Czasami przedsiębiorcy z różnych powodów nie ujmują w ewidencji księgowej wszystkich faktur sprzedażowych i kosztowych. W związku z tym część podatników zastanawia się czy takie zapomnienie niesie ze sobą jakieś konsekwencje. Co może stać się, jeżeli przedsiębiorca nie zaksięguje faktury?
Dla przedsiębiorcy kosztem firmowym są wydatki spełniające definicję kosztów uzyskania przychodów. Jak wskazuje art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztem uzyskania przychodów są te wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania bądź zabezpieczenia ich źródła wyłączając z nich koszty wymienione w art. 23 ustawy o PIT (katalog wydatków bezwzględnie wyłączonych z kosztów podatkowych).
Niezaksięgowana faktura za zakup towarów i materiałów
Faktury za zakup towarów i materiałów jako pozostałe wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej muszą być ujęte w KPiR w dacie ich otrzymania lub najpóźniej przed przekazaniem ich do magazynu, przerobu bądź sprzedaży. Jeżeli tak się nie stanie to księga przychodów i rozchodów może zostać uznana za nierzetelną, gdyż zapisy w niej zawarte nie będą odzwierciedlały faktycznego stanu związanego z przebiegiem zdarzeń gospodarczych. Natomiast w sytuacji, kiedy przedsiębiorca nie ujmie w kosztach firmowych faktur dokumentujących inne pozostałe wydatki, które nie są związane z zakupem towarów handlowych i materiałów, a także z robocizną, to nie można uznać, że księga przychodów i rozchodów jest nierzetelna. W wyroku WSA w Szczecinie o nr. I SA/Sz 911/16 z dnia 19 października 2016 roku można przeczytać między innymi, że:
w sytuacji, gdy zostanie stwierdzona nierzetelność ksiąg (tj. dowiedzione zostanie ich prowadzenie w sposób nieodzwierciedlający rzeczywistości gospodarczej) bądź istotna ich wadliwość (tj. stwierdzone zostanie ich prowadzenie w sposób wysoce odbiegający od obowiązujących zasad) – to wówczas takie księgi tracą zakładany walor domniemania ich zgodności z prawdą. Organ podatkowy nie może bowiem uznać za dowód [...] ksiąg podatkowych, które są prowadzone nierzetelnie lub w sposób wadliwy.
Potwierdzeniem na to jest również inny wyrok wydany przez Naczelny Sąd Administracyjny nr II FSK 847/18 z dnia 17 października 2018 roku o treści:
Szczególną moc dowodową ksiąg podatkowych [...] interpretować należy jako zakaz określania w postępowaniu podatkowym elementów mających wpływ na wysokość podatku, bez uprzedniego odniesienia się w sposób uregulowany prawem do prowadzenia ksiąg w sposób nierzetelny lub wadliwy. Możliwość przyjęcia za podstawę rozstrzygnięcia innego stanu niż ten wynikający z ksiąg podatkowych, zachodzi dopiero wówczas, gdy domniemanie rzetelności ksiąg zostanie obalone w sposób przewidziany prawem. [...] W protokole z badania ksiąg, które okazały się nierzetelne lub wadliwe, należy wskazać, na czym polegają ewentualne uchybienia formalne świadczące o jej wadliwości lub też na czym polega nierzetelność, oraz określić, za jaki okres i w jakiej części odmawia się im szczególnej mocy dowodowej. Dla oceny czy księga jest rzetelna, decydujące znaczenie ma to, czy w oparciu o zapisy z niej wynikające można ustalić prawidłową podstawę opodatkowania, a więc czy zawiera prawidłowe zapisy dotyczące wszystkich zdarzeń mających wpływ na jej ustalenie.
Przedsiębiorca ujmuje pozostałe wydatki w książce przychodów i rozchodów jedynie na zasadzie przywileju, a nie obowiązku. W przypadku, kiedy pozostałe wydatki nie zostaną wykazane w kosztach podatkowych to podstawa opodatkowania zostaje zawyżona, a to z reguły przekłada się na wyższy podatek do zapłaty, dlatego w interesie przedsiębiorcy jest księgowanie wszystkich wydatków związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Zasadniczo warunkiem świadczącym o rzetelności księgi przychodów i rozchodów jest ujęcie w niej wszystkich wydatków związanych z zakupem towarów handlowych i materiałów oraz faktur dokumentujących koszty związane z robocizną. Przedsiębiorca musi wiedzieć, że prowadzenie ksiąg podatkowych w sposób nierzetelny oznacza, że popełnia on czyn zabroniony i tym samym podlega karze grzywny.
Prawo do odliczenia podatku VAT z faktur zakupowych
Zgodnie z przepisami podatnik ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktury zakupowej w okresie jej otrzymania lub w jednym:
z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych – rozliczenia miesięczne
z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych – rozliczenia kwartalne.
Warunkiem skorzystania z takiej możliwości jest fakt, że zakupione towary lub usługi służą do wykonywania czynności opodatkowanych VAT. W sytuacji, kiedy podatnikowi nie uda się dokonać odliczenia podatku w wyżej wymienionych terminach to zgodnie z nowelizacją ustawy o VAT w związku z wprowadzeniem SLIM VAT 2 będzie to możliwe poprzez korektę pliku JPK_V7 za miesiąc lub kwartał, w którym podatnik posiadał jeszcze takie prawo.
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca rozlicza koszty za pomocą metody kasowej. Podatek VAT rozlicza w okresach miesięcznych. We wrześniu otrzymał fakturę za dokonany wydatek firmowy. Nie ujął go od razu w ewidencji. Zaksięgował go dopiero w listopadzie. Czy w związku z tym przedsiębiorca ma prawo odliczyć podatek VAT od tej faktury?
Odpowiedź: W tej sytuacji przedsiębiorca ma jeszcze prawo dokonać odliczenia od wskazanej faktury w miesiącu listopadzie.
PRZYKŁAD 2 Przedsiębiorca rozlicza VAT kwartalnie. W lutym otrzymał fakturę kosztową. Czy będzie miał prawo do odliczenia w październiku?
Odpowiedź: Niestety nie będzie mógł już dokonać odliczenia, ponieważ fakturę otrzymał w I kwartale roku, a termin na odliczenie mija w III kwartale roku. W związku z tym chcąc odliczyć VAT od tej faktury powinien ująć ją w korekcie JPK_V7 składanej za I, II lub III kwartał.
Przedsiębiorcy nie mają obowiązku odliczania podatku VAT od faktur kosztowych. Mogą wykonać tę czynność na zasadzie dobrowolności. Jeżeli nie zdecydują się na odliczenie to taki nieodliczony podatek VAT nie jest kosztem podatkowym.
PRZYKŁAD 3 Pani Hanna rozlicza podatek VAT miesięcznie. W czerwcu zapomniała zaksięgować fakturę dokumentującą pozostałe wydatki. Czy będzie mogła ująć ją w kosztach bez konieczności sporządzania korekty, pomimo że upłynął termin na odliczenie VAT?
Odpowiedź: W tym przypadku termin na odliczenie podatku VAT upływa w sierpniu. Jeżeli więc pani Hanna chce ująć fakturę w kosztach firmowych to powinna zaksięgować ją w kwocie netto i jednocześnie ograniczyć ujęcie wydatku do roku podatkowego, w którym powstał koszt.
Konsekwencje wynikające z niezaksięgowania faktury sprzedaży
Przedsiębiorca ma obowiązek księgowania faktur sprzedażowych.
Obowiązek w podatku VAT Obowiązkiem przedsiębiorcy jest ujęcie każdej sprzedaży w dacie dostawy towarów lub w dacie wykonania usługi. Jeżeli otrzymał całość lub część zapłaty przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi to obowiązek podatkowy w VAT powstanie w chwili otrzymania płatności.
PRZYKŁAD 4 Przedsiębiorca sprzedał towary handlowe. Dostarczył je do nabywcy 24 listopada. Zapłatę zaś otrzymał 8 grudnia. W tej sytuacji obowiązek podatkowy w VAT powstanie w dniu dostawy, czyli 24 listopada, z uwagi na to, że miała ona miejsce przed otrzymaniem płatności.
PRZYKŁAD 5 Sprzedawca otrzymał zapłatę za towar 30 listopada. Towar dostarczył do nabywcy dopiero 11 grudnia. W tej sytuacji obowiązek podatkowy powstanie w dniu otrzymania zapłaty, czyli 30 listopada, bowiem była ona pierwsza przed dostawą.
Obowiązek w podatku dochodowym W przypadku podatku dochodowego za datę powstania przychodu uważa się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi bądź częściowego wykonania usługi, ale nie może to być później niż dzień:
wystawienia faktury
uregulowania należności.
Jeżeli faktura z danego okresu nie zostanie zaksięgowana to należy dokonać korekty. Jej rodzaj zależy od czasu, w którym został wykryty błąd oraz od częstotliwości rozliczania podatku VAT i PIT (miesiąc, kwartał).
PRZYKŁAD 6 Przedsiębiorca rozlicza się w okresach miesięcznych. W październiku znalazł niezaksięgowaną fakturę przychodową z sierpnia. Taką nierozliczoną fakturę powinien ująć w KPiR w miesiącu sierpniu oraz powinien dokonać przeliczenia zaliczki na podatek dochodowy za miesiąc sierpień.
PRZYKŁAD 7 Przedsiębiorca prowadzi rozliczenia w okresach kwartalnych. W grudniu zauważył, że nie ujął w ewidencji faktury sprzedażowej za miesiąc listopad. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest ujęcie faktury w formie korekty części ewidencyjnej pliku JPK_V7K. Podatek VAT z tej faktury zostanie rozliczony w części deklaracyjnej złożonej po zakończeniu kwartału. Samo ujęcie faktury w miesiącu listopadzie nie będzie miało żadnych konsekwencji w podatku dochodowym.
PRZYKŁAD 8 Przedsiębiorca zakończył całoroczne rozliczenie za 2022 rok. W 2023 roku zauważył, że nie zaksięgował kilku faktur przychodowych za 2022 rok. Co w takiej sytuacji powinien zrobić? Czy może dokonać księgowania znalezionych faktur w 2023 roku?
Odpowiedź: Niestety nie może, ponieważ faktury przychodowe można ujmować jedynie w tym roku, którego dotyczą. Pozostaje jedynie zaksięgowanie zaległych faktur i dopłacenie podatku dochodowego razem z odsetkami za 2022 rok.
Przedsiębiorca, który zauważy, że nie zaksięgował faktury z poprzedniego roku będzie musiał dokonać korekty błędu w księdze przychodów i rozchodów lub w ewidencji przychodów w przypadku ryczałtowców. Jeżeli tego nie zrobi to książka będzie pokazywała nieprawdziwą sytuację firmy. W takiej sytuacji w razie kontroli skarbowej organ podatkowy może upomnieć się o należny podatek razem z naliczonymi odsetkami i nałoży na przedsiębiorcę dodatkową karę. Jeżeli podatnik będzie musiał dopłacić podatek PIT i VAT, to najprawdopodobniej zobowiązany będzie również do wpłaty odsetek od nieterminowej zapłaty. Odsetek nie płaci się do kwoty 8,70 zł. Ich wysokość można obliczyć w kalkulatorze odsetek podatkowych.
Dzień dobry, prowadzę działalność gospodarczą jednoosobową. Niestety zapomniałam dać księgowej fakturę za prąd z września, a mamy już prawie listopad. Czy mogę mieć przez to problemy?
