem VAT czynnym, to spoczywa na nim obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych od 1 lipca 2024 r. na rzecz firm. Faktury na rzecz najemców, którzy są osobami prywatnymi mogą być wystawiane poza Krajowym System e-Faktur. Jeśli natomiast wynajmujący jest podatnikiem zwolnionym z VAT, będzie on zobligowany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych dopiero od 2025 r.

Status "podatnika" najemcy w rozumieniu przepisów VAT

Faktury konsumenckie, które będą wystawiane poza Krajowym Systemem e-Faktur, nie będą w postaci ustrukturyzowanej, spowoduje to szereg problemów z poprawną identyfikacją nabywcy przez sprzedawcę.

Osoby fizyczne, które uzyskują przychody z najmu poza działalnością gospodarczą, rozliczając podatek dochodowy w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych (PIT-28) są podatnikami w rozumieniu art. 15 ustawy VAT. Większość z nich korzysta ze zwolnienia "podmiotowego", które określone jest w art.113. W zakresie podatku dochodowego podatnicy ci posługują się numerem PESEL, zarówno przy dokonywaniu wpłat podatku, jak również przy składaniu zeznań PIT-28. Zatem można stwierdzić, że zdecydowana większość tych podatników nie posiada numeru NIP, a być może nawet nie jest świadoma tego, że posiada status "podatnika" w rozumieniu przepisów VAT. Można zatem zakładac, że będą wystawiane błędne faktury dla tych podatników, gdyż nie podadzą numeru NIP i otrzymają fakturę "konsumencką". Tymczasem powinni oni przy dokonywaniu zakupów związanych z najmem określać się jako podatnicy i podawać swój numer NIP, którego z reguły nie posiadają.

Kary pieniężne dla najemców, którzy nie wystawią faktury w KSeF

Z punktu widzenia nabywców problem zdaje się być mniej istotny, ponieważ nie odliczają oni podatku naliczonego oraz nie rozliczają kosztów uzyskania  przychodów. Natomiast sprzedawca, który nie wystawi faktury ustrukturyzowanej podlega karze pieniężnej. Osoby, które otrzymują przychody z najmu "prywatnego" też będą zobligowane do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. 

Podatnicy zwolnieni "podmiotowo" będą mieli taki obowiązek odsunięty o kolejne pół roku. Przy czym większość nabywców usług najmu są to osoby fizyczne nieprowadzące działności gospodarczej. Jednak w części przypadków najemcami lokali mieszkalnych lub użytkowych są inni podatnicy i najczęściej są to przedsiębiorcy. Na przestrzeni ostatnich lat popularny stał się także wynajem lokali poprzez pośrednika czy też operatora będącego podatnikiem. Są to przykładowe przypadki, w których osoby uzyskujące przychody z najmu będą zobowiązane do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. W praktyce najpierw będą musieli zdać sobie sprawę z faktu, że są podatnikami objętymi obowiązkiem i będą musieli uzyskać numer NIP.


Podstawa prawna: art. 145l ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1852 – w wersji obowiązującej od 1 lipca 2024 r.

Data publikacji: 2023-11-09, autor: FakturaXL