Przedsiębiorcy, a czasami i osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej biorą udział w przetargach na świadczenie usług. Z czym wiąże się udział w przetargu? Kto może wziąć w nim udział?
Przez przetarg należy rozumieć rodzaj działania polegający na zaproszeniu różne podmioty będące wykonawcami do składania ofert przeważnie na wykonanie usług. Przetarg ma na celu wyłonienie jak najlepszej oferty dla zamawiającego. Wszelkie regulacje związane z przetargiem zostały zawarte w Kodeksie cywilnym oraz w ustawie „Prawo zamówień publicznych”. Zgodnie z Kodeksem cywilnym umowa może być zawarta w drodze przetargu, a przetarg może być:
ogłoszony w drodze ogłoszenia, w którym musi być wskazany czas oraz miejsce jego przeprowadzenia, a także przedmiot i warunki przetargu lub powinien być wskazany sposób udostępnienia warunków
warunki aukcji lub przetargu mogą zawierać zastrzeżenie, że przystępujący do aukcji bądź przetargu musi wpłacić do organizatora wadium pod rygorem niedopuszczenia go do aukcji lub przetargu
w trakcie przetargu możliwe jest składanie ofert
oferta złożona w czasie przetargu traci swoją ważność w momencie wyboru innej oferty lub wtedy, kiedy przetarg zostanie zamknięty i żadna oferta nie zostanie wybrana
organizator ma obowiązek niezwłocznego powiadomienia uczestników przetargu w formie pisemnej o wynikach przetargu lub o jego zamknięciu bez dokonania wyboru.
Ustawa „Prawo zamówień publicznych” reguluje kwestie związane z przetargiem ograniczonym i nieograniczonym.
Zamówienia publiczne – ogólne zasady
Ogólne zasady udzielania zamówień publicznych zostały zawarte w art. 7, 8 i 9 ustawy Prawo zamówień publicznych. W miejscu tym można między innymi znaleźć informacje takie, jak te, że:
postępowanie jest jawne
zamówienia publiczne muszą zapewnić uczciwą konkurencję i równe traktowanie wykonawców
niektóre informacje przekazywane przez podmioty biorące udział w postępowaniu mogą być zastrzeżone z wyłączeniem od zastrzeżenia informacji o nazwie firmy, adresach wykonawców, cenie, terminie wykonania zamówienia, okresie gwarancji, a także o warunków płatności zawartych w ofertach (art. 86 ust. 4 ustawy)
w zamówieniach publicznych mogą brać udział osoby, które nie wchodzą w konflikt interesów, są bezstronne i obiektywne. Wchodząc do postępowania o zamówienia publiczne muszą w trakcie trwania procesu podpisać specjalne oświadczenie
wykonanie zamówienia otrzymuje wyłącznie wykonawca wybrany zgodnie z przepisami ustawy.
Postępowanie o udzielenie zamówienia zawsze musi być prowadzone w formie pisemnej z wyjątkami określonymi w ustawie.
Przetarg w trybie podstawowym
Zamówienia udzielane są przez zamawiającego w trybie podstawowym, co oznacza, że na ogłoszenie o zamówienie oferty mogą odpowiadać wszyscy zainteresowani nią wykonawcy. Po złożeniu ofert zamawiający:
może wybrać najbardziej korzystną ofertę bez przeprowadzania negocjacji
może prowadzić negocjacje, aby ulepszyć treść ofert podlegających ocenie w ramach kryteriów, jakim poddane są oferty pod warunkiem, że zamawiający przewidział taką możliwość. Po zakończeniu negocjacji zamawiający powinien zaprosić wykonawców do składania dodatkowych ofert
może prowadzić negocjacje w celu ulepszenia treści ofert. Po zakończeniu negocjacji zamawiający powinien zaprosić wykonawców do składania ostatecznych ofert.
Rodzaje przetargów
Zgodnie z prawem zamówień publicznych przetargi dzielą się na:
ograniczone – określają tryb udzielenia zamówienia. Wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu składają wszyscy zainteresowani wykonawcy. Natomiast oferty mogą składać wyłącznie wykonawcy zaproszeni do składania ofert
nieograniczone – określają tryb udzielenia zamówienia. Oferty mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy.
Przetarg nieograniczony – charakterystyka
Przy przetargu nieograniczonym zamawiający musi obowiązkowo zapewnić dostęp do specyfikacji warunków zamówienia i umieścić je na stronie prowadzonego postępowania. Zgodnie z przepisami dostęp do specyfikacji warunków musi mieć charakter:
bezpłatny
pełny
bezpośredni
nieograniczony.
W specyfikacji warunków koniecznie muszą znaleźć się niżej wymienione elementy, jak np.:
nazwa oraz adres zamawiającego, jego numer telefonu, adres poczty elektronicznej i strony internetowej prowadzonego postępowania
adres strony internetowej, na której dostępne będą zmiany i wyjaśnienia treści specyfikacji warunków zamówienia (SWZ), a także inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia
tryb udzielenia zamówienia
opis przedmiotu zamówienia
informacja o przedmiotowych środkach dowodowych
wykaz podmiotowych środków dowodowych
termin wykonania zamówienia
podstawy wykluczenia
informacja o warunkach udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia
wskazanie osób uprawnionych do komunikowania się z wykonawcami
termin związania ofertą
opis sposobu przygotowywania oferty
sposób i termin składania ofert
termin otwarcia ofert
sposób obliczania ceny
opis kryteriów oceny ofert
informacje o formalnościach, jakie muszą zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego
pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy
wymagania dotyczące wadium, jeżeli zamawiający przewiduje obowiązek wniesienia wadium
informacje dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli zamawiający przewiduje obowiązek jego wniesienia
maksymalną liczbę wykonawców, z którymi zamawiający będzie zawierał umowę ramową, pod warunkiem, że zamawiający przewiduje zawarcie umowy ramowej
informacje dotyczące walut obcych, w jakich mogą być prowadzone rozliczenia między zamawiającym, a wykonawcą, jeżeli zamawiający przewiduje rozliczenia w walutach obcych
informacja o przewidywanym wyborze najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej i informacje, jeżeli zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną
informacje dotyczące zwrotu kosztów udziału w postępowaniu, jeżeli zamawiający przewiduje ich zwrot
wymagania w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, jeżeli zamawiający przewiduje takie wymagania
wymagania w zakresie zatrudnienia osób, jeżeli zamawiający przewiduje takie wymagania
wymóg lub możliwość złożenia ofert w postaci katalogów elektronicznych lub dołączenia katalogów elektronicznych do oferty.
Przetarg ograniczony - charakterystyka
W przetargu ograniczonym obowiązują takie same zasady jak przy przetargu nieograniczonym. Jednak specyfikacja warunków zamówienia musi dodatkowo zawierać następujące elementy, jak:
informacja o etapach postępowania, na których wykonawcy mają obowiązek do składania wszystkich lub niektórych podmiotowych środków dowodowych o ile zamawiający przewiduje taką możliwość
informacja, czy zamawiający przewiduje możliwość ograniczenia liczby wykonawców, których będzie zapraszał do składania ofert razem z podaniem liczby wykonawców oraz kryteriów selekcji
opis sposobu przygotowywania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu
sposób oraz termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.
Wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu muszą zostać złożone w wyznaczonym terminie, który:
nie może być krótszy niż 30 dni licząc od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu do Urzędu Publikacji Unii Europejskiej
może być krótszy, ale nie mniej niż 15 dni licząc od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu do Urzędu publikacji Unii Europejskiej pod warunkiem, że zamawiający należycie uzasadni, dlaczego termin do składania wniosków o udzielenie zamówienia ma być skrócony.
Zamawiający ma prawo odrzucić wniosek o dopuszczenie do udziału w przetargu w przypadku, kiedy:
wniosek został złożony po terminie
wniosek został złożony przez wykonawcę, który:
podlegał wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia
nie spełniał warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia
nie został złożony w przewidzianym terminie na złożenie oświadczenia lub podmiotowego środka dowodowego potwierdzających brak podstaw do wykluczenia lub spełnienie warunków udziału w postępowaniu innych dokumentów bądź oświadczeń
wniosek nie jest zgodny z przepisami ustawy
wniosek nie jest ważny na podstawie odrębnych przepisów
wniosek nie został sporządzony lub nie został przekazany w sposób zgodny z wymaganiami technicznymi i organizacyjnymi związanymi ze sporządzaniem lub przekazywaniem wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, które zostały określone przez zamawiającego.
Dodatkowo zamawiający ma prawo do:
ograniczenia liczby wykonawców zapraszanych do składania ofert, których wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu nie podlegały pod odrzucenie, jeżeli liczba ofert jest wystarczająca, żeby zapewnić konkurencję i nie jest mniejsza od 5
zaproszenia jednocześnie do składania ofert wykonawców, których wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu nie podlegały pod odrzucenie. W przypadku ustalenia kryteriów selekcji zamawiający ma prawo zaprosić wykonawców spełniających kryteria w liczbie przez niego ustalonej.
Zaproszenie do składania ofert powinno zawierać niżej wymienione informacje, jak np:
nazwa oraz adres zamawiającego
numer telefonu zamawiającego
adres poczty elektronicznej
adres strony internetowej prowadzonego postępowania
numer ogłoszenia o zamówieniu, które zostało opublikowane
adres strony internetowej, na której dostępna jest SWZ oraz jej ewentualne zmiany i wyjaśnienia treści SWZ, a także inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia
sposób i termin składania ofert
język lub języki, w których muszą być sporządzone oferty i termin otwarcia ofert
termin związania ofertą.
Termin przewidziany na składanie ofert nie może być krótszy niż 30 dni licząc od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert.
Strony przetargu
W przetargu występują dwie strony:
zamawiający – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej
wykonawca – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która oferuje świadczenie określonych usług, jak przykładowo: wykonanie robót budowlanych lub wykonanie obiektu budowlanego, dostawę produktów lub świadczenie innych usług bądź ubiegająca się o udzielenie zamówienia, która złożyła ofertę lub zawarła umowę w ramach zamówienia publicznego.
Co nie może być przedmiotem przetargu?
usługi arbitrażowe lub pojednawcze
określone usługi prawne
usługi badawczo - rozwojowe po spełnieniu określonych warunków
nabywanie własności lub innych praw do istniejących budynków bądź nieruchomości
usługi finansowe związane z obrotem papierów wartościowych
zawieranie umów pożyczek i kredytów
usługi w dziedzinie obrony cywilnej
nabywanie uprawnień do emisji do powietrza gazów cieplarnianych i innych substancji
produkcja lub handel bronią, amunicją bądź materiałami wojennymi.
Odrzucenie oferty przez zamawiającego
Zamawiający ma prawo odrzucić ofertę, jeżeli:
będzie ona niezgodna z ustawą
jej treść nie będzie odpowiadała treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia
jej złożenie będzie stanowiło czyn nieuczciwej konkurencji
będzie zawierała rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia
będzie zawierała błędy w obliczeniu ceny
będzie nieważna na podstawie odrębnych przepisów.
Unieważnienie zamówienia – kilka przykładów
Zamawiający może unieważnić przetarg w przypadku, kiedy zostało złożone mniej ofert niż wymagał to dany tryb. Poniżej kilka przykładowych przypadków wymienionych w art. 93 ustawy PZP:
nie została złożona żadna oferta niepodlegająca odrzuceniu lub nie wpłynął żaden wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu od wykonawcy, który nie podlegał wykluczeniu
cena najbardziej korzystnej oferty jest wyższa od kwoty przeznaczonej przez zamawiającego na sfinansowanie zamówienia
zmieniły się okoliczności powodujące, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie jest w interesie publicznym, co wcześniej było trudne do przewidzenia
postępowanie posiada wadę, co uniemożliwia zawarcie ważnej umowy w temacie zamówienia publicznego.
lub ubiegają się o udzielenie zamówienia, złożyli ofertę bądź zawarli umowę w ramach zamówienia publicznego i jednocześnie:
posiadają uprawnienia do wykonywania wskazanej działalności lub czynności
posiadają potrzebną wiedzę oraz doświadczenie do wykonywania tych usług lub czynności
posiadają dobrą sytuację finansową
nie zostały wykluczone z procedury składania zamówień
spełniają warunki udziału w postępowaniu pod warunkiem, że zamawiający takie określił.
Kto nie może brać udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia?
W ustawie zostało określone, kto może być wykluczony z udziału w postępowaniu. Zgodnie z przepisem są to osoby, które:
ubiegają się o udzielenie tego zamówienia
pozostają w związku małżeńskim, są spokrewnione lub spowinowacone w linii prostej, są spokrewnione lub spowinowacone w linii bocznej do drugiego stopnia lub związane są z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia
przed upływem 3 lat od dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia pozostawały w stosunku pracy lub zlecenia z wykonawcą bądź były członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia
pozostają z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, co może wzbudzać uzasadnione wątpliwości, że osoby te będą bezstronne
zostały prawomocnie skazane za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych.
Osoby odpowiedzialne za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania
Przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia zajmuje się zamawiający. Zazwyczaj w firmie wyznaczona jest osoba lub kilka osób, które zobowiązane są do wykonywania wyżej wymienionych czynności. W imieniu zamawiającego czynności przygotowania i przeprowadzenia postępowania może sprawować kierownik zamawiającego. Zgodnie z ustawą o PZP rolę kierownika zamawiającego pełni osoba lub organ posiadający uprawnienia do zarządzania zamawiającym z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez zamawiającego, o których mowa jest w obowiązujących przepisach, statucie, lub umowie. Ustawa przewiduje też, że czynności przygotowania lub przeprowadzenia przetargu mogą zostać powierzone własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej niebędącej w strukturach danej jednostki. W takiej sytuacji osoba trzecia będzie działała, jako pełnomocnik zamawiającego.
Informacja o wygranym przetargu
Informacje o udzieleniu zamówienia lub unieważnieniu postępowania powinny być zamieszczone przez zamawiającego w Biuletynie Zamówień Publicznych poprzez zamieszczenie ogłoszenia w terminie 30 dni od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.
Czym jest komisja przetargowa i czy zawsze konieczne jest jej powoływanie?
Definicję komisji przetargowej zawiera art. 54 ustawy PZP, który mówi, że:
1. Komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym kierownika zamawiającego, powoływanym do oceny wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert, oraz do dokonywania innych, powierzonych przez kierownika zamawiającego, czynności w postępowaniu lub związanych z przygotowaniem postępowania. 2. Komisja przetargowa w szczególności przedstawia kierownikowi zamawiającego wyniki oceny wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert oraz propozycję wyboru najkorzystniejszej oferty albo unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia.
Komisja przetargowa musi zostać powołana w przypadku, kiedy zamówienia realizowane w ramach dostaw i usług przekraczają równowartość kwoty 207 000 EUR. W jej skład powinny wejść, co najmniej 3 osoby. Poniżej wymienionej kwoty nie ma obowiązku powoływania komisji przetargowej.
Błędy w ofertach – co może poprawić zamawiający?
Zamawiający ma prawo poprawić w każdej ofercie błędy stanowiące:
oczywistą omyłkę pisarską
oczywiste omyłki rachunkowe
inne omyłki niezgodne z ofertą, a specyfikacją ważnych warunków zamówienia, które nie powodują istotnych zmian w treści oferty.
W jakim języku prowadzi się postępowanie o udzielenie zamówienia?
Z zasady postępowania o udzielenie zamówienia prowadzone są w języku polskim. W szczególnych przypadkach zamawiający może odstąpić od tej zasady i może wyrazić zgodę na prowadzenie sprawy w innym języku niż polski. Zmiana języka dotyczy składanego wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, oświadczeń, oferty i innych wymaganych dokumentów. Musi to być język powszechnie używany w handlu międzynarodowym.
Podsumowanie
Przetargi, to inaczej zamówienia publiczne. Mogą je zawierać wykonawcy z przedsiębiorcami będącymi podmiotami publicznymi. Udział w przetargu może wziąć każda osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej po spełnieniu dodatkowych warunków określonych przez zamawiającego. Wszelkie zasady zgodnie, z którymi należy przeprowadzić przetarg zostały zawarte w ustawie Prawo Zamówień Publicznych. Najważniejszym dokumentem w przetargu jest specyfikacja zamówień publicznych. Do jej przygotowania zobowiązany jest zamawiający. Często wykonawca przystępujący do przetargu zgodnie z żądaniem zamawiającego musi wpłacić wadium. Inaczej nie zostanie dopuszczony do postępowania. Ogłoszenia o przetargach zamieszczane są w Biuletynie Informacji Publicznej lub na stronach internetowych podmiotów będących organizatorami przetargu. W tych samych miejscach umieszczane są informacje o wygranych lub zakończonych przetargach.
