Przedsiębiorcy, którzy nie zostali zwolnieni z obowiązku posiadania kasy fiskalnej mają obowiązek rejestrować sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zobowiązani są także do wystawiania i drukowania paragonów fiskalnych z kasy oraz wręczania ich kupującym. Czasami w wyniku oczywistej omyłki podatnik może wystawić niepoprawny paragon z błędną kwotą lub złą stawką VAT, czy nieprawidłową datą. Może też otrzymać zwrot towaru. Jak w takiej sytuacji należy ująć błędnie wystawiony paragon w książce przychodów i rozchodów?
Książka przychodów i rozchodów – księgowanie błędnych paragonów z kasy fiskalnej
Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób prywatnych oraz rolników ryczałtowych na kasie fiskalnej przez podatników wynika z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT. Przedsiębiorca, który ewidencjonuje obrót z zastosowaniem kasy rejestrującej musi zapisywać w księdze przychodów i rozchodów wszystkie dane jakie wynikają z raportów wygenerowanych z kasy. W rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zostały określone zasady obowiązujące przy ewidencjonowaniu przychodów w KPiR. Na podstawie przepisów zawartych w tym rozporządzeniu przedsiębiorcy rejestrujący sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej dokonują zapisów w księdze na podstawie dobowych lub miesięcznych raportów z kasy poprawionych o wartości mające wpływ na wysokość przychodu, takich jak np.:
reklamacja
zwroty ze sprzedaży
błędne paragony z kasy w związku z nabiciem złej stawki VAT
wymiana towaru na inny.
Sposób ewidencjonowania błędnie wystawionych paragonów z kasy
Czasami dokonane transakcje sprzedaży mogą zostać ujęte na kasie rejestrującej w nieprawidłowy sposób. Taka sytuacja może być związana np.: z błędnie wbitą stawką podatku VAT lub w sytuacji, kiedy klient zwraca towar, do którego wcześniej został wystawiony paragon. W par. 20 ust. 5 rozporządzenia w sprawie prowadzenia książki przychodów i rozchodów zostały wskazane zasady korygowania błędów na paragonach fiskalnych. Zgodnie z wymienionym przepisem dane zawarte w raportach dobowych lub miesięcznych poprawia się w sposób zbiorczy w oparciu o odrębną ewidencję. Taką ewidencję należy utworzyć w oparciu o wskazówki zawarte w par. 3 ust. 4 i 5 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących.
Zgodnie z tym przepisem podatnicy mają obowiązek utworzyć dwie odrębne ewidencje:
ewidencję zwrotów i reklamacji
ewidencję oczywistych pomyłek.
Jak wskazuje par. 3 ust. 4 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia kas rejestrujących w ewidencji zwrotów i reklamacji ujmuje się zwroty towarów i uznane reklamacje towarów oraz usług.
Ewidencja zwrotów powinna zawierać następujące dane:
datę sprzedaży
nazwę towaru lub usługi, która pozwala jednoznacznie zidentyfikować towar lub usługę bądź ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie nazwy
termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru bądź usługi
wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru bądź usługi będących przedmiotem reklamacji, a także wartość podatku należnego – przy zwrocie całości należności z tytułu sprzedaży
zwracaną kwotę (brutto) i odpowiadającą jej wartość podatku należnego – przy zwrocie części należności z tytułu sprzedaży
dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży
protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru bądź usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.
Do tak sporządzonej ewidencji należy dołączyć błędny paragon na podstawie, którego klient dokonał zwrotu towaru.
Przychód ujęty na podstawie łącznego raportu okresowego, a także zmniejszenie jego na podstawie ewidencji zwrotów lub pomyłek przedsiębiorca powinien oznaczyć w strukturze pliku JPK_V7 symbolem RO.
Ewidencja oczywistych pomyłek
Zgodnie z par. 3 ust. 5 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia kas rejestrującychpodatnicy mają obowiązek wprowadzenia do ewidencji oczywistych pomyłek informacji dotyczących błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży z uwzględnieniem danych o wartości sprzedaży brutto i wartości podatku należnego. Do tego powinni dołączyć krótki opis przyczyny oraz okoliczności popełnienia pomyłki oraz oryginał paragonu fiskalnego dotyczącego sprzedaży, przy której miała miejsce oczywista pomyłka.
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca prowadzi sklep z artykułami biurowymi. 10 lutego 2023 roku sprzedał towar na rzecz osoby prywatnej. Klient otrzymał paragon fiskalny dokumentujący sprzedaż. 16 lutego klient zareklamował towar i zażądał zwrotu pieniędzy. W jaki sposób przedsiębiorca powinien dokonać ewidencji zwrotu towaru?
Odpowiedź: Po uznaniu reklamacji przedsiębiorca powinien uwzględnić ją w ewidencji zwrotów i reklamacji oraz pomniejszyć miesięczny raport z kasy fiskalnej o kwotę reklamacji.
PRZYKŁAD 2 Przedsiębiorca przez pomyłkę wystawił na kasie fiskalnej paragon o wartości 500 zł brutto. Zamiast niej powinna być kwota 50 zł. Przedsiębiorca praktycznie od razu zauważył pomyłkę. W jaki sposób powinien ująć błędny paragon z kasy fiskalnej w książce przychodów i rozchodów?
Odpowiedź: Przedsiębiorca ma obowiązek ująć błędnie wystawiony paragon o wartości 500 zł w ewidencji oczywistych pomyłek. W następnej kolejności powinien wartość ewidencji wprowadzić do KPiR na ostatni dzień miesiąca ze znakiem minus, a na kasie fiskalnej powinien nabić prawidłową sprzedaż z poprawną kwotą.
Wskazany sposób postępowania zgodny jest ze stanowiskiem Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi. Potwierdzeniem jest interpretacja indywidualna wydana przez niego w dniu 8 lutego 2017 roku o sygn. akt 1061-IPTPP3.4512.712.2016.1.OS, w której stwierdził:
Ponieważ kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu), to korekta błędnych zapisów powinna być dokonywana za pomocą innych urządzeń księgowych. W takim przypadku należy prowadzić tzw. ewidencję korekt, z której musi dokładnie wynikać kwota korekty sprzedaży i podatku należnego. Ewidencja taka nie ma określonego wzoru, ale wskazane jest, aby zawierała co najmniej dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty, a zapisy w niej widniejące pozwalały na określenie prawidłowej kwoty obrotu i podatku.
