Osoby prowadzące działalność gospodarczą czasami finansują zakupy niektórych przedmiotów do firmy za pomocą leasingu finansowego lub operacyjnego. Każdy z nich wywołuje inne konsekwencje podatkowe. Faktury otrzymane za leasing operacyjny powinny zostać ujęte w KPiR o ile przedsiębiorca zobowiązany jest taką prowadzić. Pewne wątpliwości może wzbudzać jedynie sposób rozliczania takich faktur, zwłaszcza jeżeli dokument zawiera datę wystawienia inną niż data sprzedaży, które dotyczą dwóch różnych miesięcy.
W przypadku leasingu finansowego do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć raty leasingowe na samochód w części odsetkowej.
Leasingowany pojazd może zostać ujęty w ewidencji środków trwałych i może zostać amortyzowany w czasie za pomocą:
liniowej metody amortyzacji – stosuje się stawkę amortyzacji w wysokości 20% rocznie co oznacza, że samochód będzie amortyzowany przez okres 5 lat
indywidualnej metody amortyzacji – stosuje się ją, jeżeli leasing dotyczy samochodów osobowych uznanych za używane lub ulepszone. Maksymalnie można zamortyzować 40% w ciągu roku co oznacza, że samochód będzie amortyzowany przez 2,5 roku.
Leasing operacyjny jako jedna z form finansowania zakupu składnika majątku
Przedsiębiorcy najczęściej finansują zakup przedmiotów firmowych za pomocą leasingu operacyjnego. Cały czas podczas trwania umowy leasingowej zakupione towary ujęte są w środkach trwałych leasingodawcy co oznacza, że przedsiębiorca jako korzystający nie ujmuje przedmiotu w ewidencji własnej środków trwałych i nie amortyzuje go w czasie. Podmiotem uprawnionym do dokonywania odpisów amortyzacyjnych jest leasingodawca. Natomiast przedsiębiorca ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu raty leasingowe oraz opłatę wstępną. Do rozliczania leasingu w KPiR służy metoda memoriałowa lub kasowa.
Leasing operacyjny – podatek dochodowy
Dla przedsiębiorcy leasing operacyjny jest kosztem pośrednim w prowadzonej działalności gospodarczej. Wydatki ponoszone w związku z leasingiem ujmuje się w PKPiR i rozlicza wg wybranej metody rozliczania kosztów. Przedsiębiorca ma do wyboru metodę memoriałową i kasową. W Książce przychodów i rozchodów mogą zostać zaksięgowane również koszty eksploatacyjne związane z leasingowanym pojazdem, takie jak: zakup paliwa, przeglądy lub naprawy z uwzględnieniem sposobu wykorzystywania samochodu. Przedsiębiorca musi zdecydować czy będzie użytkował pojazd tylko w firmie czy raczej będzie on służył do celów mieszanych, czyli firmowych i prywatnych.
Rozliczanie kosztów za pomocą metody memoriałowej
Przy wykorzystaniu metody memoriałowej wydatek może być rozliczany przez dwa lata podatkowe i powinien zostać dopasowany do kosztów uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczy. W tym przypadku koszty dzielą się na:
koszty bezpośrednie – koszty bezpośrednio związane z uzyskaniem przychodu
koszty pośrednie – pozostałe poniesione koszty.
Moment poniesienia kosztu przypada na dzień wystawienia faktury lub innego dowodu na podstawie, którego możliwe jest jego zaksięgowanie. Dokładne informacje, w którym momencie koszty powinny zostać ujęte w ewidencji można znaleźć w ustawie o PIT, a dokładniej w art. 22 ust. 4 ustawy, w którym można przeczytać, że:
Koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione, z zastrzeżeniem ust. 5, 6 i 10”, czyli jeżeli przedsiębiorca wybrał: • metodę kasową - wydatki należy ująć tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione • metodę memoriałową – wydatki ujmuje się wg zasady, która mówi, że jeżeli dany wydatek obejmuje przykładowo dwa lata podatkowe, to powinien zostać ujęty w kosztach uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczy. Wynika to bezpośrednio z art. 22 ust. 5c ustawy, który wskazuje, że: Koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.
Faktura za leasing z tytułu korzystania z danego przedmiotu powinna zostać zaksięgowana w PKPiR w dacie wystawienia dokumentu. Podobnie jak i opłata wstępna, którą ujmuje się w książce podatkowej również w dacie wystawienia faktury. Takie stanowisko zajmują organy podatkowe, którego przykładem może być interpretacja indywidualna z dnia 23 czerwca 2017 roku, sygn. akt 0112-KDIL5.4010.57.2017.2.KS wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Można w niej przeczytać, że:
Wstępna opłata leasingowa warunkuje zawarcie umowy, czyli należy ją powiązać nie tyle z całą umową rozumianą w wymiarze czasowym, co z momentem jej zawarcia. Dotyczy ona nie tyle samego trwania usługi leasingu, lecz w ogóle prawa do skorzystania z niego. Zatem nie jest opłatą dotyczącą całego okresu trwania umowy leasingu. Stąd opłata ta jest wydatkiem jednorazowym, związanym z zawarciem umowy leasingu. Nie ma obowiązku rozliczania jej proporcjonalnie do okresu trwania umowy. Tym samym wstępną opłatę należy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów jednorazowo w dacie jej poniesienia.
Tak więc w przypadku opłaty wstępnej, która jest opłatą jednorazową nie ma znaczenia sposób rozliczania kosztów. Zawsze ujmuje się ją bezpośrednio w kosztach firmowych w dniu wystawienia faktury.
PRZYKŁAD 1 Firma A w lutym 2024 roku wzięła leasing operacyjny na zmywarkę do naczyń. W marcu firma leasingowa wystawiła fakturę za opłatę wstępną będącą częścią wartości zmywarki. Czy wartość kosztu z faktury za opłatę wstępną powinna zostać podzielona proporcjonalnie do okresu użytkowania sprzętu w firmie?
Odpowiedź: Niestety nie może być. W przypadku wydatku poniesionego na opłatę wstępną należy ująć pełną wartość opłaty w dacie wystawienia faktury. Opłata wstępna jest opłatą jednorazową, która nie podlega podziałowi w sposób proporcjonalny do okresu użytkowania. Nie ma znaczenia fakt czy koszty rozliczane są za pomocą metody kasowej, czy też memoriałowej.
W przypadku leasingu operacyjnego wziętego na samochód osobowy zaleca się zweryfikowanie daty zawarcia umowy leasingowej oraz wartości auta wskazanej w umowie leasingowej.
Faktura za leasing wystawiona na pojazd, a podatek VAT
W przypadku, kiedy pojazd, który zakupił przedsiębiorca został sfinansowany za pomocą leasingu, to podatnik może odliczyć podatek VAT w sposób, który zależy od tego jak jest on wykorzystywany w prowadzonej działalności gospodarczej. Jeżeli służy do celów prywatnych i służbowych, to w tej sytuacji podatnik ma prawo odliczyć podatek w wysokości 50% VAT od rat leasingowych oraz opłaty wstępnej. Jeżeli samochód wykorzystywany jest wyłącznie w prowadzonej działalności gospodarczej, to podatnik może odliczyć podatek VAT w wysokości 100%, ale musi pamiętać o dopełnieniu kilku obowiązków, jak:
zgłoszenie do urzędu skarbowego pojazdu, który będzie wykorzystywany w działalności na formularzu VAT-26
prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu
sporządzenie regulaminu wykorzystywania samochodu w działalności.
Leasing operacyjny – podatek VAT u podatnika VAT czynnego
Przedsiębiorca zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT korzystający z leasingu operacyjnego wziętego na dany przedmiot ma prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w takim zakresie w jakim dany przedmiot wykorzystywany jest w działalności gospodarczej. Prawo do odliczenia podatku VAT powstaje w momencie otrzymania faktury lub w jednym z dwóch kolejnych następujących po sobie okresach rozliczeniowych jednak nie może to być wcześniej niż dzień powstania obowiązku podatkowego u sprzedającego.
W sytuacji, kiedy przedsiębiorca nie będzie posiadał odpowiedniego dowodu księgowego lub faktura zostanie wystawiona na dane prywatne nabywcy, to nie ma możliwości odliczenia podatku VAT od takiego wydatku. W związku z tym, że obowiązek podatkowy z tytułu leasingu powstaje w chwili wystawienia faktury, to przedsiębiorca może ująć zakup w rejestrze zakupów VAT w dacie otrzymania faktury wystawionej za usługę leasingu. Faktura za leasing operacyjny powinna zostać ujęta w KPiR jako koszt w dacie wystawienia faktury, a w rejestrze VAT w dacie otrzymania faktury.
Leasing operacyjny – podatek VAT u nievatowca
Zgodnie z przepisami osoba zwolniona z zapłaty podatku VAT posiada możliwość ujęcia w kosztach firmowych wydatków poniesionych na leasing operacyjny w kwocie brutto. Wskazuje na to art. 23 ust. 1 pkt 43 ustawy mówiący, że osoba zwolniona z podatku VAT może zaliczyć podatek VAT naliczony do kosztów uzyskania przychodów.
PRZYKŁAD 2 Przedsiębiorca zwolniony jest z podatku VAT. W lutym 2024 roku podatnik zawarł umowę leasingową na zakup komputera do prowadzonej działalności gospodarczej. W marcu dotarła do niego faktura za pierwszą ratę leasingową. W jaki sposób podatnik powinien ująć taką fakturę?
Odpowiedź: Z uwagi na to, że przedsiębiorca nie jest podatnikiem VAT, to nie ma możliwości odliczenia podatku VAT od poniesionego wydatku, ale może wartość podatku od towarów i usług ująć w kosztach uzyskania przychodów. Otrzymaną fakturę za leasing operacyjny powinien ująć w PKPiR w pełnej kwocie brutto zgodnie z datą wystawienia faktury.
Leasing samochodu po 1 stycznia 2019 roku
Jeżeli przedsiębiorca otrzymał fakturę za leasing samochodu po 1 stycznia 2019 roku to zgodnie ze znowelizowanymi przepisami ustawy o podatku dochodowym opłaty leasingowe mogą zostać ujęte w kosztach uzyskania przychodu tylko do określonego limitu.
Do kosztów firmowych może zostać wliczona rata leasingowa w wysokości zależnej od wartości oraz rodzaju danego pojazdu:
do 150 000 zł – samochody spalinowe
do 225 000 zł – samochody elektryczne.
W przypadku, kiedy kwota będzie przekraczała powyższe wartości, to nie będzie mogła być ujęta w kosztach uzyskania przychodu. Jeżeli przedsiębiorca wykorzystuje samochód w sposób mieszany, czyli w części do celów prywatnych, a w części w działalności gospodarczej, to limit 150 000 zł będzie miał wartość netto + 50% nieodliczonego podatku VAT (samochody spalinowe). W przypadku przekroczenia limitu 150 000 zł, to rata leasingowa powinna zostać zaksięgowana wg proporcji wyliczonej w następujący sposób:
150 000 zł/wartość pojazdu x wysokość raty leasingowej
Leasing operacyjny – wykup
Po zakończeniu umowy leasingowej przedsiębiorca może wykupić użytkowany przedmiot leasingu do celów prywatnych lub firmowych.
Wykup przedmiotu leasingu prywatnie Przedsiębiorca, który wykupi przedmiot leasingu prywatnie nie ma możliwości odliczenia podatku VAT ani zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu. W przypadku wykupu pojazdu w celu prywatnym i jednocześnie podjęciu decyzji o użytkowaniu go również w działalności gospodarczej wydatki poniesione na użytkowanie samochodu będą mogły zostać ujęte w kosztach firmowych w wysokości 20% wartości kosztu, a podatek VAT będzie można odliczyć w wysokości 50%.
Wykup przedmiotu leasingu dla celów firmowych Jeżeli przedsiębiorca po zakończeniu umowy leasingu wykupi leasingowany przedmiot do prowadzonej działalności to powinien otrzymać fakturę VAT na podstawie, której będzie mógł ująć przedmiot w ewidencji środków trwałych lub ująć go bezpośrednio w kosztach firmowych i odliczyć podatek VAT naliczony. Czynny podatnik VAT ma prawo wpisać do ewidencji środków trwałych przedmiot, którego wartość przekracza 10 000 zł netto. W przypadku nievatowca będzie to kwota 10 000 zł brutto. Wartością początkową przedmiotu leasingu ujętego w ewidencji środków trwałych jest cena wykupu powiększona o koszty jakie przedsiębiorca poniósł w celu nabycia tego przedmiotu jeszcze przed wprowadzeniem go do środków trwałych.
