Jakie informacje muszą zostać zweryfikowane na fakturze?
Niezbędne informacje, które muszą znaleźć się na każdej fakturze, zostały wyznaczone w art. 106e ust. 1 Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (w dalszej części określanej jako ustawa o VAT). Przepisy wskazują, że w każdej fakturze musi znaleźć się numer dokumentu oraz data wystawienia, dane przedsiębiorców, czyli nabywcy i sprzedawcy wraz z numerami NIP. Ustawodawca wymaga podania daty sprzedaży, nazwy i liczby dostarczonych towarów albo wykonanych usług, cenę jednostkową towaru bądź usługi i wartość całkowitą. Kolejny niezbędny element, którego nie może zabraknąć na żadnej fakturze to stawka i kwota podatku VAT.
Kiedy faktura zostanie dostarczona do kontrahenta, trzeba zweryfikować wymienione elementy oraz dodatkowe informacje, a wśród nich:- dane identyfikacyjne przedsiębiorcy (sprawdzić CEIDG albo KRS),
- datę sprzedaży (musi zgadzać się z rzeczywistą datą wykonania transakcji,
- nazwę towaru albo usług (muszą być zgodne z rzeczywistością) – na przykład nabywając kurs języka angielskiego, nie można otrzymać faktury za kurs masażu,
- stawkę VAT (wpisana stawka VAT musi być zgodna z matrycą stawek VAT przypisanych konkretnym towarom albo usługom).
Błędy w fakturze – na jakie kwestie musi zwrócić uwagę przedsiębiorca?
Jeżeli w trakcie weryfikacji zauważono błędy na fakturze, można postępować na dwa sposoby. Metoda działania jest uwarunkowana rodzajem występującego błędu. Jeżeli wystawca dokumentu wprowadził błędne dane nabywcy, sprzedawcy, albo towar czy usługa zostały źle oznaczone, należy przygotować notę korygującą.
Nota korygująca pozwala poprawić datę sprzedaży, nazwę towaru albo usługi, a także dane identyfikacyjne, czyli błędy określane jako formalne. Nota korygująca musi zostać wystawiona zgodnie z art. 106k ust. 1 ustawy o VAT. Wymienione błędy mogą zostać poprawione także przez sprzedawcę, jednak on zamiast noty korygującej, wystawia dokument nazywany faktura korygująca. Aby nie wykonywać korekty dwa razy, strony powinny ustalić, kto zajmie się poprawą błędów.
Kiedy faktura zawiera inne błędy, jedynym rozwiązaniem w danej sytuacji jest faktura korygująca. Posiłkując się art. 106k ust. 1 ustawy o VAT, dowiadujemy się, że nota korygująca nie może zostać wykorzystana do naprawienia błędów omówionych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15 ustawy. Faktura korygująca pozwoli zmienić błędy liczbowe, do których zaliczamy cenę jednostkową oraz wartość towaru (usługi), stawkę VAT, a także zmienić kwotę przyznanych upustów i rabatów.Faktura o wartości niezgodnej z rzeczywistością
Korzystając z art. 88 ust. 3a pkt 4b, dowiadujemy się, że faktury, w których widnieją kwoty niezgodne z rzeczywistością, nie mogą służyć do obniżenia kwoty podatku należnego i zwrotu różnicy podatku bądź zwrotu podatku naliczonego. Ta zasada dotyczy każdej pozycji, w której widnieje błędna kwota. Kwoty „niezgodne z rzeczywistością” to kwoty, w których zastosowano błędną stawkę VAT. Księgowanie błędnej faktury to poważny problem, szczególnie gdy przedsiębiorcy nie pamiętają o obowiązku rzetelnej weryfikacji otrzymywanych dowodów sprzedaży.
W tym miejscu warto przybliżyć interpretację indywidualną wydaną dnia 18 stycznia 2016 roku (sygn. ILPP1/4512-1-814/15-2/MK), w której Dyrektor Izby Skarbowej potwierdził prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego widniejącego na zawyżonych fakturach. Decyzja była uwarunkowana opodatkowaniem zakupionej usługi albo towaru i niestosowaniem zwolnienia od tego podatku. Wartość zastosowanej stawki podatku w omawianym przykładzie nie odgrywała szczególnej roli. Jednak trzeba wyraźnie podkreślić, że każda interpretacja indywidualna jest poświęcona innej sprawie i innym problemom, a wynik jest wiążący dla wnioskodawcy. Z tego względu bardzo ważne jest sprawdzanie każdej faktury i szukanie odpowiedzi na wszystkie ewentualne nieprawidłowości – w przeciwnym wypadku można spodziewać się konsekwencji o podłożu finansowym.Co to jest należyta staranność w VAT?
Chcą przytoczyć definicję należytej staranności, nie znajdziemy jej zarówno w ustawie o VAT, jak i żadnych innych przepisach. Zasady logiki wskazują, że mowa o zachowaniu najwyższego stopnia kontroli kontrahenta oraz weryfikacji okoliczności towarzyszących zawarciu transakcji. Trzeba jednak zaznaczyć, że przytoczona definicja nie znajduje się w przepisach, stąd nie ma mocy wiążącej i nie obowiązuje wszystkich przedsiębiorców.
Ministerstwo Finansów i Krajowa Administracja Skarbowa korzystając z konsultacji społecznych, przygotowały dokument kierowany dla urzędników skarbowych, który pozwala ocenić, czy przedsiębiorca dokonał należytej staranności. Dokument znany jest pod nazwą Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych i określa, jak powinien działać każdy przedsiębiorca, który:- zaczyna współpracę z nowym kontrahentem (dotyczy również współpracy z dotychczasowym kontrahentem, ale w nowej branży czy o innym profilu),
- kontynuuje współpracę z kontrahentem.
Weryfikacja kontrahenta przed rozpoczęciem współpracy
Jeszcze zanim dojdzie do nawiązania współpracy z nowym kontrahentem, trzeba zacząć od sprawdzenia formalnego statusu firmy.W tym celu wystarczy sprawdzić podane poniżej rejestry:
- Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEiDG) lub Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) – można sprawdzić, czy dany kontrahent jest zarejestrowanym podmiotem gospodarczym,
- Portal Podatkowy – można zweryfikować, czy kontrahent jest jednocześnie podatnikiem VAT,
- Biała Lista Podatników VAT – mowa o potocznej nazwie, jaką określa się rejestr podatników VAT. Funkcjonuje na takich samych zasadach, jak wyszukiwarka. Zainteresowana osoba może uzyskać potrzebne informacje na temat przedsiębiorców, którzy zarejestrowali się jako podatnicy podatku VAT. Można również uzyskać informację, że dany podatnik został wykreślony z rejestru oraz o tym, że dany przedsiębiorca nigdy nie był zarejestrowany jako podatnik VAT. Biała lista to skuteczny sposób, żeby sprawdzić, numer rachunku bankowego do uregulowania transakcji wartości przekraczających 15 000 zł.
Nawiązując współpracę, trzeba bezwzględnie skontrolować umocowanie osób reprezentujących kontrahenta (takie informacje są podane w CEIDG oraz KRS). Można zażądać od kontrahenta koncesji albo zezwoleń związanych z towarami, które stanowią przedmiot przyszłej transakcji.
PRZYKŁAD 1Pani Anna zmienia swoją niewielką kafejkę, która do tej pory funkcjonowała przy potężnym biurowcu i w jej ofercie pojawią się również usługi cateringowe. Pani Anna od wielu lat nabywała napoje bezalkoholowe w jednej hurtowni, jednak od teraz chce również sprzedawać wysokoprocentowe alkohole. Mimo iż pani Anna współpracuje z firmą od wielu lat, to nigdy wcześniej nie zamawiała takiego asortymentu, zaczyna współpracę na nowym gruncie. W takiej sytuacji powinna zacząć od sprawdzenia zezwolenia na obrót hurtowy napojami alkoholowymi powyżej 18% zawartości alkoholu albo samodzielnie sprawdzić status zezwolenia na stronie: https://dane.gov.pl/pl/dataset/1191 (weryfikacja wszystkich przedsiębiorców mających zezwolenie na handel hurtowy napojami alkoholowymi).
Kryteria transakcyjne a prawo do odliczenia VAT
Udział w transakcji, w której doszło do oszustwa albo nadużycia w VAT to pierwszy powód, żeby odmówić odliczenia naliczonego podatku (takie stanowisko przedstawia wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej w sprawie C-277/14) i nie ma większego znaczenia, czy działanie było świadome, czy przypadkowe. Kryteria transakcyjne powinny momentalnie zwrócić uwagę przedsiębiorcy,, gdyż to jedna ze wskazówek, że bierze udział w oszustwie związanym z podatkiem VAT. To właśnie okoliczności transakcyjne są brane pod uwagę przez urzędników w momencie weryfikacji, czy przedsiębiorca wykazał się należytą starannością związaną z podatkiem VAT.
Jeżeli przedsiębiorca bez własnej wiedzy stał się ofiarą oszustwa w VAT, a przy tym starannie zweryfikował nowego kontrahenta, to nie musi obawiać się odebrania mu prawa do odliczania podatku. Takie stanowisko zostało potwierdzone w wyrokach Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE), np. wyrok z dnia 12 stycznia 2006 r. w sprawach połączonych C-354/03, C-355/03 i C-484/03.Jak zawierać transakcje, aby uniknąć ryzyka gospodarczego?
Ryzyko gospodarcze zostaje ograniczone przy zawieraniu odpowiedniej współpracy. Każda firma funkcjonująca na rynku zmierza do maksymalnego ograniczenia ryzyka, a przy tym osiągnięcia jak najwyższego zarobku. To podstawowe zasady obrotu gospodarczego. Nawiązanie współpracy z nowym kontrahentem nie powinno budzić wątpliwości, pod warunkiem że zarobek nie jest zbyt łatwy, a warunki współpracy naciągane, szczególnie kiedy porównamy ze standardami obowiązującymi w danej branży.
PRZYKŁAD 2Pan Tomasz prowadzi firmę sprzedającą odzież dziecięcą. Szukając nowego kontrahenta, pan Tomasz uzyskał propozycję współpracy od firmy Y, która zaoferowała, że sprzeda swój towar za 100 000 zł, a następnie firma Z odkupi go za 150 000 zł. Pan Tomasz ureguluje opłatę za towar w firmie Y, kiedy firma Z przeleje pieniądze. Omawiana sytuacja nie wiąże się z żadnym ryzykiem, nie wiemy również, dlaczego firma Y nie chce uregulować transakcji sprzedaży bezpośrednio z firmą Y, ale skorzystanie z pośrednictwa pana Tomasza nie jest działaniem niezgodnym z prawem.
Sztuczny podział wartości transakcji i wpłata gotówką
Posiłkując się art. 19 pkt 2 ustawy Prawo przedsiębiorców, dowiadujemy się, że płatność za każdą jednorazową transakcję, które wartość przekracza 15 000 zł (nie ma znaczenia, jaka jest liczba wynikających z niej płatności) musi zostać wykonana z wykorzystaniem rachunku bankowego. W takiej sytuacji wielu przedsiębiorców decyduje się na podział transakcji na mniejsze kwoty. Działanie ma na celu ominięcie omówionych zasad, jednak jest sprzeczne z przyjętymi zasadami.
Określenie „jednorazowa transakcja” nie zawsze jest dobrze zrozumiała dla przedsiębiorców. Szczególnie gdy mamy do czynienia z usługami, a nie sprzedażą towaru. Zastanówmy się, czy przedsiębiorcy wykonujący na rzecz drugiego kontrahenta regularnie/cyklicznie jednakowe usługi, wykonuje transakcji jednorazowej czy też nie? Opinię w tej sprawie wyraził Szef KAS w dniu 20 listopada 2019 roku (sygn. DPP13.8221.189.2017.CPIJ). Z interpretacji wynika, że określenie jednorazowy nie jest powiązane z liczbą płatności, ale warunkuje wymóg powiązania konkretnych świadczeń w ramach jednego stosunku umownego.
PRZYKŁAD 3Pani Julia jest właścicielką sklepu i zdecydowała się podpisać z jednym z dostawców umowę, której przedmiotem jest dostarczanie co miesiąc przez 12 miesięcy towary o wartości 10 000 zł. Rozliczenie również będzie odbywać się miesięcznie. Kwota każdorazowej płatności będzie mniejsza od 15 000 zł, ale muszą być regulowane z wykorzystaniem konta bankowego ze względu na fakt, że jednorazowa transakcja będzie kwotą wyższą od 15 000 zł.
Wpłata na rachunek bankowy, który nie znajduje się na tzw. Białej liście
Płatności równe albo przewyższające 15 000 zł muszą zostać uregulowane na rachunek bankowy, znajdujący się na białej liście. Jeżeli wybór padł na inny rachunek niż w wykazie to spore ryzyko dla przedsiębiorcy i powinien mieć tego świadomość. Omawiana sytuacja przekłada się na poniesienie solidarnej odpowiedzialności za zaległości podatkowe z kontrahentem (brak uregulowania należnego podatku VAT). Kwota do zapłaty może okazać się bardzo wysoka.
W przypadku, gdy przelew zostanie zrealizowany na rachunek, który nie został wpisany na Białą listę, przedsiębiorca w terminie 7 dni powinien przekazać tę informację do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla przedsiębiorcy. Zawiadomienie składa się w formularzu ZAW-NR.
Zapłata na dwa różne rachunki, rachunek zagraniczny albo należący do osoby trzeciej to działanie szczególnie niebezpieczne i sprzeczne z zasadami zachowania należytej staranności.Brak mechanizmu podzielonej płatności
Split payment określany również jako MPP, czyli mechanizm podzielonej płatności został wprowadzony 1 listopada 2019 roku. Art. 108a ust. 1a ustawy o VAT informuje, że płatności za towary albo usługi wskazane w załączniku nr 15 do ustawy o wartości większej niż 15 000 zł należy rozliczać przy pomocy mechanizmu podzielonej płatności. Rozliczanie zasadą Split payment odbywa się, chociażby w przypadku węgla, telefonów komórkowych, telewizorów, różnorodnych robót budowlanych i zimnych.Cena towaru albo usługi inna od ceny rynkowej
Jeżeli przedsiębiorca niespodziewanie otrzyma propozycję współpracy na bardzo korzystnych warunkach, które różnią się od cen przyjętych na rynku (nie chodzi o kontrahentów, którzy zawarli wieloletnią współpracę) powinien mieć świadomość podejmowanego ryzyka. Oczywiście, są też wyjątki od omawianych zasad i chodzi przede wszystkim o akcje promocyjne, które można potwierdzić publiczną ofertą, czyli nowe ceny są reklamowane na stronach internetowych czy w prasie.Nietypowy termin płatności
Termin płatności jest dostosowany do prezentowanej branży, czyli podanie każdego terminu niezgodnego z zasadami powinno wzbudzić wątpliwości.Korzystanie z fałszywych dokumentów
Kiedy dochodzi do oceny należytej staranności, urzędnicy sprawdzają, czy przedsiębiorca nie zaakceptował dokumentów urzędowych, które na pierwszy rzut oka nie wyglądają na prawdziwe (bez wymaganej wiedzy i umiejętności można stwierdzić, że są fałszywe). Na szczególną uwagę zasługują dowody i dokumenty, w których występują błędy zarówno w danych osobowych, jak i nazwie organu wydającego.Nieodpowiedni sposób kontaktowania z kontrahentem
Przez określenie nieodpowiedni sposób kontaktowania się rozumiemy sposoby, w których niemożliwe jest sprawdzenie tożsamości drugiej strony. Chodzi na przykład o komunikatory internetowe typu WhatsApp albo adres e-mail, który nie jest w żaden sposób związany z prowadzoną firmą.
Na uwagę zasługuje także sytuacja, kiedy przedsiębiorca ustanowił pełnomocnika wyznaczonego do konkretnej sprawy, a po nawiązaniu kontaktu, pełnomocnik nie wie, o co chodzi.Siedziba firmy w wirtualnym biurze albo miejscu, które nie wskazuje na prowadzenie DG
Wirtualne biura są w pełni legalne, jednak w sytuacji, gdy kontrahent podaje za siedzibę prowadzenia właśnie takie biuro, a przedmiot działalności wskazuje, że zajmowane miejsce powinno być o wiele większe, trzeba ostrożnie podejść do współpracy.Nietypowe zasady współpracy
Wszystkie działania sprzeczne z przyjętymi standardami powinny zwrócić uwagę. Mowa, chociażby o braku zgody na nabycie ubezpieczenia towaru sporej wartości albo brak zgody na standardowe kary umowne czy wręcz wprowadzenia bardzo wysokich, niespotykanych kar umownych. Jeżeli kontrahent proponuje odbiór towaru w dziwnym miejscu (na parkingu, na bocznej drodze zamiast w siedzibie firmy) to bardzo dziwna sytuacja i nie warto decydować się na taką współpracę).Brak umowy
Nie ma wątpliwości, że współczesny rynek działa prężenie i wielokrotnie nie ma czasu na przygotowanie umowy o współpracę, jednak wymaga się wtedy innej formy udokumentowania warunków transakcji (bardzo dobrze sprawdzą się uzgodnienia mailowe).Faktura uprawniająca do odliczenia VAT
Warunki, które spełnia każda faktura dająca prawo do odliczenia VAT, są wyznaczone ustawą o VAT.Przepisy wskazują, że zabrania się odliczenia VAT z faktury:
- wystawionej przez firmę, która nie istnieje (88 ust. 3a pkt 1),
- która dokumentuje transakcję niepodlegającą opodatkowaniu albo zwolnioną z podatku VAT (88 ust. 3a pkt 2),
- dokumentującej transakcję, której nie wykonano (88 ust. 3a pkt 4a),
- wystawionej na niewłaściwą kwotę (88 ust. 3a pkt 4b),
- dokumentującej czynności sprzeczne z prawem (bądź zmierzające do jego obejścia), niezgodne z zasadami współżycia społecznego albo kiedy oświadczenia woli związane z tymi czynnościami są nieprawdziwe – zgodnie z 58 i 83 Kodeksu Cywilnego (art. 88 ust. 3a pkt 4c).
Błędnie zweryfikowana faktura a konsekwencje w PIT
Jeżeli przedsiębiorca ureguluje fakturę, którą przygotowano sprzecznie z zasadami omówionymi w ustawie o VAT, rodzi to poważne konsekwencje w PIT. Ta kwestia dotyczy tylko transakcji większych od 15 000 zł oraz kwestię kosztów podatkowych w rozumieniu ustawy PIT.
Koszty uzyskania przychodu nie mogą zostać wzbogacone w część płatności, która:- jest wykonana w inny sposób niż z wykorzystaniem rachunku bankowego albo na rachunek, który nie widnieje na białej liście,
- nie uwzględniła mechanizmu podzielonej płatności, nawet kiedy stosowny zapis znalazł się w fakturze.
Omówione zasady są zgodne z art. 22. Ust. 1 ustawy o PIT. Pamiętajmy, jeżeli przedsiębiorca niezgodnie z obowiązującymi zasadami doliczy do kosztów płatność wykonaną z gotówce, na inny rachunek, który nie widnieje na białej liście albo bez zastosowania mechanizmu podzielonej płatności staje przed obowiązkiem pomniejszenia kosztu uzyskania przychodu, a jeśli zajdzie taka konieczność to zwiększyć przychody w miesiącu, kiedy odbyła się płatność naruszająca przepisy.
Warto podkreślić, że ustawodawca przewidział tylko jedną sytuację, w której nie dojdzie do odebrania prawa do odliczenia podatku, nawet jeżeli płatność została uregulowana na inny rachunek niż na białej liście. Mowa oczywiście o przypadku, kiedy po wykonaniu przelewu w terminie 7 dni (art. 22p ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT) od zlecenia przelewu do naczelnika urzędu skarbowego właściwego sobie zostało dostarczone zawiadomienie omówione w art. 117ba § 3 pkt 2 Ordynacji podatkowej.
Jeżeli faktura zawiera błąd, niezbędna jest poprawa kosztów uzyskania przychodu.Korektę wykonuje się w podanych poniżej momentach:
- gdy korekta jest skutkiem ubocznym błędu rachunkowego albo innej oczywistej pomyłki, trzeba zmienić wartość kosztów w okresie rozliczeniowym, kiedy doszło do wystawienia faktury korygującej (15 ust. 4i ustawy o PIT),
- gdy korekta jest skutkiem błędu rachunkowego albo innej pomyłki, korekta kosztów jest wykonywana wstecz (musi znaleźć się w tym samym okresie, za który ujęto oryginalną fakturę).
Pan Tomasz otrzymał od kontrahenta fakturę w dniu 18 września 2022 roku. Kwota widniejąca na dowodzie to 10 000 zł i została zaliczona do kosztów za wrzesień 2022 roku. Faktura zawierała błąd, kwota była nieprawidłowa, pan Tomasz powinien uregulować inną należność. W dniu 7 listopada odbyło się wystawienie faktury korygującej, której podstawowym zadaniem było zmniejszenie kosztu zakupu do faktycznej wartości. W omawianej sytuacji pan Tomasz jest zobowiązany zaksięgować ją a okresie rozliczeniowym pasującym do oryginalnej faktury, co w naszym przykładzie oznacza wrzesień 2022 roku.
Dochowanie należytej staranności w VAT z punktu widzenia skarbówki
Wszystkie okoliczności towarzyszące ocenie należytej staranności w transakcjach krajowych mogą zostać poszerzone przez urzędnika. Zbadane mogą zostać dodatkowe okoliczności, które pozwolą sprawdzić, czy przedsiębiorca przestrzegał należytej staranności w VAT. W analizie urzędnicy muszą brać pod uwagę całokształt stanu faktycznego, a nie tylko wybrane okoliczności czy zdarzenie.
Data publikacji: 2023-02-09, autor: FakturaXL
