Data wystawienia i data sprzedaży na fakturze, kiedy VAT i PIT?

Jednym z elementów występujących na fakturze jest data wystawienia faktury, a także data sprzedaży. Jakie znaczenie dla podatku PIT i VAT mają te dwie daty?

Czym jest data wystawienia faktury?

Zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT faktura powinna zostać wystawiona w terminie nie późniejszym niż do 15 dnia miesiąca następującego po wykonaniu usługi lub dostawie towaru. Taka sama zasada obowiązuje w przypadku:

• wystawiania faktur na rzecz osób prywatnych nieprowadzących działalności gospodarczej na podstawie wystosowanego przez nich żądania, jeżeli wcześniej sprzedaż została udokumentowana za pomocą paragonu
• wystawiania faktur zaliczkowych dokumentujących otrzymanie zaliczki w całości lub w części.

W przypadku zawarcia kilku transakcji w ciągu miesiąca z jednym kontrahentem, to istnieje możliwość wystawienia przez przedsiębiorcę jednej, zbiorczej faktury, która będzie dokumentowała wszystkie transakcje zawarte w tym miesiącu. 

PRZYKŁAD 1 
Przedsiębiorca w dniu 18 marca sprzedał klientowi kilka puszek farby. Klient przy zakupie zgłosił chęć otrzymania faktury VAT na dane firmy. Przedsiębiorca zastanawia się w jakim terminie powinien wystawić fakturę. 

Odpowiedź:
Jeżeli sprzedaż miała miejsce 18 marca, to przedsiębiorca powinien wystawić fakturę sprzedażową najpóźniej do dnia 15 kwietnia. 

Wystawianie faktur VAT - wyjątki

Od ogólnej zasady dotyczącej wystawiania faktur występuje kilka wyjątków, które wskazują, że dokument można wystawić w terminie nie późniejszym niż: 

• do 90 dnia licząc od daty wykonania czynności - czynności polegające na drukowaniu książek z wyłączeniem map, magazynów, czasopism drukowanych oraz ulotek z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b będących importem usług
• do 60 dnia licząc od daty wydania towarów - dostawa książek drukowanych z wyłączeniem map, magazynów, czasopism drukowanych oraz ulotek, dodatkowo w przypadku, kiedy umowa będzie przewidywała zwroty wydawnicze, to fakturę należy wystawić nie później niż do 120 dnia od daty pierwszego wydania towarów
• do 30 dnia licząc od daty wykonania usługi - usługi budowlane lub budowlano-montażowe
• 7 dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania - w przypadku niezwrócenia przez nabywcę opakowania zwrotnego objętego kaucją, jeżeli umowa nie będzie zawierała określonego terminu zwrotu opakowania, to fakturę będzie można wystawić w terminie nie późniejszym niż 60 dnia licząc od dnia wydania opakowania
• z upływem terminu płatności - w przypadku:
  • dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
  • świadczenia usług: telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
  • z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b ustawy, stanowiących import usług.

PRZYKŁAD 2
Zajęciem przedsiębiorcy jest drukowanie książek. 1 stycznia sprzedał 300 egzemplarzy. W jakim terminie będzie musiał wystawić fakturę VAT dla nabywcy?

Odpowiedź:
Faktura powinna być wystawiona w terminie 90 dni liczonych od zakończenia sprzedaży, czyli najpóźniej do 1 kwietnia. 

Faktura przedsprzedażowa

W szczególnych przypadkach zgodnie z art. 106i ust. 7 ustawy o VAT faktura może zostać wystawiona jeszcze przed sprzedażą. Najwcześniej na 60 dni przed. Do końca 2021 roku fakturę można było wystawić maksymalnie na 30 dni przed sprzedażą. Do wydłużenia terminu doszło na podstawie przepisów Polskiego Ładu.

Wcześniejsze wystawienie faktur VAT dotyczy:

• dokonanych dostaw towarów lub wykonanych usług
• otrzymanych w całości lub części zapłat przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usług.

Jeżeli faktura będzie zawierała informację jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy, to nie będzie można jej wystawić w wymienionym terminie, jeżeli będzie odnosić się do: 

• usług oraz dostawy towarów, dla których zostały ustalone następujące po sobie terminy płatności dla usług leasingu, najmu, dzierżawy, ochrony itp. Chodzi o przypadki wskazane w art. 19a ust. 3 oraz ust. 4 ustawy o VAT
• opłat za media zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, takich jak między innymi: 
  • dostawy energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
  • usługi telekomunikacyjne
  • usługi najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze
  • dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego. 

Jeżeli w momencie wystawiania faktury nie jest znana data dostawy towarów lub świadczenia usługi, to nie ma konieczności jej wykazywania. 

Data sprzedaży, a data wystawienia na fakturze

Zgodnie z art. 106e ustawy o VAT jednym z wymaganych elementów, które muszą znaleźć się na fakturze VAT jest data sprzedaży. Za taką uważa się datę dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi. Na dokumencie można wymiennie stosować oba określenia, jak data sprzedaży lub data dokonania dostawy czy data wykonania usługi. Jeżeli data wystawienia faktury jest taka sama co data sprzedaży, to zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy o VAT nie jest wymagane umieszczanie na dokumencie daty sprzedaży. Takie stanowisko potwierdza Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, który w interpretacji, nr sygn. ITPP3/443-188/14/AT z dnia 26 czerwca 2014 roku napisał: 

W przepisie art. 106e ustawy zawarto katalog informacji jakie winna zawierać faktura. I, tak, na podstawie ust. 1 pkt 6 tego artykułu, faktura powinna zawierać datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury.

PRZYKŁAD 3
Przedsiębiorca sprzedaje materiały biurowe. 15 lipca klient zakupił u niego towary i poprosił o wydanie faktury VAT. Czy przedsiębiorca musi na wystawianej fakturze VAT zawrzeć datę sprzedaży, jeżeli jest ona taka sama jak data wystawienia? 

Odpowiedź: 
Jeżeli daty sprzedaży i wystawienia są jednakowe, to nie ma potrzeby zamieszczania na dokumencie daty sprzedaży. Jednak, gdyby wystawca dokumentu taką umieścił, to nie jest to uznawane za błąd. 

Obowiązek podatkowy w PIT od przychodu z działalności gospodarczej

Za datę powstania przychodu z działalności gospodarczej uważa się dzień wydania towaru, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi bądź częściowego wykonania usługi, ale nie może to być dzień późniejszy niż dzień: 

• wystawienia faktury
• uregulowania należności.

W przypadku, kiedy strony dojdą do porozumienia, że będą rozliczać usługi w ustalonych okresach rozliczeniowych, ale nie rzadziej niż raz w roku, to wtedy za datę przychodu uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego wskazanego w umowie lub na wystawionej fakturze. Taki zapis zawiera art. 14 ust. 1 pkt 1e ustawy o PIT. 

PRZYKŁAD 4
Przedsiębiorca wynajmuje mieszkanie. Podpisał umowę z najemcą, w której strony ustaliły, że rozliczenia będą prowadzone kwartalnie. Co kwartał przedsiębiorca otrzymuje ustaloną kwotę czynszu na konto. Przedsiębiorca nie ma pewności, kiedy po jego stronie powstaje przychód. 

Odpowiedź:
W tym przypadku przychód po stronie przedsiębiorcy powstanie w ostatnim dniu kwartału, czyli ostatniego dnia okresu rozliczeniowego ustalonego w umowie. 

Obowiązek podatkowy w VAT od przychodu z działalności gospodarczej

Jak wskazuje art. 5 ustawy o VAT pod opodatkowanie podatkiem VAT podlegają następujące czynności: 

• odpłatne transakcje krajowe: dostawa towarów i świadczenie usług
• eksport towarów
• import towarów na terytorium kraju
• odpłatne transakcje krajowe w zakresie wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT)
• wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT).

Zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje w chwili dostawy towarów lub wykonania usługi z wyłączeniem: ust. 1a, 1b, 5 i 7-11, art. 14 ust. 6, art. 20, art. 21 ust. 1 i art. 138f.
W sytuacji, kiedy przedsiębiorca otrzyma całość lub część zapłaty jeszcze przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi, to obowiązek podatkowy powstaje w dniu otrzymania wskazanej kwoty (art. 19a ust. 6 ustawy o VAT). 

Podsumowanie

Jeżeli data sprzedaży i data wystawienia faktury są takie same, to nie ma potrzeby umieszczania na dokumencie daty sprzedaży. Wystarczy sama data wystawienia.

Data publikacji: 2023-02-10, autor: FakturaXL