Nie zawsze otrzymana faktura jest prawdziwa. Obecnie coraz częściej dochodzi do sytuacji wysyłania fałszywych faktur, co jest niezwykle niebezpieczną sytuacją, dlatego tak ważna wydaje się być weryfikacja dokumentów księgowych. W większości przypadków fałszywa faktura oznacza stratę pieniędzy w sytuacji, w której odbiorca opłaci nieprawdziwy dokument księgowy, dlatego zawsze przed zapłatą warto sprawdzić autentyczność danych zawartych na fakturze.
Przedsiębiorca powinien każdą otrzymaną fakturę zweryfikować pod kątem jej prawdziwości. Na początku warto spojrzeć na adres e-mailowy, z którego został wysłany dokument. Każda nieprawidłowość w adresie, jak np. literówki czy występujące ciągi liter trudne do odczytania powinny wzbudzić czujność odbiorcy. Poza tym prawdziwe faktury z zasady załączane są w formacie PDF. Każdy inny format wymaga dokładniejszego przyjrzenia się. Wszelkie wątpliwości co do autentyczności faktury zawsze warto zweryfikować z kontrahentem, czy na pewno to on jest wystawcą dokumentu. Dzięki temu można zapobiec wielu nieprzyjemnym sytuacjom, a przede wszystkim utracie środków pieniężnych. Fałszywe faktury głównie zawierają wirusy lub są próbą wyłudzenia pieniędzy za pomocą wykonania przelewu na konto oszusta. Autentyczność faktury można zweryfikować między innymi po sprawdzeniu podpisu elektronicznego. Natomiast nadawcę wiadomości można łatwo sprawdzić na podstawie certyfikatu ID.
Sposób weryfikacji fałszywej faktury VAT
Faktura VAT może zawierać podpis elektroniczny, który łatwo jest sprawdzić na podstawie zawartego w niej symbolu pieczęci lub jego odpowiednika. Jest to załącznik “smime.p7s”. Dobrym rozwiązaniem jest użycie programu przeznaczonego do weryfikacji podpisów elektronicznych, dzięki któremu można sprawdzić, czy dokument jest wiarygodny. Program niezwłocznie zauważy, że faktura jest fałszywa. Obsługa aplikacji jest prosta. Wystarczy otworzyć program, a następnie wybrać zakładkę „Narzędzia” i opcję „Weryfikuj dokument”. Weryfikacja trwa dosłownie chwilę.
Fałszywa faktura – jak postąpić?
Czasami może dojść do sytuacji, kiedy przedsiębiorca opłaci należność z faktury, która okaże się być fałszywa. Co należy wtedy zrobić? Przede wszystkim przedsiębiorca powinien:
zgłosić problem do firmy figurującej na fałszywej fakturze VAT jako sprzedawca i wystawca
poinformować o sprawie Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów
opcjonalnie może też przesłać informację o popełnieniu przestępstwa do Rządowego Zespołu Reagowania na Incydenty Komputerowe dokładnie opisując całe zdarzenie i dokument. Wspomniany zespół został utworzony pod patronatem Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji.
