Czasami prawidłowe zaksięgowanie dokonanych zakupów może sprawić przedsiębiorcy niemały kłopot. Ocena zakupu, czy jest to zwykły wydatek, środek trwały, czy też wyposażenie jest bardzo ważnym aspektem z punktu widzenia księgowego i podatkowego. W jaki sposób należy dokonać oceny?
Środek trwały w świetle ustawy o podatku dochodowym
Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych za środki trwałe uważane są te będące własnością lub współwłasnością podatnika, które zostały przez niego nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, są kompletne i zdatne do użytku w dniu, w którym zostały przyjęte do użytkowania, takie jak:
budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością
maszyny, urządzenia i środki transportu
inne przedmioty,
których przewidywany czas użytkowania został określony na dłuższy niż 1 rok, które wykorzystywane są przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą lub zostały oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy określonej w art. 23a pkt 1 ustawy o podatku dochodowym.
Środek trwały, a ustawa o rachunkowości
W ustawie o rachunkowości w art. 3 pkt 15 napisane jest, że o ile razy w ustawie mowa jest o:
środkach trwałych – rozumie się przez to, z zastrzeżeniem pkt 17, rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Zalicza się do nich w szczególności: a) nieruchomości – w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, b) maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy, c) ulepszenia w obcych środkach trwałych, d) inwentarz żywy. Środki trwałe oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu zalicza się do aktywów trwałych jednej ze stron umowy, zgodnie z warunkami określonymi w ust. 4.
Kiedy zakup zostaje uznany za środek trwały?
Aby dany zakup można było uznać za środek trwały muszą zostać spełnione jednocześnie wymienione poniżej warunki. Składnik majątku musi:
być własnością lub współwłasnością podatnika
być nabyty lub wytworzony we własnym zakresie
być kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania
być wykorzystywany przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą bądź oddany do używania na podstawie najmu, leasingu lub dzierżawy
przewidywany okres używania musi być dłuższy niż 1 rok.
W przypadku kiedy wartość początkowa środka trwałego nie przekracza kwoty 10 000 zł netto, to podatnik nie musi wprowadzać go do ewidencji środków trwałych i dokonywać odpisów amortyzacyjnych. W tej sytuacji wydatki poniesione na zakup zostają zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania.
Środek trwały, a wydatek
Większość rzeczy, które przedsiębiorca posiada na stanie firmy są środkami trwałymi. Jednak nie wszystkie zostają ujęte w ewidencji środków trwałych ze względu na ich niską wartość nieprzekraczającą 10 000 zł. Do ewidencji środków trwałych nie trafiają również rzeczy o wartości przekraczającej 10 000 zł, których planowany okres użytkowania jest krótszy niż 1 rok. Od 1 stycznia 2020 roku taka rzecz uważana jest za zwykły wydatek, który podlega ewidencji w kosztach, pod warunkiem, że nie będzie użytkowany w firmie przez okres dłuższy niż 1 rok. Po upływie roku powinien zostać sprzedany lub zlikwidowany.
Środki trwałe niepodlegające amortyzacji
Zgodnie z ustawą o PIT niektóre składniki majątku pomimo, że zostały zakwalifikowane do środków trwałych, to nie podlegają amortyzacji. Należą do nich:
grunty i prawa wieczystego użytkowania gruntów
budynki mieszkalne razem ze znajdującymi się w nich dźwigami
lokale mieszkalne będące odrębną nieruchomością
spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego
prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej, które wykorzystywane jest w prowadzonej działalności gospodarczej, bądź jest wydzierżawiane lub wynajmowane na podstawie umowy
dzieła sztuki i eksponaty muzealne
wartość firmy, ale tylko wtedy kiedy powstała w inny sposób niż wskazany w art. 22b ust. 2 pkt 1
składniki majątku nieużywane z powodu zawieszenia działalności gospodarczej zgodnie z przepisami o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej lub zaprzestania wykonywania działalności, w której składniki te były używane. Nie podlegają one amortyzacji począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym działalność została zawieszona lub jej wykonywanie zostało zaprzestane.
Składnik majątku o wartości niższej niż 10 000 zł
Jeżeli wartość danego składnika majątku nie przekracza kwoty 10 000 zł netto, to przedsiębiorca ma do wyboru jedną z poniższych możliwości i może:
wprowadzić taki składnik majątku do ewidencji środków trwałych i dokonywać odpisów amortyzacyjnych w ustalonym czasie
wprowadzić rzecz do ewidencji środków trwałych jako składnik o niskiej wartości (niskocenny) dokonując odpisu amortyzacyjnego jednorazowego w miesiącu oddania go do używania lub w miesiącu następnym (art. 22f ust. 3 ustawy o PIT)
nie zaliczać składnika majątku do ewidencji środków trwałych i zaksięgować zakup bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodu w miesiącu oddania do użytkowania (art. 22d ust. 1 ustawy o PIT).
Środek trwały o wartości niższej niż 10 000 zł – niskocenny składnik majątku (spis z natury w związku z likwidacją działalności)
Składniki majątku o wartości nieprzekraczającej 10 000 zł netto, które będą użytkowane w firmie powyżej roku również mogą zostać wprowadzone do ewidencji środków trwałych. Dodatkowo mogą zostać poddane amortyzacji jednorazowej. Składniki majątku zaliczone do środków trwałych powinny być ujęte w spisie natury sporządzanym w związku z likwidacją działalności, który sporządza się dla celów podatku VAT. W spisie muszą znaleźć się towary własnej produkcji i towary, które po nabyciu nie będą stanowiły przedmiotu dostawy w przypadku których podatnik miał prawo do odliczenia podatku naliczonego. Jeżeli podatnik odliczył VAT przy zakupie danego składnika majątku, to przy likwidacji działalności musi go ponownie naliczyć i odprowadzić do urzędu skarbowego.
Składnik majątku o wartości przewyższającej 10 000 zł nieujęty w ewidencji środków trwałych - konsekwencje
Podatnik, który planuje użytkować w firmie składnik majątku o wartości powyżej 10 000 zł przez okres krótszy niż 1 rok nie musi ujmować go w ewidencji środków trwałych. Co jednak w sytuacji kiedy przedsiębiorca rozmyśli się i postanowi rozporządzać przedmiotem przez dłuższy okres? W takiej sytuacji podatnik musi liczyć się z pewnymi konsekwencjami.
Zgodnie z art. 22e ustawy o podatku dochodowympodatnicy, którzy nabędą lub wytworzą we własnym zakresie składniki majątku wskazane w art. 22a ust. 1 i art. 22b ust. 1 ustawy, o wartości początkowej przekraczającej 10 000 zł, których nie zaliczą do środków trwałych z powodu użytkowania przez czas krótszy niż 1 rok, a w międzyczasie zmienią zdanie i będą go używać dłużej, to mają obowiązek w pierwszym miesiącu następującym po miesiącu, w którym upłynął rok, do:
zaliczenia tych składników do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych poprzez ujęcie ich w ewidencji w cenie nabycia lub w kosztach wytworzenia
zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów o różnicę jaka wynika z ceny nabycia i kosztów wytworzenia, a kwotą odpisów amortyzacyjnych przez okres ich dotychczasowego użytkowania, które zostały wyliczone dla środków trwałych z zastosowaniem stawek amortyzacyjnych z Wykazu rocznych stawek amortyzacyjnych (załącznik nr 1 do ustawy). Dla wartości niematerialnych i prawnych będą to zasady określone w art. 22m ustawy. W przypadku kiedy różnica będzie wyższa od kosztów w danym miesiącu, to nadwyżka kosztów, która nie zostanie rozliczona będzie pomniejszała koszty w kolejnych miesiącach
zastosowania stawek amortyzacyjnych z wykazu przez cały okres dokonywania odpisów
dokonania wpłaty do urzędu skarbowego w terminie do 20 dnia miesiąca, kwoty odsetek naliczonych od dnia zaliczenia wydatków na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie składników majątku do kosztów uzyskania przychodów, do dnia w którym okres ich używania przekroczył okres 1 roku. Przedsiębiorca powinien naliczoną kwotę odsetek wykazać w zeznaniu, które zostało wskazane w art. 45 ust. 1 lub 1a pkt 2. Odsetki od różnicy nalicza się wg stawki odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych naliczonych od dnia zaliczenia składnika majątku do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
Ewidencja środków trwałych – konsekwencje niewprowadzenia zakupionego sprzętu do ewidencji
Jak wiadomo środkiem trwałym nie są składniki majątku, dla których przewidywany okres użytkowania jest krótszy niż 1 rok, dlatego wydatek poniesiony na ich zakup bez względu na jego wysokość jest księgowany bezpośrednio w kosztach. Z kolei niskocenne składniki majątku mogą być ujęte zarówno w ewidencji środków trwałych, jak i zaliczone bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu przyjęcia ich do użytkowania. Sposób ich ujęcia zależy od decyzji podjętej przez przedsiębiorcę.
Korekta w przypadku błędnego zakwalifikowania zakupu
Jeżeli podatnik nabywając środek trwały o wartości początkowej przekraczającej 10 000 zł netto nie wprowadzi go do ewidencji środków trwałych ze względu na to iż ma w planie wykorzystać go w działalności przez okres krótszy niż 1 rok, to w przypadku kiedy okaże się, że rzeczywisty okres użytkowania składnika jest dłuższy i będzie przekraczał 1 rok, to podatnik musi dokonać korekty kosztów za poprzednie okresy podatkowe, a dany składnik majątku ująć w środkach trwałych. Podatnik będzie musiał zapłacić ewentualne odsetki od zaległości w podatku dochodowym.
Środek trwały o wartości powyżej 10 000 zł – skutki zaliczenia do ewidencji środków trwałych
Przedsiębiorca, który wprowadzi zakupiony sprzęt do ewidencji środków trwałych dokonuje odpisów amortyzacyjnych przez zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów, co oznacza że koszty zostają rozłożone w czasie. Wszystkie zdarzenia związane z danym środkiem trwałym, jak jego likwidacja, jak i sprzedaż, czy modernizacja/ulepszenie muszą zostać zapisane w ewidencji. Wydatki poniesione na ten cel nie są ujmowane bezpośrednio w kosztach przez co zwiększają wartość początkową środka trwałego. Można to zobrazować na przykładzie zakupu maszyny do firmy, do której po pewnym czasie został dokupiony jeden element. Dzięki temu wartość początkowa maszyny zostaje zwiększona. Wartość elementu musi zostać ujęta w kosztach jako odpis amortyzacyjny.
Zakup niskocennego środka trwałego – najlepsze rozwiązanie pod kątem podatkowym
Fakt zakwalifikowania zakupu składnika majątku niskocennego zależy w dużym stopniu od samego przedsiębiorcy. To podatnik musi zdecydować, czy będzie używał w firmie dany sprzęt przez okres dłuższy niż 1 rok i zaliczy go do środków trwałych, czy też będzie użytkował go krócej i ujmie go bezpośrednio w kosztach bez prowadzenia dodatkowej ewidencji. Przedsiębiorca ma prawo wybrać najbardziej optymalne dla siebie rozwiązanie pod kątem podatkowym. Może to być rozwiązanie korzystne dla podatnika pod warunkiem, że dany sprzęt nie zostanie uznany za środek trwały i tym samym nie zostanie wprowadzony do ewidencji. Zaliczenie zakupionego sprzętu bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów ma wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego w bieżącym okresie rozliczeniowym. Podatnicy mają prawo wyboru najbardziej odpowiedniej dla siebie metody amortyzacji i w ten sposób mogą wpływać też na wysokość miesięcznych odpisów. W przypadku przedsiębiorców płacących stałe i spore zaliczki na podatek dochodowy, to najlepszą wydaje się być metoda liniowa. W niektórych przypadkach polecana jest amortyzacja jednorazowa i zaliczenie zakupu w całości do kosztów w miesiącu przyjęcia go do używania lub zastosowanie stawek indywidualnych bądź metody degresywnej.
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca kupił maszynę do firmy, która ma służyć do produkcji wyrobów. Jej wartość wynosi 10 000 zł netto. Do tego dochodzi montaż w kwocie 900 zł netto. Maszyna będzie wykorzystywana w firmie przez okres dłuższy niż 1 rok.
Wartość początkowa maszyny dla czynnego podatnika VAT, któremu przysługuje prawo do odliczenia wynosi 10 900 zł. Podatnik ma obowiązek ująć maszynę w ewidencji środków trwałych. W przypadku elementów majątku, których okres użytkowania w działalności przekracza jeden rok, a ich wartość kwotę 10.000 zł netto, to podatnik nie ma wyboru i musi zakwalifikować je do środków trwałych.
PRZYKŁAD 2 Przedsiębiorca kupił do firmy urządzenie wielofunkcyjne, które miał zamiar wykorzystywać w prowadzonej działalności gospodarczej przez okres 11 miesięcy. Cena urządzenia to 10 500 zł netto.
Ze względu na przewidywany okres użytkowania niższy od 1 roku, przedsiębiorca ma prawo ująć wydatek na zakup urządzenia bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodu i nie wprowadzać go do ewidencji środków trwałych.
PRZYKŁAD 3 Przedsiębiorca kupił do firmy drukarkę w cenie 12 000 zł. Zgodnie z przepisami wprowadził ją do ewidencji środków trwałych i zastosował amortyzację liniową. Po upływie 2 lat używania w firmie, dokonał jej sprzedaży. Przychód ze sprzedaży musi prawidłowo udokumentować i ująć w KPiR w rubryce Pozostałe przychody z działalności gospodarczej i opodatkować przychód zgodnie z zasadami przewidzianymi dla prowadzonej działalności gospodarczej.
Składniki majątku ujęte w ewidencji i sprzedane przed upływem 6 lat liczonych od pierwszego dnia miesiąca po miesiącu dokonania likwidacji działalności gospodarczej, podlega opodatkowaniu tak samo jak przychód z działalności.
Podsumowanie
Nabyte składniki majątku niezaliczone do środków trwałych nie muszą być ujmowane w żadnej ewidencji. Mogą zostać zaliczone bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w dniu przyjęcia ich do użytkowania. Niektóre składniki majątku o wartości przekraczającej 10 000 zł mogą również zostać zaliczone bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu bez konieczności wprowadzania ich do środków trwałych. Jednak muszą one być użytkowane w firmie przez okres krótszy niż 1 rok. Przed upływem roku muszą zostać zużyte i zastąpione nowym przedmiotem, bądź zbyte odpłatnie lub nieodpłatnie, a także mogą zostać przekazane na potrzeby własne podatnika.
Od jakiej dokładnej wartości, przedmiot zamówiony może być środkiem trwałym, i gdzie znajdę podstawę prawną?
Do jakiej kwoty jest on środkiem niskocennym?
