Od dnia 1 września 2019 r. przedsiębiorcy mają możliwość sprawdzenia swoich kontrahentów za pomocą tzw. białej listy podatników VAT, czyli wykazu przydatnych informacji o przedsiębiorcach, którzy są czynnymi podatnikami VAT. Biała lista zastąpiła wcześniej funkcjonujący wykaz podatników VAT zarejestrowanych, niezarejestrowanych, wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT.
Jest to elektroniczny wykaz przedsiębiorców prowadzony przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS), który umożliwia sprawdzenie wiarygodności kontrahentów, co ma duże znaczenie przy rozliczaniu podatku.
Dzięki Białej Liście można sprawdzić:
czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT
podstawy prawne dlaczego odmówiono mu rejestracji, dlaczego został wykreślony z rejestru, jak również informacje o przywróceniu go do rejestru podatników VAT
numer rachunku bankowego, który został zgłoszony w urzędzie i na który powinna być dokonana zapłata na rzecz kontrahenta.
Przedsiębiorca będący podatnikiem VAT zostaje wpisany na białą listę przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Wszystkie potrzebne informacje zostają pobrane z ogólnie dostępnych rejestrów. Jeżeli dane okażą się niepoprawne wtedy podatnik może wystąpić do szefa KAS z wnioskiem o ich poprawienie lub usunięcie.
Czy korzystanie z białej listy podatników VAT jest obowiązkowe?
Przedsiębiorcy nie mają obowiązku weryfikacji danych swoich kontrahentów z białej listy. Jednak jest to wskazane z powodu negatywnych konsekwencji wynikających z braku podatnika w wykazie. Przedsiębiorca może być posądzony o brak należytej staranności w związku z ustaleniem prawa do odliczenia podatku VAT, bez możliwości zaliczenia tego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Istnieje też ryzyko poniesienia odpowiedzialności solidarnej przez nabywcę, za zaległości sprzedawcy w części podatku VAT.
Rachunek bankowy zgłoszony do białej listy
Na białej liście znajdują się numery rachunków bankowych przedsiębiorców, na które powinny być dokonywane płatności jeżeli wartość transakcji przewyższa kwotę 15 000 tys. zł. Należą do nich konta, które zostały wpisane w CEIDG lub zostały podane w zgłoszeniu identyfikacyjnym/aktualizacyjnym NIP-8. Przy czym ważne jest, aby dany rachunek bankowy znajdował się w wykazie w dniu wykonania przelewu (dzień zlecenia przelewu, a nie dzień obciążenia rachunku nabywcy, czy uznania rachunku sprzedawcy). Jeżeli w wykazie będzie brak danego numeru rachunku, to podatnik nie będzie miał prawa ująć kosztu w rozliczeniu.
Wyjątek od zasady: Kwota ponad 15 000 tys. zł wpłacona na inny rachunek bankowy niż ten podany w wykazie będzie mogła być rozliczona w kosztach jeżeli wpłacający w terminie 3 dni od dnia zlecenia przelewu zgłosi ten fakt do urzędu skarbowego.
Inne informacje znajdujące się na białej liście
nazwa firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy
numer identyfikacji na potrzeby podatku jeżeli został przyznany
adres siedziby (tylko dla podmiotu niebędącego osobą fizyczną)
adres stałego miejsca prowadzenia działalności lub adres rejestracyjny jeżeli brak adresu stałego miejsca prowadzenia działalności (osoba fizyczna)
imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej bądź numery PESEL
imiona i nazwiska prokurentów wraz z numerami identyfikacji podatkowej lub numerami PESEL
imię i nazwisko lub nazwa firmy wspólnika, jego numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL
data rejestracji, odmowy rejestracji lub wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT
podstawa prawna rejestracji, odmowy rejestracji lub wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT.
Biała lista podatników – gdzie się znajduje ?
Wykaz podatników VAT znajduje się na stronie internetowej Ministerstwa Finansów oraz w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).
Sankcje dla przedsiębiorców za korzystanie z rachunków nie będących na białej liście
Od 1 stycznia 2020 r. wchodzą w życie sankcje za wykonywanie płatności powyżej 15 000 tys. zł na rachunki bankowe nie znajdujące się na białej liście.
Przedsiębiorca jeżeli wykona przelew na rachunek spoza wykazu nie będzie mógł:
zaliczyć wydatku do kosztów uzyskania przychodów
poniesie solidarnie ze sprzedawcą odpowiedzialność za VAT wynikający z tego tytułu.
Sankcji będzie mógł uniknąć jeżeli w terminie 3 dni powiadomi naczelnika urzędu skarbowego o fakcie wykonania przelewu na rachunek bankowy spoza białej listy.
W programie FakturaXL przedsiębiorcy mogą automatycznie zweryfikować poprawność numeru rachunku bankowego kontrahenta sprawdzając czy znajduje się na białej liście podatników udostępnionej przez Ministerstwo Finansów.
