Prawie każda firma wystawia faktury. W tym celu potrzebuje programu do fakturowania. Jak wybrać dobry program do faktur? Na co należy zwrócić uwagę przy jego wyborze?
Najlepszy program do fakturowania – na co zwrócić uwagę?
Na rynku jest całe mnóstwo programów do fakturowania. Jednak nie wszystkie z nich muszą spełniać oczekiwania użytkowników. Dobry program musi być przede wszystkim prosty w obsłudze i powinien posiadać funkcje pozwalające szybko oraz sprawnie wystawić fakturę, takie jak na przykład:
automatyczne pobieranie danych kontrahentów z GUS – jest to ważna i przydatna funkcja, która pozwala zaoszczędzić czas i może wyeliminować ewentualne pomyłki we wpisie. Wystarczy uzupełnić odpowiednie pole wpisując NIP kontrahenta, a wszystkie dane z nim związane, w tym nazwa firmy, adres oraz dane kontaktowe zostaną automatycznie pobrane z GUS-u
wygodna i intuicyjna obsługa – program musi być prosty w obsłudze i przejrzysty tak, aby jego codzienna obsługa nie sprawiała żadnych problemów
możliwość wystawiania różnych rodzajów dokumentów – program powinien udostępniać wystawianie nie tylko prostych faktur, ale także innych rodzajów, takich jak: pro forma, duplikaty faktur, faktury zaliczkowe itp. Wymienione dokumenty wystawiane są rzadziej, ale zdarza się, że czasami taki też trzeba wystawić
limit faktur – wiele programów do fakturowania posiada pewien limit faktur, które można wystawić w danym miesiącu. Taka ewentualność dotyczy głównie programów darmowych. Lepiej jest wybrać program, który nie będzie ograniczony limitem faktur
możliwość wystawiania faktur z zerową stawką VAT – coraz więcej osób decyduje się na prowadzenie działalności za granicą i czasami konieczne będzie wystawienie faktury ze stawką VAT 0%, dlatego wybrany program do fakturowania powinien posiadać taką możliwość
możliwość wystawiania faktur w języku obcym – współpraca z zagranicznymi kontrahentami może wymagać wystawiania faktur w obcym języku, dlatego program do wystawiania musi posiadać taką opcję
edycja faktur – opcja potrzebna w przypadku popełnienia pomyłki podczas wystawiania dokumentu. Edycja daje możliwość dokonania poprawki.
Inne przydatne funkcje dodatkowe
integracja programu z innymi aplikacjami – bardzo wygodne i potrzebne rozwiązanie w przypadku, kiedy program do fakturowania może zostać zintegrowany z aplikacją do obsługi płatności. Daje możliwość uzyskania wiedzy, które faktury zostały opłacone bez konieczności ręcznego sprawdzania każdej płatności
weryfikacja kontrahenta – niektóre programy sprawdzają informacje na temat kontrahenta, jak np. takie czy dany kontrahent znajduje się na białej liście podatników VAT
możliwość edytowania wyglądu dokumentu – możliwość umieszczania na fakturach elementów identyfikujących firmę i przedsiębiorcę, jak np. logo własnej firmy na fakturze zamiast logo firmy oferującej program do fakturowania
obsługa księgowa – przy prowadzeniu jednoosobowej działalności gospodarczej dobrym rozwiązaniem wydaje się być program do faktur połączony z prowadzeniem prostej księgowości online.
Za wszystkie dodatkowe usprawnienia przedsiębiorca musi trochę więcej zapłacić, dlatego dobrze najpierw jest rozważyć, czy wszystkie funkcje są niezbędne.
Podsumowanie
Wybór odpowiedniego programu do fakturowania może dla niektórych przedsiębiorców okazać się problemem. Na rynku znajduje się wiele ofert. Poszukiwania odpowiedniego mogą zająć trochę czasu, a do tego nie ma pewności czy sprawdzi się on w firmie. Rozwiązaniem może być wersja darmowa, w przypadku której zapłata następuje dopiero po upływie bezpłatnego okresu próbnego. W sytuacji, kiedy program sprawdzi się można wykupić abonament roczny. Zapłata za cały rok z góry pozwala zaoszczędzić kilka złotych. Przykładem takiego programu do faktur jest Faktura XL, to proste, intuicyjne oprogramowanie dla małych i średnich firm, które działa w chmurze. Zapewnia komunikację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) oraz zgodność z RODO. Jest dostosowane do aktualnych przepisów i zawsze aktualne.
