Przedsiębiorcy dokonujący zakupów do firmy mają obowiązek prawidłowo je zaksięgować oraz ocenić, czy zakupiona rzecz może być traktowana jak środek trwały, wyposażenie, czy jak zwykły wydatek. Co należy wziąć pod uwagę przy kwalifikacji zakupów?
Czym jest środek trwały w świetle ustawy o podatku dochodowym?
W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych brak jest jednoznacznej definicji środka trwałego. W art. 22a ustawy zostały wskazane składniki majątku, mogą zostać uznane za środki trwałe podlegające amortyzacji, jeżeli zostaną spełnione określone warunki. Zgodnie z ustawą o PIT, środkami trwałymi są rzeczy
stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:
budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
maszyny, urządzenia i środki transportu,
inne przedmioty
- o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1, zwane środkami trwałymi.
Ustawa o rachunkowości, a środek trwały
W art. 3 pkt 15 ustawy o rachunkowości jest napisane, że środkiem trwałym są rzeczowe aktywa trwałe oraz zrównane z nimi, których przewidywany okres użytkowania jest dłuższy niż 1 rok, które są kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby danego podmiotu.
Kiedy zakup można uznać za środek trwały?
Dany składnik majątku zostaje uznany za środek trwały jeżeli spełni jednocześnie 5 warunków:
jest własnością lub współwłasnością podatnika
jest nabyty lub wytworzony we własnym zakresie
jest kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia go do używania
jego przewidywany okres używania jest dłuższy niż 1 rok
jest wykorzystywany przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą lub oddanym do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy, bądź umowy leasingu.
Dany środek trwały może być zaliczony do kosztów uzyskania w sposób, który zależy od jego wartości. W przypadku czynnych podatników VAT jeżeli wartość początkowa środka trwałego nie przekracza 10 000 zł netto, to podatnik może nie wprowadzać go do ewidencji środków trwałych i nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych. W tej sytuacji wydatki poniesione na jego zakup mogą zostać zaliczone bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania go do użytkowania.
Środki trwałe bez odpisów amortyzacyjnych
Zgodnie z ustawą o PIT niektórych środków trwałych nie zalicza się do składników majątku podlegających amortyzacji. W art. 22c ustawy o PIT zostały wskazane środki trwałe niepodlegające amortyzacji. Należą do nich:
grunty i prawa wieczystego użytkowania gruntów
budynki mieszkalne razem ze znajdującymi się w nich dźwigami, a także lokale mieszkalne służące do prowadzenia działalności gospodarczej lub wydzierżawione bądź wynajmowane na podstawie umowy o ile podatnik nie będzie chciał ich amortyzować
dzieła sztuki i eksponaty muzealne
wartość firmy, pod warunkiem, że wartość ta powstała w inny sposób niż ten określony w art. 22b ust. 2 pkt 1 ustawy
składniki majątku nieużywane z powodu zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej na podstawie przepisów dotyczących zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej lub zaprzestania działalności, w której składniki te były używane (składniki nie podlegają amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym doszło do zawieszenia lub zaprzestania działalności),
które odpowiednio nazywane są środkami trwałymi lub wartościami niematerialnymi i prawnymi.
Środek trwały – przykłady kwalifikacji
PRZYKŁAD 1 Podatnik kupił maszynę przeznaczoną do produkcji wyrobów sprzedawanych przez firmę. W założeniu maszyna miała być użytkowana w działalności przez okres dłuższy niż 1 rok. Wartość maszyny zgodnie z fakturą zakupu wynosi 10 000 zł netto. Do ceny maszyny została doliczona kwota 850 zł netto za montaż urządzenia. Dla podatnika VAT czynnego wartość początkowa maszyny wynosi 10 850 zł. Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia. Jego obowiązkiem jest ujęcie maszyny w ewidencji środków trwałych.
Elementy majątku użytkowanego w działalności przez okres dłuższy niż 1 rok, których wartość przekracza 10 000 zł obowiązkowo muszą zostać ujęte w ewidencji środków trwałych, co nie oznacza, że składniki majątku, których wartość nie przekracza 10 000 zł nie mogą zostać zaliczone do środków trwałych. Zgodnie z przepisami, jeżeli dany składnik majątku spełnia definicję środka trwałego zawartą w art. 22a ustawy, pomimo że jego wartość jest niższa niż 10 000 zł, to podatnik może wybrać jedną z trzech możliwości i:
może nie zaliczać składnika majątku mającego niską wartość do ewidencji środków trwałych, a wydatek poniesiony na jego zakup zaksięgować bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu w miesiącu oddania go do użytkowania (art. 22d ust. 1 ustawy o podatku dochodowym osób fizycznych)
może wprowadzić składnik majątku do ewidencji środków trwałych i dokonywać odpisów amortyzacyjnych w ustalonym okresie amortyzacji
może wprowadzić do ewidencji środków trwałych jako składnik o niskiej jednostkowej wartości z możliwością dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego w miesiącu oddania do używania lub w miesiącu następnym (art. 22f ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).
Czym jest wyposażenie?
Wyposażenie tworzą rzeczowe składniki majątku związane z wykonywaną działalnością gospodarczą, które zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym nie zostały zaliczone do środków trwałych (Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia PKPiR obowiązujące do końca 2019 roku). Z kolei do ewidencji wyposażenia wchodzi wyposażenie, którego wartość początkowa w rozumieniu odrębnych przepisów przekracza 1 500 zł netto. Do końca 2019 roku, wyposażenie tworzyły te składniki majątku, które nie zostały ujęte w ewidencji środków trwałych o wartości jednostkowej przekraczającej kwotę 1 500 zł. Jeżeli więc został zakupiony sprzęt za kwotę wyższą niż 1 500 zł netto i był użytkowany przez okres krótszy niż 1 rok, to taki sprzęt był ujmowany w ewidencji wyposażenia.
PRZYKŁAD 2 Podatnik 15 grudnia 2019 roku kupił laptop, który będzie użytkował w prowadzonej działalności gospodarczej. Urządzenie kosztowało 1 999 zł netto. Przedsiębiorca postanowił, że nie wprowadzi go do ewidencji środków trwałych, ponieważ jego wartość początkowa nie przekracza 10 000 zł, a dodatkowo nie zamierza użytkować go w działalności przez okres dłuższy niż 1 rok. Komputer powinien zostać wprowadzony do ewidencji wyposażenia.
Kwalifikacja wydatku – środek trwały, czy pozostały wydatek?
O tym czy dany sprzęt może być zaliczony do środków trwałych decyduje definicja jaką można znaleźć w ustawach o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz prawnych. Środkiem trwałym może też być składnik majątku o wartości niższej niż 10 000 zł. Mówimy wtedy, że jest to środek trwały niskocenny. Ze względu na niską wartość niektóre składniki majątku nie muszą być wprowadzane do ewidencji środków trwałych. Czasami jest też tak, że sprzęty o wyższej wartości (powyżej 10 000 zł) nie są wprowadzane do ewidencji środków trwałych, ponieważ ich planowany okres użytkowania w firmie jest krótszy niż 1 rok. Do końca 2019 roku, przepisy wymagały, aby taki sprzęt był dodany do ewidencji wyposażenia. Po zmianie przepisów, od stycznia 2020 roku należy go traktować jak zwykły wydatek, który należy ująć bezpośrednio w kosztach. Jednak nie może on być użytkowany w firmie przez okres dłuższy niż 1 rok, co oznacza, że po upływie roku powinien być sprzedany lub zlikwidowany.
PRZYKŁAD 3 Podatnik 15 września 2021 roku kupił maszynę do produkcji butelek za kwotę 11 000 zł netto. Zaplanował, że będzie użytkował maszynę przez 10 miesięcy. Na taki czas podpisał kontrakt z klientem. Podatnik zaliczył wydatek do kosztów uzyskania przychodów i nie wprowadził go do ewidencji środków trwałych, ponieważ czas użytkowania maszyny w firmie jest krótszy niż 1 rok.
Składnik majątku o wartości powyżej 10 000 zł użytkowany dłużej niż 1 rok – jakie konsekwencje za brak uznania wydatku za środek trwały?
Jeżeli przedsiębiorca podejmie decyzję o użytkowaniu w firmie sprzętu o wartości przekraczającej 10 000 zł przez okres krótszy niż 1 rok, a w międzyczasie zmieni zdanie i będzie chciał używać go dłużej, to w takiej sytuacji może ponieść przykre konsekwencje tego, że nie uznał wydatku za środek trwały. Zgodnie z art. 22e ustawy o PIT, podatnik który nabędzie lub wytworzy we własnym zakresie składniki majątku wymienione w art. 22a ust. 1 i art. 22b ust. 1o wartości początkowej przekraczającej 10 000 zł ze względu na przewidywany okres użytkowania równy lub krótszy od 1 roku nie zaliczył ich do środków trwałych, a w przypadku których rzeczywisty okres ich używania będzie dłuższy niż 1 rok ma obowiązek w pierwszym miesiącu następującym po miesiącu, w którym upłynął rok:
zaliczyć te składniki majątku do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych ujmując je w ewidencji w cenie nabycia lub koszcie wytworzenia
zmniejszyć koszty uzyskania przychodów o różnicę pomiędzy ceną nabycia lub kosztem wytworzenia, a kwotą odpisów amortyzacyjnych jaka przypada na okres ich dotychczasowego używania, które zostały obliczone dla środków trwałych z zastosowaniem stawek amortyzacyjnych określonych w Wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych będących załącznikiem nr 1 do ustawy, a w przypadku wartości niematerialnych i prawnych z zastosowaniem zasad określonych w art. 22m. Jeżeli różnica przekroczy koszty danego miesiąca, to nadwyżka kosztów, która nie została rozliczona będzie pomniejszała koszty w następnych miesiącach
stosować stawki amortyzacyjne, o których mówi pkt 2 przez cały okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych
wpłacić w terminie do 20 dnia tego miesiąca do urzędu skarbowego kwotę odsetek naliczonych od dnia zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie składników majątku aż do dnia, w którym okres ich używania przekroczył 1 rok. Naliczona kwota odsetek powinna zostać wykazana w zeznaniu, o którym mówi art. 45 ust. 1 lub 1a pkt 2. Odsetki od wskazanej różnicy, o której mówi pkt 2 nalicza się wg stawki odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych jaka obowiązuje w dniu zaliczenia składnika majątku do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych.
Wskazane przepisy stosowane są tylko w sytuacji kiedy wydatki na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie składników majątku o wartości początkowej przekraczającej 10 000 zł zostały najpierw uwzględnione w kosztach uzyskania przychodów, a dopiero później zostały zaliczone do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych jeszcze przed upływem roku licząc od dnia ich nabycia lub wytworzenia. W tej sytuacji odsetki będą naliczane od dnia ich zaliczenia do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych.
Jeżeli podatnik nabędzie środek trwały o wartości przekraczającej 10 000 zł netto i nie wprowadzi go do ewidencji środków trwałych, ponieważ będzie myślał, że jego okres użytkowania w firmie nie przekroczy 1 roku, to w sytuacji kiedy okaże się, że rzeczywisty okres ich użytkowania jednak jest dłuższy niż 1 rok, to będzie musiał sporządzić korektę kosztów za poprzednie okresy podatkowe. W związku z tym podatnik będzie zobowiązany do zapłaty odsetek od zaległości podatkowych.
Zakup sprzętu – kiedy nie wprowadza się go do ewidencji środków trwałych?
Zgodnie z przepisami do środków trwałych nie zalicza się składników majątku o przewidywanym okresie użytkowania nieprzekraczającym roku. Wydatki na zakup tych sprzętów księgowane są bezpośrednio do kosztów niezależnie od ich wysokości.
Przy kwalifikowaniu składników majątku o niskiej cenie, podatnik ma wybór. Może:
ująć je w ewidencji środków trwałych i dokonać ich jednorazowej amortyzacji, zgodnie z art. 22f ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych
zaliczyć je bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu przyjęcia do użytkowania i nie wprowadzać ich do ewidencji środków trwałych.
PRZYKŁAD 4 Przedsiębiorca świadczy usługi remontowe. Na potrzeby prowadzonej działalności zakupił wiertarkę, za którą zapłacił 700 zł netto. Na podstawie otrzymanej faktury ujął wydatek bezpośrednio w kosztach w kolumnie 13 KPiR. W tym wypadku bez znaczenia jest fakt, że wiertarka ma być użytkowana w działalności przez okres dłuższy niż rok i nie ma potrzeby zaliczenia jej do środków trwałych, ponieważ podatnik ze względu na niską wartość sprzętu może wybrać sposób zakwalifikowania go do środków trwałych lub może uznać taki zakup jako zwykły wydatek.
Wydatek wprowadzony do ewidencji środków trwałych - konsekwencje
Podatnik zanim dokona kwalifikacji wydatku musi dobrze zastanowić się nad wyborem odpowiedniego sposobu jego zakwalifikowania, ponieważ może mieć to swoje skutki w późniejszych zdarzeniach gospodarczych, jak np. przy zaliczeniu do kosztów modernizacji, czy przy likwidacji działalności.
1. Środek trwały o wartości powyżej 10 000 zł Jeżeli przedsiębiorca dokona zakupu sprzętu o wartości przekraczającej 10 000 zł netto i będzie go użytkował w firmie przez okres dłuższy niż rok, to musi wprowadzić sprzęt do ewidencji środków trwałych. Taki sposób będzie skutkował zaliczeniem wydatków związanych z jego zakupem do kosztów uzyskania przychodów w oparciu o odpisy amortyzacyjne, co oznacza, że cały proces zaliczania do kosztów wartości środka trwałego rozkłada się w czasie. Wszystkie operacje związane z danym środkiem trwałym, jak np. jego likwidacja, czy sprzedaż muszą zostać odnotowane w ewidencji. Podobnie jak w przypadku modernizacji/ulepszenia, gdzie wydatki ponoszone w tym celu będą zwiększały wartość początkową środka trwałego.
PRZYKŁAD 5 Podatnik zakupił maszynę i wprowadził ją do środków trwałych. Po upływie pół roku dokupił do niej dodatkowy moduł o wartości 11 000 zł. Wartość modułu powiększa wartość początkową maszyny, którą należy ująć w kosztach w postaci odpisów amortyzacyjnych.
2. Niskocenne składniki majątku w ewidencji środków trwałych Niskocenne składniki majątku zaliczone do środków trwałych mogą zostać zamortyzowane jednorazowo. Składniki majątku zaliczone do środków trwałych należy ująć w spisie z natury, który sporządza się dla celów VAT przy likwidacji działalności. Przedsiębiorca likwidując działalność gospodarczą musi naliczyć podatek VAT od składników majątku jakie zostały wskazane w remanencie. Zgodnie z art. 14 ust. 1 i ust. 4 ustawy o VAT w spisie z natury dla celów podatku VAT przy likwidacji działalności ujmuje się towary własnej produkcji oraz towary, które po nabyciu nie stanowiły przedmiotu dostawy w stosunku do tych, do których podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego. W tym wypadku za towar należy uważać między innymi środki trwałe i wyposażenie. Jeżeli podatnik przy zakupie składników majątku odliczał VAT, to musi przy likwidacji doliczyć do nich VAT i odprowadzić do urzędu skarbowego, ponieważ sprzęty pozostałe po likwidacji działalności gospodarczej nie będą dalej służyły czynnościom opodatkowanym.
PRZYKŁAD 6 Przedsiębiorca w 2021 roku kupił do firmy komputer o wartości 10 600 zł netto i wprowadził go do ewidencji środków trwałych. Po upływie 6 miesięcy postanowił zlikwidować działalność gospodarczą. W związku z zaistniałą sytuacją powinien w sporządzanym spisie z natury na dzień likwidacji działalności ująć komputer i naliczyć podatek VAT od jego wartości.
Środek trwały lub wyposażenie – zmiana przeznaczenia
W przypadku środków trwałych i wyposażenia, które do końca 2019 roku zostały wprowadzone do ewidencji wyposażenia podczas ich sprzedaży związanej z likwidacją działalności gospodarczej postępuje się w taki sam sposób jak opisany wyżej. Jeżeli sprzedaż składników majątku będzie miała miejsce przed upływem 6 lat od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu likwidacji działalności, to będzie stanowiła przychód z działalności gospodarczej i tym samym dochód uzyskany ze sprzedaży będzie podlegał opodatkowaniu.
PRZYKŁAD 7 Przedsiębiorca zakupił drukarkę o wartości 14 100 zł na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Wprowadził ją do środków trwałych i amortyzował metodą liniową. Po dwóch latach postanowił, że ją sprzeda. Przychód ze sprzedaży drukarki będącej składnikiem majątku musi być odpowiednio udokumentowany i wykazany w KPiR jako pozostałe przychody z działalności gospodarczej i opodatkowany zgodnie z zasadami obowiązującymi dla prowadzonej działalności. Sprzedaż składników majątku ujętych w wykazie przed upływem 6 lat liczonych od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu dokonania likwidacji działalności gospodarczej podlega opodatkowaniu tak jak przychód z działalności.
Podsumowanie
Podatnik zgodnie z przepisami posiada możliwość zaliczenia składników majątku o wysokiej wartości powyżej 10 000 zł, bezpośrednio do kosztów bez konieczności wprowadzania ich do ewidencji środków trwałych. Warunkiem jest, że nie mogą one być używane w działalności gospodarczej dłużej niż rok. Muszą być zużyte i zastąpione nowym środkiem, zbyte odpłatnie lub nieodpłatnie, bądź przekazane na potrzeby własne przed upływem roku.
