Zmiana towaru handlowego na środek trwały

Sprzedawane przez przedsiębiorcę towary mogą zostać wprowadzone do ewidencji środków trwałych. Takie działanie jest praktykowane przez podatników, jednak czy jest ono zgodne z obowiązującymi przepisami?

Definicja towaru

Ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług zawiera definicję towaru. Towary to rzeczy oraz ich części, a także energia pod każdą postacią. Podatnik nabywający towary w celu odsprzedaży w swojej firmie osiąga zyski z obrotu towarami, co pozwala zakwalifikować towar jako towar handlowy.

Nabycie towaru handlowego jest dla przedsiębiorstwa kosztem firmowym, który w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów zostaje wprowadzony w kolumnie 10 – „zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu”.

W jaki sposób należy ujmować towary handlowe w PKPiR?

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów służy do dokumentowania dokonanej sprzedaży i kosztów uzyskania przychodu, zabezpieczenia bądź zachowania źródła przychodu.

Określenie towary handlowe odnosi się do wyrobów dedykowanych do sprzedaży w stanie nieprzerobionym. Do definicji zalicza się również produkty uboczne otrzymywane w trakcie pracy w specjalnej produkcji rolnej.

Wydatki ponoszone na nabycie materiałów i towarów handlowych zgodnie z cenami zakupu należy wprowadzić do kolumny 10 PKPiR, a koszty uboczne towarzyszące zakupom (między innymi koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze i inne) należy wprowadzić w kolumnie 11 PKPiR.

Nabycie materiałów i towarów handlowych musi zostać wprowadzone do księgi przychodów i rozchodów od razu po ich otrzymaniu, jednak nie później niż w dniu przekazania do magazynu, przerobu bądź sprzedaży.

Istotne informacje zawiera §16 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych jest wpisywany do księgi, z zastrzeżeniem §27, niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.

Podstawą wprowadzenia kosztów nabycia materiałów i towarów handlowych w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów jest faktura. Jeżeli dokument nie dotarł, wymagane jest przygotowanie dokładnego opisu przyjęcia, stanowiącego podstawę do zapisu w PKPiR. Kiedy faktura zostanie przekazana przedsiębiorcy, należy ją dołączyć do opisu. W przypadku, gdy kwota na fakturze jest inna od wartości zaksięgowanych materiałów i towarów, różnicę trzeba wpisać w księdze z datą uzyskania faktury.

Czy towar handlowy może zostać przekształcony w środek trwały?

Składnik majątku może zostać zakwalifikowany jako środek trwały, gdy spełnione zostaną wszystkie przesłanki:

• jest własnością albo współwłasnością podatnika,
• nabyto go albo wytworzono we własnym zakresie,
• jest kompletny oraz zdatny do użytku w dniu przyjęcia do firmy,
• planowany okres używania przekracza jeden rok,
• korzysta się z niego na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą bądź są dedykowane do używania zgodnie z umową najmu, dzierżawy bądź umową leasingu.

Zgodnie z przepisami, nic nie stoi na przeszkodzie, aby składnik majątku był wcześniej towarem handlowym, oczywiście, pod warunkiem że spełnione zostaną wymienione powyżej warunki.

Jeżeli towar handlowy zostanie przekształcony na środek trwały, konieczne jest przygotowanie odpowiedniego dowodu wewnętrznego.

W dokumencie muszą pojawić się wymagane informacje:

• kolejny numer dowodu wewnętrznego,
• data wystawienia,
• data operacji gospodarczej,
• przedmiot operacji gospodarczej wraz z wartością,
• podpis osoby uprawnionej do przygotowania dokumentu wewnętrznego.

Aby informacje podane w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów były poprawne, konieczne jest wykonanie zapisu korygującego, czyli zawierającego znak ”-„ w kolumnie 10 PKPiR albo stornowanie czerwonym kolorem. Wykonane działanie pozwoli zmniejszyć koszt zakupu towarów wprowadzonych do ewidencji środków trwałych, a następnie umożliwi jego amortyzację.

Przyjęcie środka trwałego do użytkowania w działalności

Kolejnym działaniem podejmowanym przez przedsiębiorcę jest przygotowanie dokumentu OT, który umożliwia zmianę towaru handlowego na środek trwały wprowadzony do ewidencji.

W dokumencie OT muszą znaleźć się następujące informacje:

• data przekazania środka trwałego do używania,
• wartość początkowa środka trwałego,
• rodzaj środka trwałego,
• zastosowana metoda amortyzacji,
• roczna stawka amortyzacji.

PRZYKŁAD 1
Pani Anna jest właścicielką sklepu oferującego sprzęt AGD i RTV. Wraz ze wzrostem liczby pracowników, zdecydowała się przygotować pokój socjalny wyposażony w lodówkę nabytą pierwotnie w celu sprzedaży klientom. Jakie działania powinna podjąć pani Anna?

Pierwszym krokiem jest przekształcenie towarów w środek trwały – należy przygotować dowód wewnętrzny, uzupełnić zapis korygujący w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, a na końcu przygotować dokument OT i wprowadzić lodówkę do ewidencji środków trwałych.

W jaki sposób amortyzować środek trwały, który był towarem handlowym?

Wartość początkowa środka trwałego to cena zakupu towaru handlowego. Z kolei amortyzacja odbywa się na takich samych zasadach, jak w przypadku pozostałych środków trwałych wprowadzonych do majątku firmy. Środek trwały zostaje wprowadzony do ewidencji, nie później niż w miesiącu przyjęcia środka trwałego do użytkowania. W tym czasie trzeba wyznaczyć metodę amortyzacji i roczną stawkę amortyzacyjną. Wyznaczone zasady stanowią podstawę do wykonywania odpisów amortyzacyjnych zmierzających do pomniejszenia wartości zakupu składnika majątku i zmniejszenia kosztów podatkowych. W praktyce bardzo często wykorzystywana jest jednorazowa amortyzacja, dzięki czemu do kosztów firmowych zaliczona zostanie pełna wartość zakupu składnika majątku w momencie wprowadzenia go do ewidencji środków trwałych.

Jednorazowa amortyzacja środków trwałych jest dedykowana do środków zaliczonych do grupy 3-8 KŚT - wyjątkiem są samochody osobowe - zgodnie z art. 22 k ust. 7-13 updof. Jednorazowy odpis amortyzacyjny nie może przekroczyć równowartości 50 000 EUR i jest określany jako pomoc de minimis. Jeżeli wartość składników majątku jest mniejsza od 10 000 zł, nie zostaje dodana do odpisów amortyzacyjnych.

PRZYKŁAD 2
Pani Justyna sprzedaje sprzęt elektroniczny rozliczany na zasadach ogólnych, a ewidencja jest uzupełniana w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów. W czerwcu 2023 roku zdecydowała się na zakup 10 laptopów - cena netto jednego to 5 000 zł.

Laptopy zostały przekazane do sprzedaży, dlatego kwotę 50 000 zł wprowadzono do kolumny 10 księgi. Po upływie 3 miesięcy, pani Justyna zdecydowała o przekazaniu jednego z laptopów zatrudnionemu pracownikowi - miał służyć do załatwiania spraw związanych z firmą. Od przedsiębiorcy wymaga się dokonania korekty zakupu jednego laptopa o wartości 5 000 zł w kolumnie 10 (ze znakiem -). Wymagane jest przygotowanie dowodu wewnętrznego potwierdzającego dokonane zmiany.

Laptop wprowadzony do ewidencji środków trwałych podlega amortyzacji, stanowiącej koszt uzyskania przychodów wprowadzany w kolumnie 13 Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, czyli „pozostałe wydatki”.

Oprócz amortyzacji jednorazowej przedsiębiorca może zastosować amortyzację liniową albo degresywną. Pierwszy odpis ma miejsce w miesiącu następującym po miesiącu, gdy środek trwały został wprowadzony do działalności gospodarczej.

Przekwalifikowanie towaru handlowego na środek trwały - jakie konsekwencje ma podjęte działanie?

Jeżeli towary handlowe staną się dla firmy środkiem trwałym, przedsiębiorca ma obowiązek pomniejszyć wartości wprowadzone w kolumnie 10 podatkowej księgi przychodów i rozchodów o cenę netto towaru.

Odpisy amortyzacyjne są wprowadzane do kolumny 13 Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów.

Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się na amortyzację liniową albo degresywną, wydatki poniesione na nabycie składnika majątku zostają rozliczone w czasie. Dla porównania towary handlowe są rozliczane w dniu ich otrzymania.

W trakcie klasyfikacji składnika majątku kluczowe znaczenie odgrywa jego przeznaczenie, wyznaczone przez podatnika. Aby przekwalifikować towar handlowy na środek trwały i na odwrót, niezbędne jest przygotowanie dowodu wewnętrznego zgodnie z rozporządzeniem ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 roku w sprawie prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. W dokumencie nie może zabraknąć informacji potwierdzających wykonaną operację.

Towary handlowe przekazane na osobiste potrzeby podatnika

Towary handlowe wprowadzone do Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów mogą zostać przekazane na potrzeby osobiste zatrudnionej osoby. W takiej sytuacji towar nie jest dłużej klasyfikowany jako koszt uzyskania przychodu, gdyż nie ma związku z firmą.

Dla podatników regulujących podatek dochodowy obowiązkowe jest przygotowanie dowodu wewnętrznego, stanowiącego podstawę do pomniejszenia kolumny 10 Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów - wprowadzona wartość towarów musi być zgodna z ceną nabycia.

PRZYKŁAD 3
Podatnik jest właścicielem sklepu spożywczego i korzysta ze zwolnienia z podatku od towarów i usług. Towary oferowane w swoim sklepie wielokrotnie zabiera z sobą do domu. Podejmowane przez niego działanie wymaga przygotowania dowodu wewnętrznego, stanowiącego podstawę do wyksięgowania z kolumny 10 Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów kwoty zakupu pobranego towaru. Jeżeli towary oferowane w sklepie służą do użytku osobistego, nie mogą zostać zakwalifikowane jako koszty firmowe. Dla podatników VAT dowód wewnętrzny nie wystarczy.

Art. 7 ust. 2 upto wskazuje, że przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów zakupionych przez przedsiębiorcę podlega opodatkowaniu. Mowa przede wszystkim o przekazaniu bądź zużyciu towarów na cele osobiste podatnika, bądź jego pracowników, wliczając do tego byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni oraz ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych oraz członków stowarzyszenia. Przedsiębiorcy mają obowiązek przygotowania dokumentu z naliczonym podatkiem VAT.

Podatnik wystawia dokument, gdy ma możliwość pomniejszenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od wykonanych czynności - zarówno w całości, jak i w części.

Jeżeli podatnik nie korzysta z tego prawa, naliczenie VAT nie jest obowiązkowe.

Dokument stanowiący dowód przekazania towarów musi zostać wprowadzony do rejestru sprzedaży i deklaracji VAT 7 po stronie sprzedaży. Na podstawie dokumentów można zmodyfikować zapisy w Księdze Przychodów i Rozchodów.

Towary handlowe jako darowizna

Art. 26 ust. 1 pkt 9 zapewnia podatnikowi prawo do odliczenia wybranych darowizn od dochodu, pod warunkiem że darowizna jest dedykowana na cele wyznaczone w art. 4 ustawy o działalności użytku publicznego, organizację wskazaną w art. 3 ust. 2 i 3 ustawy o działalności użytku publicznego, prowadzącym działalność użytku publicznego w sferze zadań publicznych wyznaczonych w niniejszej ustawie, celi oraz kultu religijnego (wysokości przekazanej darowizny nie przekracza kwoty odpowiadającej 6% dochodu w danym roku/za dany rok). 

Art. 23 ust. 1 pkt 11 updof nie pozwala przedsiębiorcom zakwalifikować wydatków ponoszonych na zakup towarów handlowych przekazanych w formie darowizny do kosztów firmowych. Podatnik, który przekazał towary handlowe jako darowiznę, jest zobowiązany do dokonania korekty kosztów w kolumnie 10 Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów - podjęte działania odbywają się na podstawie dowodu wewnętrznego bądź faktury wewnętrznej.

Należy mieć świadomość, iż podatnik VAT ma obowiązek uregulować podatek należny od darowizny do urzędu skarbowego.

Od przekazanej darowizny trzeba uregulować podatek dochodowy, a jego podstawą jest wartość towaru bądź usługi. Przedstawione zasady odnoszą się do darowizn mających przydatność i użyteczność, a nie towarów przecenionych, likwidowanych bądź przeterminowanych.

Przekazanie w formie darowizny własnych wyrobów gotowych i usług

Gdy przedsiębiorca jest producentem bądź usługodawcą, darowizną jest wyrób gotowy, który musi zostać udokumentowany inaczej niż darowizna towaru handlowego. Przekazana darowizna nie jest kosztem firmowym.

Aby wyznaczyć wartość darowizny, trzeba określić jednostkowy koszt wytworzenia wyrobu gotowego bądź usługi. Należy wyraźnie podkreślić, iż nie uwzględnia się ceny, po jakiej wyrób gotowy zostałby sprzedany. Na jednostkowy koszt wytworzenia składają się koszt zakupu materiałów, koszty uboczne zakupu, koszty wynagrodzeń zatrudnionych osób i pozostałe koszty. Kalkulacja stanowi podstawę do uzupełnienia wpisu w księdze podatkowej jako wydatek. Po przekazaniu darowizny,  kwota musi zostać skorygowana kolorem czerwonym albo ze znakiem minus.

Art. 7 ust. 2 pkt 2 uptu informuje, iż podatnik jest zobowiązany uregulować podatek od darowizny wyrobu gotowego. Podatek VAT jest naliczany od kosztu wytworzenia.

PRZYKŁAD 4
Producent mebli podjął decyzję o przekazaniu szafy na książki dla lokalnej szkoły.

Koszty wytworzenia wyrobu gotowego przedstawiają się następująco:

• 140 zł - materiały podstawowe i pomocnicze,
• 120 zł - wynagrodzenie zatrudnionych osób,
• 40 zł - inne wydatki.

Kiedy darowizna zostanie przekazana, podatnik ma obowiązek stornowania wydatków w kolumnie 10, 12 oraz 13.

Obowiązkiem podatnika jest wystawienie faktury wewnętrznej, do której dodaje 23% podatek:
140 + 120 + 40 zł = 300 zł + 23% = 369 zł.
Wartość darowizny musi zostać wykazana w ewidencji sprzedaży i w deklaracji VAT - należny podatek VAT o wartości 69 zł.

Przekazanie towarów pracownikom

Pracownik otrzymujący od pracodawcy towary handlowe uzyskuje wynagrodzenie w naturze, klasyfikowane jako wynagrodzenie ze stosunku pracy.

Wartość świadczeń w naturze zostaje wyznaczona z uwzględnieniem cen rynkowych wykorzystywanych w obrocie rzeczami tego samego rodzaju i gatunku. Należy wziąć pod uwagę ich stan oraz stopień zużycia, a także czas i miejsce ich uzyskania. Przychód musi zostać wprowadzony do listy płac.

Wartość wynagrodzenia pracowników w gotówce i naturze zostaje wprowadzona w kolumnie 12 Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów.

Podatek dochodowy nie jest regulowany od świadczeń rzeczowych i ekwiwalentów wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy.

PRZYKŁAD 5
Pracodawca jest właścicielem sklepu obuwniczego. Przekazał zatrudnionej osobie buty, których cena zakupu wynosiła 200 zł. W dniu przekazania butów przedsiębiorca jest zobowiązany wystawić dowód wewnętrzny, który posłuży do zaksięgowania na czerwono bądź ze znakiem minus wartości 200 zł  z kolumny 10 Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów tytułem przekazania towaru na potrzeby pracownika. W kolejnym kroku kwota zostaje wprowadzona do kolumny 13 pkpir - jest klasyfikowana jako wynagrodzenie w naturze.

Podatnicy VAT są zobowiązani do wystawienia faktury wewnętrznej, stanowiącej podstawę księgowania w rejestrze sprzedaży VAT.

Data publikacji: 2023-12-09, autor: FakturaXL