Samochód firmowy zostaje wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Jeżeli pojazd zostanie wprowadzony do majątku firmowego, przedsiębiorca jest zobowiązany do wyznaczenia sposobu, w jaki będzie z niego korzystał. Ma do wyboru używanie go tylko w celach firmowych albo w sposób mieszany, czyli w firmie oraz prywatnie. Jego wybór warunkuje metodę odliczania podatku VAT od faktur związanych z eksploatacją samochodu (może zastosować 50% albo 100% odliczenie). Sporo wydatków związanych z pojazdem może powiększyć koszty firmowe, ubezpieczenie jest jednym z nich.
Polisa ubezpieczeniowa w kosztach firmowych
Po zakupieniu pojazdu jednym z obowiązkowych wydatków z nim związanym jest polisa ubezpieczeniowa.
Art. 22 ustawy o PIT wskazuje, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu uzyskania przychodów albo zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów, z zastrzeżeniem, że koszty nie zostały wskazane w art. 23. Zgodnie z podaną zasadą, nabyta polisa ubezpieczeniowa pojazdu, z którego przedsiębiorca korzysta w prowadzonej firmie, może powiększyć koszty uzyskania przychodu.
W jaki sposób zaksięgować polisę ubezpieczeniową OC samochodu w KPiR?
Aby wydatek mógł zostać zakwalifikowany jako koszt firmowy, wymagane jest podpisanie z ubezpieczycielem polisy ubezpieczeniowej.
Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wskazuje, iż podstawowym dowodem sprzedaży umożliwiającym wprowadzenie wydatku do ewidencji jest faktura VAT. Po podpisaniu umowy z ubezpieczalnią przedsiębiorca nie ma przeciwwskazań, aby zaksięgować wydatek na podstawie polisy.
Zgodnie z rozporządzeniem przedsiębiorca może wprowadzać do kosztów uzyskania przychodów wydatki potwierdzone innymi dowodami księgowymi. Wymagane jest, aby w dowodach występowały następujące elementy:- informacja o stronach transakcji,
- data wystawienia dowodu oraz data wykonania operacji — jeżeli daty się pokrywają, wystarczy wpisać ją jeden raz,
- informacje o przedmiocie operacji gospodarczej,
- podpisy stron biorących udział w transakcji razem z numerem pozwalającym na połączenie przygotowanego dokumentu z dokumentem księgowym.
Polisa OC w kosztach firmowych
Ubezpieczenie może zostać ujęte w KPiR z wykorzystaniem jednej z dostępnych metod rozliczania kosztów. Dostępna jest metoda kasowa oraz memoriałowa. Jak wygląda kwestia polisy obowiązkowej OC dla pojazdu firmowego?
Wybierając metodę kasową, przedsiębiorca wprowadza wydatek do kosztów w dniu podpisania polisy w pełnej kwocie. Nie ma znaczenia, jak długi jest okres podpisania umowy. Z kolei decydując się na metodę memoriałową, wydatek w pierwszej kolejności zostaje podzielony przez liczbę miesięcy, na jakie zawarto umowę, a dopiero później wyliczone wartości zostają wprowadzone do ewidencji.
PRZYKŁAD 1
Podatnik rozliczający się na podstawie metody kasowej w dniu 10 października 2022 roku podpisał z towarzystwem ubezpieczeniowym polisę OC. Umowa została zawarta na jeden rok. Przedsiębiorca zastanawia się, w jaki sposób powinien zaksięgować polisę ubezpieczeniową pojazdu?
Zgodnie z obowiązującymi zasadami, przedsiębiorca powinien ująć polisę w pełnej kwocie w kosztach na dzień 10 października 2022 roku. Fakt, iż polisa obowiązuje zarówno w 2022 roku, jak i 2023 roku nie odgrywa żadnego znaczenia.
W sytuacji, kiedy do rozliczeń kosztów zastosowano metodę memoriałową, przedsiębiorca musi mieć świadomość, iż jest ona bardziej skomplikowana i pracochłonna niż metoda kasowa. Decydując się na metodę memoriałową, wydatki są wprowadzane do ewidencji w dacie poniesienia wydatku, ale najbardziej istotny jest okres, na jaki podpisano umowę. Gdy polisa obowiązuje na przełomie roku, niezbędne jest podzielenie wydatku w sposób proporcjonalny do długości okresu, na który go zawarto.
PRZYKŁAD 2
Przedsiębiorca rozlicza koszty na podstawie metody memoriałowej. W dniu 1 lutego 2022 roku zawarł z towarzystwem ubezpieczeniowym polisę OC na kwotę 1 200 zł. Polisa obowiązuje przez jeden rok. W jaki sposób należy zaksięgować polisę ubezpieczeniową pojazdu?
Obowiązkiem przedsiębiorcy jest przyporządkowanie długości okresów, na jakie obowiązuje polisa w danym roku, czyli 11 miesięcy w 2022 roku oraz jeden miesiąc w 2023 roku.
1200 zł/12 miesięcy = 100 zł.
100 zł x 11 miesięcy = 1 100 zł — to koszty w 2022 roku,
100 zł x 1 miesiąc = 100 zł — to koszty w 2023 roku.
Wydatki związane z nabyciem polisy muszą zostać wprowadzone do kolumny 13 KPiR.
W jaki sposób zaksięgować polisę dodatkową samochodu firmowego?
Polisa obowiązkowa pojazdów firmowych, znana powszechnie jako OC może zostać w pełnej kwocie wprowadzona do kosztów podatkowych. Sytuacja jest nieco inna, kiedy mowa o ubezpieczeniu dobrowolnym, czyli AC, wtedy trzeba przestrzegać limitu wyznaczonego przez ustawodawcę w wysokości 150 000 zł. Limit jest dedykowany samochodom osobowym.
Kwota ubezpieczenia dowolnego wprowadzona do kosztów firmowych jest uwarunkowana wartością pojazdu podlegającego polisie. Gdy wartość pojazdu nie przekracza 150 000 zł, do kosztów wprowadza się pełną kwotę polisy. Gdy wartość pojazdu przekroczyła wyznaczony limit w kwocie 150 000 zł, wymagane jest obliczenie proporcji wydatku, który następnie wprowadza się do kosztów firmowych.
W celu obliczenia proporcji należy zastosować następujący schemat:
(150.000 zł / wartość pojazdu) * wartość polisy = kwota, która może zostać zaliczona do kosztów.
PRZYKŁAD 4
10 stycznia 2022 przedsiębiorca zawarł umowę ubezpieczenia AC samochodu firmowego. Jego wartość w dniu zawarcia umowy była równa 190 000 zł. Koszt polisy to 2 000 zł. W jaki sposób należy zaksięgować polisę ubezpieczeniową samochodu?
Wartość ubezpieczonego samochodu przekracza limit 150 000 zł, stąd niezbędny jest obliczenie proporcji kwoty, którą można w dalszej kolejności wprowadzić do kosztów.
(150 000 zł / 190 000 zł) x 2 000 zł = 1 578,95 zł.
W kosztach uzyskania przychodu może widnieć kwota 1 578,95 zł.
W jaki sposób zaksięgować polisę samochodu prywatnego?
Samochód może być używany zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych, w takim przypadku polisę OC również można ująć w kosztach uzyskania przychodu, nawet jeżeli pojazd nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych, ale trzeba pamiętać o wyznaczonym limicie.
Art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT wskazuje, że wydatki dotyczące bieżącego użytkowania pojazdu, który służy zarówno w prowadzonej działalności gospodarczej, jak i do prywatnych celów podatnika są kosztem uzyskania przychodu tylko w wysokości 20% ich wartości. To samo ograniczenie dotyczy składek na ubezpieczenie — zarówno OC, jak i AC.
W praktyce przedsiębiorca księguje tylko 20% wartości ubezpieczenia OC oraz AC. Stosowna kwota ma zostać wprowadzona w 13. Kolumnie KPiR, czyli pozostałe wydatki.
Polisy dobrowolnie nabyte dla pojazdów osobowych używanych w celach prywatnych także obowiązuje limit 20%.
PRZYKŁAD 5
10 stycznia 2023 roku przedsiębiorca podpisał umowę ubezpieczenia AC pojazdu prywatnego, z którego korzysta również w prowadzonej firmie. Koszt polisy to 1 800 zł. Czy przedsiębiorca może zaksięgować opłacone ubezpieczenie samochodu?
Polisa została wykupiona dla prywatnego samochodu używanego w działalności, dlatego niezbędne jest zastosowanie limitu wysokości 20%. Podatnik ma prawo wprowadzić do kosztów firmowych kwotę 360 zł (1800 zł x 20%).
Data publikacji: 2023-08-09, autor: FakturaXL
