Jak podpisać umowę na odległość?

Umowy na odległość są potwierdzane podpisem kwalifikowanym, elektronicznym niekwalifikowanym (podpis ePUAP i inne) bądź skanem podpisanego dokumentu. Czy wymienione formy są akceptowane dla umów na odległość?

Umowy na odległość - podpisy i wymogi

Gdy ustawa wymaga zawarcia czynności prawnej w formie pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej, a czynność nie zostanie zawarta w tej formie, jest nieważna, pod rygorem nieważności.

Gdy ustawa zastrzega dla czynności prawnej inną formę szczególną, czynność dokonana bez jej zachowania jest co do zasady nieważna. Wyjątkiem od tej zasady jest zachowanie formy szczególnej dla wywołania określonych skutków czynności prawnej.

Wymóg stosowania formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej bez rygoru nieważności oznacza, że w przypadku jej niezachowania nie można wykorzystać dowodu z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na dowód wykonania określonej czynności. Przepis nie odnosi się do przypadków, gdy zachowanie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej.

Kiedy forma pisemna, dokumentowa albo elektroniczna nie zostaną przewidziane dla celów dowodowych, dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron jest dopuszczalny, pod warunkiem że obie strony nie mają ku temu żadnych przeciwwskazań, żąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą albo fakt dokonania czynności prawnej jest uprawdopodobniony za pomocą dokumentu.

W przypadku, gdy forma pisemna, dokumentowana lub elektroniczna zostaną zastrzeżone dla oświadczenia jednej ze stron, a gdy nie zostanie zachowana dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania tej czynności jest dopuszczalny także na żądanie drugiej strony.

Dla czynności prawnych w stosunkach pomiędzy przedsiębiorcami nie należy stosować przepisów o skutkach niezachowania formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej przewidzianej dla celów dowodowych.

Gdy w umowie widnieje informacja, iż konkretna czynność prawna między stronami ma odbywać się w szczególnej formie, aby dopełnić formalności w związku z tą czynnością, muszą odbywać się z zachowaniem danej formy. Sytuacja jest inna, kiedy strony zastrzegą dopełnienie czynności w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, bez wyznaczania skutków niezachowania tej formy, jeżeli wystąpią wątpliwości, należy uznać, iż została zastrzeżona jedynie dla celów dowodowych. 

W celu uzupełnienia lub zmiany umowy, konieczne jest zachowanie dokładnie tej samej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej podpisania. 

Rozwiązanie za zgodą obu stron, odstąpienie od umowy lub wypowiedzenie umowy w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej wiąże się z koniecznością zachowania formy dokumentowej, z zastrzeżeniem, iż ustawa lub umowa przedstawia inne stanowisko. 

Umowa zawarta w szczególnej formie wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony wskazały w celu jej podpisania, a z kolei odstąpienie od umowy lub opcjonalnie jej wypowiedzenie musi być potwierdzone pismem. 

Umowa w formie elektronicznej

Aby zadbać o elektroniczną formę czynności prawnej, konieczne jest dostarczenie oświadczenia woli również w formie elektronicznej, a następnie zatwierdzenie go poprzez podpis elektroniczny. 

Oświadczenie woli dostarczone w formie elektronicznej ma dokładnie taką samą moc jak oświadczenie woli dostarczone w formie pisemnej. 

Nie wszystkie podpisy elektroniczne, są równoznaczne z zachowaniem formy elektronicznej - w praktyce oznacza to tylko takie, któremu można przypisać wymogi podpisu kwalifikowanego, czyli certyfikowanego. Inne podpisy elektroniczne, jak chociażby skan dostarczony mailem albo podpis zaufany ePUAP są równoznaczne z zachowaniem formy dokumentowej. 

Podpis elektroniczny wywołuje zarówno skutek prawny, jak i może zostać wykorzystany w formie dowodu w postępowaniu sądowym jedynie z tego względu, iż podpis ma formę elektroniczną albo nie spełnia wymogów dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych, czyli wymogów wyznaczonych w załączniku I rozporządzenia eIDAS.

Umowa w formie dokumentowanej

Złożone oświadczenie woli w formie dokumentu w sposób, który pozwala na określenie osoby składającej oświadczenie, jest równoznaczne z zachowaniem dokumentowej formy czynności prawnej. Dokument to nośnik informacji, który pozwala na zapoznanie się z treścią.

Warunkiem zachowania formy dokumentowej jest wzbogacenie dokumentu w podpis elektroniczny kwalifikowany, podpis zaufany ePUAP, skan wysłany mailem.

Umowa o pracę

Podstawową zasadą dla umowy o pracę jest jej zawieranie na piśmie. Gdy ta zasada nie będzie przestrzegana, pracodawca jest zobligowany potwierdzić zatrudnionej osobie na piśmie ustalenia na temat stron umowy, jej rodzaju i warunków. 

Brak potwierdzenia warunków pracy na piśmie zostaje zakwalifikowane jako wykroczenie pracodawcy przeciwko prawom pracowniczym i wiąże się z nałożeniem kary grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. 

Dodatkowo pracodawca jest zobligowany przekazać zatrudnionej osobie w formie papierowej albo elektronicznej najpóźniej w terminie 7 dni, liczonych od dnia, kiedy pracownik rozpocznie pracę przynajmniej informacji o:

• obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,
• przysługujących pracownikowi przerwach w pracy, 
• przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku,
• zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią, 
• dla pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę, 
• w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy, 
• innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych, 
• wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania, 
• obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia, 
• prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy, 
• układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji, 
• w przypadku, gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy, oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Dodatkowym obowiązkiem pracodawcy jest przekazać pracownikowi w formie papierowej albo elektronicznej, maksymalnie w terminie 30 dni, liczonych od dnia dopuszczenia pracownika do pracy o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, gdzie dostarczane są składki na ubezpieczenie społeczne dotyczące stosunku pracy i informację o ochronie dotyczącej zabezpieczenia społecznego oferowanej przez pracodawcę - nie odnosi się to do sytuacji, kiedy pracownik wybiera instytucję zabezpieczenia społecznego. 

Pracodawca przekazuje informację pracownikowi w formie papierowej albo elektronicznej o zmianie adresu placówki, a jeżeli pracodawca, który jest osobą fizyczną, nie ma siedziby - akceptowany jest adres zamieszkania, nie później niż w terminie 7 dni, liczonych od dnia zmiany adresu. 

Informacja o zmianie warunków zatrudnienia również musi zostać przekazana pracownikowi przez pracodawcę. Objęcie zatrudnionej osoby układem zbiorowym również nie może zostać zapomniane albo informacji o innym porozumieniu zbiorowym. Te informacje zostają przekazane bez żadnej zwłoki, maksymalnie w dniu, kiedy zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych, gdy przepisy te zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi.

Wymagane informacje mogą zostać dostarczone pod postacią elektroniczną, ale tylko z zastrzeżeniem, że pracownik będzie mógł je wydrukować i przechowywać, a z kolei pracodawca będzie miał przy sobie dowód ich przekazania lub otrzymania przez zatrudnioną osobę. 

Jeżeli warunki umowy o pracę zostaną zmienione, konieczne jest dokonanie zmian w formie pisemnej.

Wymóg formy dla umowy zlecenie, dzieło i B2B

Umowy cywilnoprawne oraz B2B mogą zostać zawarte ustnie. Określona forma jest wymagana, jeżeli umowa obejmuje elementy, które są ściśle związane z takim obowiązkiem. Dotyczy to, chociażby przypadków, kiedy w umowie znajdują się postanowienia związane z przeniesieniem majątkowych praw autorskich, które musi mieć formę pisemną. Forma dokumentowana nie jest akceptowana. Jednakże umowa będzie ważna i skuteczna, pod warunkiem że zostanie złożona w formie elektronicznej i wzbogacona podpisem kwalifikowanym.

Zasada swobody umów

Zgodnie z art. 353 (1) kodeksu cywilnego w swobodzie umów strony, które zawierają umowę, mają możliwość ułożyć stosunek prawny zgodnie z uznaniem, pod warunkiem że jego treść lub cel nie jest sprzeczny z właściwością (naturą) stosunku, ustawą lub zasadami współżycia społecznego. W praktyce nie ma przeciwwskazań, aby strony zawarły umowy w dowolnej formie, gdy przepisy nie stanowią inaczej, czyli nie ma obowiązku zastosowania określonej formy czynności prawnej. 

W przepisach nie występuje nakaz zastosowania wymaganej formy czynności prawnej, jednak forma pisemna jest najbezpieczniejsza. 

Aktualne przepisy wyznaczają obowiązek zachowania konkretnej formy dokonania czynności prawnej, czyli zawarcia umowy. Jeżeli ten warunek nie zostanie spełniony, jest to równoznaczne z różnorodnymi skutkami prawnymi, a wśród nich nawet brakiem ważności czynności prawnej. 

Formy szczególne zawarcia umowy

6 szczególnych form dokonywania czynności prawnej zgodnie z kodeksem cywilnym:

• forma pisemna,
• forma pisemna z datą pewną,
• forma z podpisami notarialnie poświadczonymi,
• forma aktu notarialnego,
• forma elektroniczna,
• forma dokumentowa.

W wybranych sytuacjach obowiązują formy szczególne, jednak są one uwarunkowane obowiązującymi przepisami. 

Jeżeli umowa ma zostać zawarta w formie aktu notarialnego, konieczna jest obecność notariusza. Oznacza to, że podpisanie umowy na odległość nie jest możliwe, gdy w przepisach umowa ma zostać zawarta w formie szczególnej, 

Kolejnym rozwiązaniem są podpisy notarialnie poświadczone, gdzie nie może zabraknąć notariusza, czyli zawarcie umowy w formie zdalnej również nie jest akceptowalne.

Data publikacji: 2024-08-07, autor: FakturaXL