Przedsiębiorcy mogą nagradzać pracowników różnymi benefitami. Do jednych z nich należy dofinansowanie do posiłków pracowniczych. Jednak nie każdy przedsiębiorca wie, że finansowanie posiłków dla pracowników może być objęte ulgą ZUS. Na czym polega ulga, jaka jest jej wysokość i kto może z niej skorzystać? Czy świadczenie jest dla pracownika przychodem, który podlega pod opodatkowanie podatkiem dochodowym PIT?
Dofinansowanie do posiłków pracowniczych – podstawowe informacje
Pracodawcy coraz częściej oferują swoim pracownikom posiłki regeneracyjne. W niektórych przypadkach wykupienie posiłków dla pracowników jest dla pracodawcy obowiązkiem wynikającym z przepisów BHP. Przedsiębiorca może też oferować je na zasadzie dobrowolności. Wszelkie kwestie związane z posiłkami oraz zasady na jakich powinny one być zapewnione pracownikom zostały zawarte w Kodeksie pracy. Zgodnie z przepisami posiłki regeneracyjne należą się przede wszystkim pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych. Taki posiłek jest świadczeniem nieodpłatnym, od którego nie jest naliczany podatek dochodowy ani składki ZUS.
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 roku i po aktualizacji we wrześniu 2023 roku
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej pracodawca, który finansuje w całości lub w części posiłki swoim pracownikom może odpisać od składki ZUS kwotę do 450 zł przypadającą na jednego pracownika. Przepis zawiera zapis mówiący, że:
wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu — do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 450 zł.
Kwota 450 zł nie może zostać wypłacona pracownikowi do tzw. ręki w formie ekwiwalentu pieniężnego z przeznaczeniem na jedzenie. Może jedynie stanowić formę miesięcznego dofinansowania w rozliczeniu na jednego pracownika. Taki stan rzeczy wynika z faktu, że pracodawca wypłacając pracownikowi ekwiwalent pieniężny nie ma pewności na jaki cel będą wydatkowane otrzymane środki.
Ulgą w składkach zusowskich objęte są wydatki ponoszone na posiłki zakupione w placówkach gastronomicznych oraz w placówkach handlowych, które mogą mieć postać:
bonów
talonów
kuponów
kart przedpłaconych
przeznaczonych na lunch pod warunkiem, że zostały wykorzystane wyłącznie na jedzenie.
Co należy rozumieć przez „placówkę gastronomiczną” i „placówkę handlową” oraz „posiłki”? Interpretacje organu ubezpieczeniowego
W przepisach pojawiają się takie pojęcia, jak „placówka gastronomiczna” i „placówka handlowa” oraz „posiłki”. Jednak zabrakło w nich wyjaśnienia co one dokładnie oznaczają i jak należy je tłumaczyć. Zostało przyjęte, że za „placówkę gastronomiczną” i „placówkę handlową” uważane są obiekty, w których świadczone są usługi gastronomiczne lub takie, w których odbywa się handel. Z kolei przez „posiłki” należy rozumieć przygotowane gotowe posiłki lub żywnościowe produkty przetworzone przeznaczone do spożywania. Pomimo takiego wytłumaczenia u niektórych przedsiębiorców nadal pojawiają się pewne wątpliwości związane z tymi zagadnieniami. W konsekwencji do ZUS-u wpływają wnioski o wydanie interpretacji rozstrzygających te kwestie.
Posiłki regeneracyjne – warunki
Posiłki regeneracyjne oferowane pracownikom przysługują im po spełnieniu określonych warunków pracy. Może je otrzymać pracownik, który wykonuje pracę:
pod ziemią
na otwartej przestrzeni w okresie od 1 listopada do 31 marca pod warunkiem, że energia produkowana przez organizm podczas wykonywania pracy fizycznej wynosi ponad 1 000 kcal u kobiet i 1 500 kcal u mężczyzn
kiedy temperatura jest niższa niż 100C lub kiedy wskaźnik obciążenia energetycznego (WBGT) jest wyższy niż 250C
kiedy wydatek energetyczny przekracza wartość 1 100 kcal u kobiet i 2 000 kcal u mężczyzn.
Posiłki regeneracyjne dla pracowników muszą spełniać określone normy dotyczące składu oraz kaloryczności, a więc muszą:
zawierać:
od 30% do 35% tłuszczów
od 50% do 55% węglowodanów
15% białek
pokrywać zapotrzebowanie energetyczne na przynajmniej 1 000 kcal.
Rozliczanie dofinansowania do posiłków regeneracyjnych w świetle składek ZUS
Par. 2 Rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zawiera wykaz przychodów, które nie są objęte podstawą wymiaru składek społecznych. Z zapisów tego rozporządzenia wynika, że wartość posiłków jakie pracodawca finansuje i udostępnia pracownikom do spożycia bez prawa do otrzymania ekwiwalentu na posiłki obejmuje zwolnienie od składek ZUS do wysokości, która od 1 września 2023 roku nie przekracza miesięcznie kwoty w wysokości 450 zł.
Przykłady interpretacji - omówienie
Za przykład może posłużyć pismo nr DI/100000/43/1006/2023 z dnia 29 listopada 2023 roku. Pismo jest odpowiedzią na pytanie zadane przez przedsiębiorcę dotyczące sposobu rozliczania zakupu kart lunchowych mających charakter kart przedpłaconych wydawanych przez bank. Za pomocą karty pracownicy mogą nabywać posiłki w placówkach gastronomicznych. Karty zostały wydane wyłącznie w celu nabywania posiłków w placówkach gastronomicznych. Dodatkowo na karcie znajduje się informacja mówiąca o tym, że karta uprawnia jedynie do nabywania posiłków. Przedsiębiorca uważa, że spółka nie ma obowiązku gromadzenia, ewidencjonowania i odbierania od pracowników paragonów fiskalnych dokumentujących zakup jedzenia z karty. W związku z tym nie ma nawet zamiaru wprowadzania dla pracowników takiego obowiązku. Niestety Zakład Ubezpieczeń Społecznych jest innego zdania. Stwierdził, że w opisanej sytuacji, kiedy pracownicy nie przedstawiają pracodawcy paragonów dokumentujących zakup posiłków, przedsiębiorca nie ma prawa skorzystać ze zwolnienia ze składek społecznych ZUS. Według organu ubezpieczeniowego zarówno pracownik jak i pracodawca mogą skorzystać ze zwolnienia ze składek społecznych, o którym mowa jest w rozporządzeniu tylko wtedy, kiedy będą w posiadaniu dowodów wskazujących na wykorzystanie środków zgodnie z zasadą wymienioną w rozporządzeniu. Oznacza to, że środki z bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych muszą zostać wydatkowane na podstawie właściwych dokumentów. Dodatkowo ZUS uważa, że bez kontroli ze strony pracodawcy istnieje ryzyko, iż karty mogą być wykorzystywane do innych celów niż nabycie posiłków co oznacza, że środki zdeponowane na nich będą wykorzystywane niezgodnie z przepisami. Z kolei interpretacja z dnia 4 stycznia 20124 roku nr pisma DI/100000/43/1133/2023 porusza przypadek, w którym zamiast kart lunchowych pracownicy otrzymali karty przedpłacone, za które mogli nabyć gotowe posiłki. Pracodawca nie wymagał od pracowników przekazywania mu paragonów, które potwierdzałyby rodzaj zakupionych posiłków. Zdaniem ZUS-u takie postępowanie jest nieprawidłowe i w tej sytuacji dofinansowanie do posiłków dla pracowników również nie będzie objęte zwolnieniem ze składek ubezpieczeń społecznych ZUS. Organ ubezpieczeniowy stwierdził, że jeżeli pracodawca nie zobowiązuje pracowników do gromadzenia, ewidencjonowania i przekazywania mu paragonów za zakupy dokonywane za pomocą karty przedpłaconej nie może stwierdzić, czy pracownik prawidłowo wykorzystuje środki z karty i faktycznie kupuje za nie posiłki. Bez posiadania paragonu, przedsiębiorcy trudno jest stwierdzić czy wszystkie przesłanki wymagane do uzyskania zwolnienia jakie przewiduje rozporządzenie zostały spełnione. Są to powody, dla których ZUS nie może zgodzić się z wnioskodawcą i uznać jego działania za prawidłowe.
Dofinansowanie do posiłków regeneracyjnych dla pracowników – zasady rozliczania w świetle ustawy o podatku dochodowym
Dobrowolne dofinansowanie przez pracodawcę do posiłków dla pracowników zgodnie z ustawą o podatku dochodowym stanowi przychód podlegający opodatkowaniu, co potwierdzają organy podatkowe w interpretacjach podatkowych. Dla pracownika przychodem wynikającym z zawartego stosunku pracy są wszystkie rodzaje wypłaty zarówno pieniężne jak i wartość pieniężna świadczeń w naturze, a także ekwiwalenty tych świadczeń. Przy czym należy zaznaczyć, że w tej sytuacji nie ma znaczenia źródło finansowania wypłat oraz świadczeń.
W szczególności za przychody uważa się:
wynagrodzenia zasadnicze
dodatki
nagrody
ekwiwalenty
inne kwoty
świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika
wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Katalog przychodów wynikających ze stosunku pracy jest katalogiem otwartym, czyli może zawierać wszelkie rodzaje wypłat, które przynoszą pracownikowi zwiększenie jego majątku
Interpretacja nr 0112-KDIL2-1.4011.594.2003.2.DJ z dnia 18 sierpnia 2023 roku
O wydanie powyższej interpretacji wnioskował przedsiębiorca, który dla pracowników zakupił usługę cateringową. Wnioskodawca zapytał się, czy sfinansowanie przez niego posiłków dla pracowników jest dla pracownika przychodem podlegającym pod opodatkowanie podatkiem dochodowym. Przedsiębiorca jest zdania, że uzyskany na tej podstawie przychód nie powinien podlegać opodatkowaniu. Jednak Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej nie zgodził się z wnioskodawcą i uważa, że nie ma on racji. Swoje stanowisko uzasadnił między innymi w ten sposób. Finansowany przez pracodawcę wydatek na posiłek stanowi dla pracownika korzyść, ponieważ i tak musiałby on kupić sobie jedzenie. Nie ma znaczenia czy będzie w tej chwili w pracy, czy w domu. Oznacza to, że kwota wydatkowana przez pracodawcę na zakup posiłków dla pracowników stanowi dla nich przychód podlegający pod opodatkowanie podatkiem dochodowym PIT. Pracodawca jako płatnik ma obowiązek obliczyć, pobrać i odprowadzić do urzędu skarbowego zaliczkę na podatek dochodowy od takiego świadczenia.
