W ustawie o rachunkowości znajduje się zapis określający jak powinna wyglądać inwentaryzacja środków trwałych w firmie. Zapisom ustawy o rachunkowości podlegają podmioty prowadzące pełne księgi rachunkowe.
Inwentaryzacja środków trwałych – kiedy należy ją przeprowadzić?
Inwentaryzacja środków trwałych przeważnie przeprowadzana jest na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Obowiązujące przepisy dopuszczają również inny termin. Jednak nie może to być wcześniej niż 3 miesiące przed zakończeniem roku obrotowego i musi zakończyć się najpóźniej do 15 dnia roku następnego. Jeżeli rok obrotowy równa się kalendarzowemu, to inwentaryzację można przeprowadzić w okresie od 1 października do 15 stycznia. W przypadku nieruchomości znajdujących się w spisie środków trwałych i inwestycji oraz innych środków trwałych, takich jak: maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie znajdujących się na terenie strzeżonym można dokonywać w terminie co 4 lata.
Inwentaryzacja środków trwałych – sposoby jej przeprowadzenia
Inwentaryzację środków trwałych przeprowadza się za pomocą jednej z 3 metod:
spis z natury – sposób najczęściej wybierany. Polega na dokładnym przeliczeniu składników majątku, które są mierzalne i policzalne
potwierdzenie sald – sposób polegający na dwustronnym potwierdzeniu stanów księgowych pasywów i aktywów pomiędzy kontrahentami, wierzycielami i dłużnikami. Metoda możliwa do przeprowadzenia jeżeli środki trwałe przedsiębiorcy znajdują się u innych osób, firm, przedsiębiorstw, a środki trwałe obce są w posiadaniu firmy
weryfikacja stanu ewidencyjnego – metoda stosowana w przypadku kiedy dostęp do środków trwałych jest utrudniony (np.: grunty oraz prawa do nieruchomości). Polega na porównywaniu stanów księgowych w księgach rachunkowych lub inwentarzowych z danymi znajdującymi się w dokumentach źródłowych.
Inwentaryzacja środków trwałych – dokumentowanie
Wszystkie czynności związane z inwentaryzacją, jak sposób jej przeprowadzenia, zasady rozliczania, sposób dokumentowania powinny zostać określone przez podmiot dokonujący spisu. Przy ustalaniu zasad inwentaryzacji należy wziąć pod uwagę wielkość jednostki oraz specyfikę jej działalności. W przypadku większych jednostek najlepszym rozwiązaniem wydaje się być przygotowanie specjalnej instrukcji inwentaryzacji zawierającej oznaczenia inwentaryzowanych składników majątku, metody inwentaryzacji, szczegółowy harmonogram, skład komisji, zasady rozliczania różnic. Instrukcja inwentaryzacji stanowi podstawę dla kierownika jednostki lub innej osoby przez niego upoważnionej do wydawania zarządzeń w sprawie inwentaryzacji poszczególnych składników aktywów w jednostce na podstawie spisu z natury, które będą obejmowały między innymi: przedmiot inwentaryzacji, dzień jej przeprowadzenia lub okres, w którym ma być przeprowadzona, osoby ją przeprowadzające oraz biorące udział w inwentaryzacji.
Inwentaryzację środków trwałych przeprowadza się w celu ustalenia rzeczywistego stanu poszczególnych składników aktywów. Wynik powinien być ujęty w arkuszach inwentaryzacyjnych. Dobrze jeżeli w arkuszu spisowym znajdą się niżej wymienione elementy (w przepisach, a w szczególności w ustawie o rachunkowości brak jest wskazań jakie elementy powinien zawierać arkusz spisowy):
symbol i nazwa inwentaryzowanego składnika majątku
ilość stwierdzona podczas spisu z uwzględnieniem odpowiednich jednostek miary.
Arkusze spisowe powinny zostać trwale ponumerowane i oznaczone. W spisie środków trwałych nie powinny znaleźć się wartości z ksiąg rachunkowych podane przez dział księgowości.
Art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości mówi o tym, że wynik inwentaryzacji środków trwałych powinien być odpowiednio udokumentowany i porównany z zapisami ksiąg rachunkowych. Różnice pomiędzy stanem rzeczywistym, a stanem wykazanym w księgach, które zostały ujawnione podczas inwentaryzacji powinny zostać wyjaśnione i rozliczone w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym przypadał termin inwentaryzacji (zgodnie z ust. 2 art. 27 ustawy o rachunkowości). Różnice mogą dotyczyć niedoborów (stan rzeczywisty ujawniony podczas spisu jest niższy od tego w księgach rachunkowych) lub nadwyżek (stan rzeczywisty ujawniony podczas spisu jest wyższy od tego w księgach).
Rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych
Różnice mogą być rozliczane jako:
ubytki naturalne mieszczące się w granicach normy
niedobory pozorne (środek trwały w naprawie lub oddany pod najem)
niedobory i nadwyżki niezawinione
niedobory zawinione przez osoby, którym zostało powierzone mienie.
Zakończenie spisu
Inwentaryzacja zostaje zakończona sporządzeniem protokołu różnic inwentaryzacyjnych, który powinien być zatwierdzony przez kierownika jednostki. Protokół stanowi podstawę do ewidencji różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych. Wszystkie różnice, jak niedobory, nadwyżki i szkody muszą zostać ujęte w ewidencji bilansowej w terminie nie późniejszym niż ostatni dzień danego roku obrotowego.
