Z zasady większość firm posiada majątek. Ważne jest, aby każdy jego składnik był prawidłowo udokumentowany, między innymi w ewidencji środków trwałych. Zapewnia to dobry program do ewidencji środków trwałych.
służy do rejestracji zakupionych środków trwałych (ŚT) oraz Wartości Niematerialnych i Prawnych (WNiP) dla celów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. W ewidencji ujmuje się środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne, których wartość przekracza 10 000 zł netto/brutto i które użytkowane są przez okres dłuższy niż 1 rok. Limit kwoty 10 000 zł netto dotyczy czynnych podatników VAT, a limit kwoty 10 000 zł brutto odnosi się do podatników zwolnionych z VAT.
Podmioty, które mają obowiązek wpisu do ewidencji środków trwałych
Ewidencję środków trwałych powinni prowadzić podatnicy prowadzący KPiR lub rozliczający się ryczałtem. W art. 22n ust. 2 ustawy o PIT znajdują się kwestie z tym związane. Jeżeli przedsiębiorca chce zaliczyć amortyzację do kosztów uzyskania przychodów, to musi prowadzić ewidencję.
Ewidencja środków trwałych – obowiązkowe elementy
Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa ewidencja ŚT powinna zawierać podstawowe dane dotyczące ewidencjonowanego środka trwałego lub wartości niematerialnych i prawnych. Do wymaganych elementów zalicza się:
liczba porządkowa
data nabycia
data przyjęcia do używania
określenie dokumentu stwierdzającego nabycie
określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej
symbol Klasyfikacji Środka Trwałego (KŚT)
wartość początkowa
stawka amortyzacji
kwota odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywanych odpisów, również w sytuacji kiedy składnik majątku był kiedyś wprowadzony do ewidencji i został z niej wykreślony oraz ponownie wprowadzony
zaktualizowana wartość początkowa
zaktualizowana kwota odpisów amortyzacyjnych
wartość ulepszenia zwiększająca wartość początkową
data likwidacji, przyczyna likwidacji lub data zbycia.
Czym są niskocenne środki trwałe?
Zgodnie z ustawą o PIT za środki trwałe uznaje się te składniki majątku, które są własnością lub współwłasnością podatnika i zostały nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, są kompletne i zdatne do użytkowania w dniu przyjęcia do używania. Mogą nimi być np.: nieruchomości, maszyny, urządzenia techniczne i narzędzia, środki transportu, meble i inne wyposażenie siedziby firmy. Wszystkie te środki muszą być używane na potrzeby tego przedsiębiorcy lub wydzierżawione bądź wynajęte innej firmie zgodnie z przepisami. Przeważnie przedsiębiorcy kupują środki trwałe o wartości niższej niż 10 000 zł. To właśnie są środki trwałe niskocenne.
Niskocenne środki trwałe 2018
Jeżeli podatnik chce zaliczyć składnik majątku do środków trwałych, którego wartość początkowa nie przekracza kwoty 10 000 zł, to może skorzystać z amortyzacji jednorazowej. 1 stycznia 2018 roku wysokość wartości początkowej przy tych środkach została podwyższona z 3 500 zł do 10 000 zł. Nowa wartość stosowana jest do wszystkich przedmiotów przyjętych do użytkowania w firmie po dniu 31 grudnia 2017 roku.
Wpis do ewidencji środków trwałych
Środki trwałe należy wpisać do ewidencji w tym samym miesiącu, w którym zostały przekazane do użytkowania. Jeżeli tak się nie stanie, to nie będą one podlegały amortyzacji w ramach kosztów uzyskania przychodów. Aby prawidłowo określić termin rozpoczęcia amortyzacji należy wziąć pod uwagę datę wprowadzenia rzeczy do ewidencji wyposażenia firmy. Jeżeli przedsiębiorca podczas zapisu do ewidencji popełni błąd, to jeżeli będzie to mała pomyłka, to dopuszcza się dokonanie korekty.
Sprzedaż środka trwałego
Przedsiębiorca ma prawo do sprzedaży środka trwałego sprawnego, którego nie potrzebuje już w firmie. Czynność sprzedaży powinna być odnotowana w ewidencji środków trwałych poprzez wykreślenie rzeczy z majątku firmy. Wykreślenie wymaga podania przyczyny i innych danych dotyczących wartości środka. Obowiązujące przepisy pozwalają zaliczyć kwotę ze sprzedaży do przychodów firmy. Transakcja powinna być udokumentowana fakturą.
Księgowanie przy likwidacji środka trwałego
Likwidacja środka trwałego ma miejsce nie tylko przy sprzedaży, ale również w sytuacji kiedy rzecz zostanie uszkodzona, zniszczona, zużyta itp. Jeżeli zlikwidowany środek nie zostanie całkowicie zamortyzowany, to w chwili księgowania likwidacji wystąpi różnica pomiędzy wartością początkową, a umorzeniem środka trwałego. Wartość różnicy powinna być zaksięgowana jako „Pozostałe koszty operacyjne”.
Ewidencja środków trwałych – jak należy ją prowadzić?
Przepisy nie narzucają szczególnie określonej formy w jakiej powinna być prowadzona ewidencja środków trwałych. Najważniejsze, aby były w niej przestrzegane wszystkie wymienione powyżej zasady i żeby zawierała wszystkie wymagane elementy.
Program do ewidencji środków trwałych
Program Faktura XL pozwala na dodanie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, które następnie automatycznie rozlicza wg jednej z wybranych metod amortyzacji.
Do wyboru jest:
amortyzacja liniowa
amortyzacja jednorazowa
amortyzacja indywidualna
amortyzacja dygresywna
Program Faktura XL do ewidencji środków trwałych pozwala wydrukować: Zestawienie środków trwałych, Miesięczna Amortyzacja oraz Plan Amortyzacji Środków Trwałych.
Prowadzenie Ewidencji środków trwałych w programie FakturaXL pozwala na automatyczne rozliczanie kosztów amortyzacji w Księdze Przychodów i Rozchodów.
