Zakup przed rejestracją działalności

Przedsiębiorcy jeszcze przed rozpoczęciem prowadzenia działalności gospodarczej już ponoszą pewne wydatki najczęściej związane z uruchomieniem firmy. Czy taki zakup przed rejestracją firmy można zaliczyć do kosztów i odliczyć VAT?

Wydatki przed rozpoczęciem działalności, a koszty podatkowe

Aby wydatek poniesiony przed rozpoczęciem działalności można było zaliczyć do kosztów podatkowych muszą być spełnione łącznie 3 warunki:

• wydatek powinien być poniesiony w celu uzyskania przychodu lub zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów z działalności (art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych)
• wydatek nie może być wymieniony w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (katalog 65 wydatków, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów)
• wydatek musi być prawidłowo udokumentowany (przedsiębiorca musi posiadać dowód księgowy).

Wydatki można zaksięgować w kosztach w dowolnym okresie. Ważne, aby był to ten sam rok podatkowy. 

Podstawowe dowody księgowe

• faktury VAT, bez VAT, VAT-marża, VAT RR, VAT MP
• faktury korygujące
• noty korygujące
• noty księgowe
• dokumenty celne
• dzienne zestawienia dowodów
• dowody opłat pocztowych i bankowych
• inne dowody opłat.

PRZYKŁAD 1 
Pani Halina zakupiła w kwietniu wizytówki firmowe. Działalność gospodarczą ma zamiar rozpocząć 2 czerwca. Czy taki zakup przed rejestracją działalności może być kosztem firmowym?

Odpowiedź: Nie ma przeciwwskazań, aby zakup wizytówek przed rozpoczęciem działalności zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Aby móc zaksięgować koszt pani Halina musi posiadać fakturę. Księgowanie może wykonać z datą rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej. 

Towary handlowe lub materiały podstawowe zakupione przed rozpoczęciem prowadzenia działalności nie podlegają księgowaniu. Należy je wykazać w spisie z natury na dzień rozpoczęcia działalności. Ich wartość należy wycenić na podstawie cen zakupu netto lub cen nabycia bądź cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, pod warunkiem, że są niższe od cen zakupu lub nabycia. 

Wydatki przed rozpoczęciem działalności, a podatek VAT

Obowiązujące przepisy ustawy o VAT nie zabraniają odliczenia VAT od zakupów przed rejestracją działalności. Odliczenia VAT należy dokonać w określonym okresie czasu, tzn. w okresie, w którym otrzymano fakturę VAT (kwartał lub miesiąc, zależy od wybranego sposobu rozliczania) lub w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych. Dokonane zakupy muszą mieć związek z wykonywaniem czynności opodatkowanych. 
Podstawowym warunkiem odliczenia jest wymóg bycia podatnikiem VAT. 

PRZYKŁAD 2
Pani Halina jest podatnikiem VAT i wybrała miesięczny sposób rozliczania VAT. Jeżeli więc zakupu dokonała w miesiącu kwietniu i wtedy też otrzymała fakturę, to odliczenia VAT może dokonać w kwietniu, maju i czerwcu (ostateczny termin). 

Odpowiedź: Fakturę można w całości zaksięgować z dniem rozpoczęcia działalności. Dokonany zakup zmieścił się w terminie do odliczenia podatku VAT (pani Halina planowała rozpoczęcie działalności 2 czerwca). 

Wykaz wydatków jakie może ponieść przedsiębiorca przed rozpoczęciem działalności 

Do najpopularniejszych zakupów jakie może ponieść przedsiębiorca przed rejestracją działalności gospodarczej są te, które wiążą się z jej uruchomieniem, jak np.: wynajem lokalu, zakup sprzętu, opłaty skarbowe itp.:

• zapłata czynszu za wynajmowany lokal (wydatki poniesione przed rozpoczęciem działalności należy odpowiednio uzasadnić, przykładowo: warunkiem zgody na założenie działalności jest posiadanie lokalu lub że prowadzenie działalności wymaga odpowiedniego przystosowania lokalu
• odsetki od kredytu otrzymanego na cele działalności (dotyczy również odsetek opłaconych przed rozpoczęciem działalności. Do kosztów można zaksięgować tylko odsetki zapłacone i skapitalizowane)
• wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji przedsiębiorcy (kosztem są te wydatki, od których zależy uzyskanie zgody na prowadzenie danej działalności gospodarczej: odbyty kurs zawodowy, studia podyplomowe, uzyskanie określonych uprawnień zawodowych. Uzyskana wiedza nie może być wiedzą ogólną, która nie jest związana z prowadzoną działalnością gospodarczą)
• zakup środków trwałych,
• zakup wartości niematerialnych i prawnych (WNiP)
• zakup wyposażenia.

Data publikacji: 2020-04-17, autor: FakturaXL