Zagubienie faktury VAT kosztowej jest dość częstą sytuacją jaka może przytrafić się przedsiębiorcy. Część zagubionych faktur dotyczy okresu, który został już rozliczony. Jeżeli przedsiębiorca znajdzie fakturę po terminie, to co powinien z nią zrobić? Czy będzie mógł ją zaksięgować? Co mówią na ten temat przepisy?
Przedsiębiorcy rozliczając faktury na gruncie podatku dochodowego mogą wybrać jedną z dwóch dostępnych metod rozliczania kosztów w KPiR i stosować ją przez cały rok podatkowy. Podatnik może wybrać pomiędzy metodą uproszczoną, inaczej kasową, a metodą memoriałową. Metoda uproszczona – koszty ujmowane są w momencie ich poniesienia, a więc w dacie wystawienia faktury bądź innego dokumentu księgowego, np. polisy lub umowy. W tym przypadku nie ma mowy o podziale na koszty pośrednio lub bezpośrednio związane z przychodem. Metoda memoriałowa – koszt należy zaksięgować w roku jego faktycznego poniesienia. W jej przypadku podział kosztów następuje w oparciu o ich związek z uzyskanym przychodem:
koszty bezpośrednie, jak np. zakup towarów ujmuje się w roku podatkowym, w którym zostały uzyskane przychody im odpowiadające
koszty pośrednie ujmuje się w księdze podatkowej w dacie ich poniesienia. Dniem poniesienia kosztu jest dzień wystawienia faktury, rachunku bądź innego dokumentu księgowego, który będzie stanowił podstawę do jego zaksięgowania. Koszty pośrednie poniesione na przełomie roku należy podzielić proporcjonalnie do długości okresów, których dotyczą, ale tylko w sytuacji, kiedy trudno jest określić jaka część kosztów dotyczy danego roku.
Zgodnie z powyższym fakturę VAT na gruncie podatku dochodowego w zasadzie można zaksięgować w dacie wystawienia faktury lub w okresie późniejszym, ale musi to być w danym roku podatkowym.
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca dokonał zakupu materiałów biurowych. Sprzedawca wystawił i przekazał mu fakturę VAT w październiku. Jednak nabywca zapomniał ją zaksięgować. Dopiero w grudniu przypomniał sobie, że nie wykonał tej czynności. Czy będzie mógł zaksięgować odnalezioną fakturę?
Odpowiedź: Tak, przedsiębiorca będzie mógł dokonać księgowania odnalezionej faktury pod warunkiem, że poniesiony wydatek spełnia definicję kosztu uzyskania przychodu, czyli ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. W przypadku, kiedy okres rozliczeniowy za październik został zamknięty, to przedsiębiorca może zaksięgować fakturę w bieżącym okresie. Taka możliwość przysługuje mu do końca danego roku podatkowego.
Faktura kosztowa po terminie – podatek VAT
Zgodnie z przepisami każdy czynny podatnik VAT ma prawo odliczyć podatek od towarów i usług w okresie powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy lub w jednym z trzech następnych okresów rozliczeniowych przy rozliczeniu miesięcznym bądź w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych przy rozliczeniu kwartalnym. Należy pamiętać o zasadzie, że podatku VAT nie można odliczyć przed faktycznym otrzymaniem faktury lub dokumentu celnego.
PRZYKŁAD 2 Przedsiębiorca rozlicza podatek VAT w okresach miesięcznych. W miesiącu marcu otrzymał fakturę kosztową, którą zapomniał zaksięgować. Znalazł ją dopiero w czerwcu. Czy będzie mógł ją zaksięgować?
Odpowiedź: W opisanym przypadku przedsiębiorca może otrzymaną w marcu fakturę VAT ująć w rejestrze zakupów VAT w dacie otrzymania faktury lub w trzech następnych miesiącach. W związku z tym podatnik może ująć podatek z odnalezionej faktury w miesiącu marcu lub w kwietniu, maju bądź czerwcu.
PRZYKŁAD 3 Przedsiębiorca rozlicza VAT w okresach kwartalnych. W kwietniu otrzymał fakturę kosztową, której nie rozliczył i zapomniał o niej. Znalazł ją dopiero w lipcu. Czy będzie mógł ją zaksięgować i z jaką datą?
Odpowiedź: Przedsiębiorca otrzymał fakturę kosztową w kwietniu, czyli w II kwartale roku. W tej sytuacji ma prawo ująć podatek VAT w rejestrze zakupów VAT w dacie otrzymania faktury lub w dwóch kolejnych kwartałach. W związku z tym może ująć VAT w II, III lub IV kwartale roku.
