Co to jest KSeF?
KSeF to skrót od Krajowego Systemu e-Faktur. System umożliwia przygotowanie jednakowych faktur przez wszystkich polskich przedsiębiorców. Ministerstwo Finansów przygotowało jeden ustrukturyzowany wzór e-Faktury dla wszystkich przedsiębiorców. Po wystawieniu faktury, dowód sprzedaży obowiązkowo trafi do KSeF. Dopiero po dostarczeniu faktury do KSeF, dokument jest traktowany jako doręczony do nabywcy. Identyczne zasady obowiązują dla faktur korygujących. Z kolei nabywca, czyli kontrahent pobierze dowód sprzedaży z bazy KSeF. Znikną papierowe i elektroniczne faktury. Od lipca 2024 roku wszystkie działania odbywają się w systemie.
Trzeba wyraźnie podkreślić, że takie zasady dotyczą również faktur w sprzedaży B2B oraz B2C.
Mimo, że przedsiębiorcy obawiają się wprowadzenia obowiązkowego KSeF wiąże się on z wieloma korzyściami. Przede wszystkim zniknie obowiązek przechowywania faktur przez okres 5 lat, gdyż dowody sprzedaży będą gromadzone w jednym miejscu.E-Faktura – co to jest?
Aktualnie przedsiębiorcy mają prawo wystawiać faktury papierowe, dowody sprzedaży wysyłane jako linki, załączniki PDF albo elektroniczne obrazy faktur. Panuje dowolność, dlatego każdy przedsiębiorca wybiera preferowaną przez siebie formę. Jednak po wprowadzeniu zmian, e-Faktury będą miały jednolitą strukturę, a ich wygląd nie będzie się niczym różnił. Faktury elektroniczne będą funkcjonować jako pliki XML, których budowę wyznacza Ministerstwo Finansów.Czy każdy przedsiębiorca ma obowiązek korzystać z KSeF?
W 2022 oraz 2023 roku żaden przedsiębiorca nie ma obowiązku korzystania z KSeF – funkcjonuje on jako dobrowolny system. Jednak 1 lipca 2024 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. Nie ma znaczenia, jaka jest osobowość prawna, wielkość przedsiębiorstwa czy zajmowana branża. W połowie 2024 roku każda wystawiona faktura musi zostać wprowadzona do KSeF. Jeżeli przedsiębiorca nie wprowadzi dowodu sprzedaży do systemu, wraz z nadejściem nowego roku musi liczyć się z poważnymi konsekwencjami skarbowy. Nie należy lekceważyć tej kwestii.Jak dostarczyć fakturę do KSeF?
KSeF to narzędzie przygotowane przez Ministerstwo Finansów, dlatego można z niego korzystać bezpłatnie. Pozwala ono na wystawienie prostej faktury i wysyłkę do KSeF. Jest ono jednak znacznie ograniczone w zakresie funkcjonalności, więc tak jak w przypadku rządowego programu e-mikro firma, większość przedsiębiorców będzie korzystać z możliwości wysyłania faktur do KSeF bezpośrednio ze swojego programu do faktur.Obsługa KSeF w programie do fakturowania
Najlepszym i jednocześnie najszybszym sposobem zastosowania nowych przepisów dotyczących KSeF jest wysyłanie faktur do systemu wprost z programu do fakturowania. Oznacza to wystawienie dokumentu, a następnie po kliknięciu odpowiedniego przycisku, wysyłka go do KSeF (sprzedawca może dołączyć dodatkowe informacje do odbiorcy dokumentu).
Program do fakturowania FakturaXL już teraz pozwala przedsiębiorcom wdrożyć system KSeF, jeszcze w czasie gdy jest on dobrowolny, co pozwoli dobrze przygotować się na nadchodzące zmiany. Program gwarantuje integrację z KSeF, dzięki czemu przedsiębiorca nie musi opierać się na rozwiązaniach wprowadzanych przez Ministerstwo i jednocześnie dbać o interes własnej firmy.Jak wysłać fakturę do KSeF z programu Faktura XL?
Na początku należy włączyć obsługę KSeF w programie w zakładce Przychody > KSeF poprzez nawiązanie stałego połączenia z Krajowym Systemem e-Faktur.
W programie Faktura XL dostępne są 3 metody nawiązywania połączenia z Krajowym Systemem e-faktur:
1. Autoryzacja Profilem Zaufanym
2. Autoryzacja własnym podpisem kwalifikowanym
3. Token autoryzacyjny z KSeF
Zobacz pełną instrukcję jak połączyć program FakturaXL z KSeF
To bardzo istotny i niezbędny krok w wysyłaniu faktur do systemu KSeF, które zostały wystawione w Faktura XL. Fakturę należy przygotować w tradycyjny sposób, a następnie wybrać opcję Wyślij do KSeF.
To niezwykle proste i intuicyjne działanie zajmuje dosłownie sekundę. Faktury trafią do systemu KSeF i od razu otrzymujemy unikalny numer faktury nadany przez Krajowy System e-Faktur. Aplikacja jest automatycznie synchronizowana z KSeF, więc numer nadawany jest błyskawicznie.
W sytuacji, gdy weryfikacja faktury nie przebiegnie pomyślnie, zwrócony status KSeF informuje o błędzie, co powinno skłonić przedsiębiorcę do poprawienia faktury i wysłania jej ponownie.
Bardzo istotny jest fakt, że faktury po wysłaniu do KSeF nie można już edytować, każda zmiana księgowa wymaga wystawienia faktury korygującej i wysłanie jej również do Krajowego Systemu e-Faktur.Zobacz pełną instrukcję jak wysyłać faktury do KSeF z programu FakturaXL
Numer KSeF
Pamiętajmy, że wprowadzenie obowiązkowego KSeF ma na celu sprawowanie wielopoziomowej kontroli nad przedsiębiorcami, dlatego każda faktura będzie dokładnie weryfikowana przez system. Jeżeli algorytmy nie zauważą żadnych błędów i nieprawidłowości, faktura otrzyma unikatowy numer KSeF. Numer można sprawdzić z wykorzystaniem używanego programu.W programie Faktura XL jest możliwość włączenia opcji pokazywania numeru KSeF na fakturze. Nie jest to wymagane prawnie, ale może być przydatną opcją np. dla księgowości.
Faktury kosztowe – w jaki sposób można je pobrać z KSeF?
Program FakturaXL jest połączony z KSeF, dlatego przedsiębiorca nie musi martwić się obowiązkiem wpisywania ręcznie lub przez OCR faktur kosztowych, z systemu KSeF pobierze je w pełni automatycznie. To kolejna funkcja dostępna obok wysyłania wystawionych faktur. Wszystko jest dostępne w jednym miejscu, co maksymalnie ułatwi działanie przedsiębiorcy.
Zobacz pełną instrukcję jak pobrać faktury z KSeF z programu FakturaXL
Większość z nas ma bardzo nieprzyjemne myśli, kiedy mowa o KSeF. System jest nawet utożsamiany z bólem głowy, niestety nie jesteśmy w stanie go uniknąć. Z tego względu trzeba zrobić wszystko, aby jak najbardziej złagodzić jego skutki, a jest to możliwe, dzięki dobremu programowi do fakturowania.
Ostatnia aktualizacja: 2023-11-14
Data publikacji: 2023-03-24, autor: FakturaXL
