Zakupy spożywcze dla pracowników, a VAT i koszty firmy
Pracodawcy od czasu do czasu organizują dla swoich pracowników i współpracowników spotkania integracyjne. Niektórzy zapewniają również codzienny dostęp do wybranych artykułów spożywczych, a czasami nawet i drobnych poczęstunków. Czy wydatki na artykuły spożywcze lub poczęstunek dla pracowników mogą stanowić dla pracodawcy koszt podatkowy?
Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych – dalej ustawa o CIT w art. 15 wskazuje, że kosztem uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów z wyłączeniem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.
Zgodnie z wymienionym przepisem wszystkie wydatki poniesione w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą są kosztami uzyskania przychodów jeżeli pozostają w związku przyczynowo – skutkowym z osiąganymi przychodami. Poniesiony wydatek ma wpływ na powstanie, zwiększenie przychodu lub zachowanie bądź zabezpieczenie źródła przychodów.
Wydatek poniesiony przez podatnika może stanowić dla niego koszt uzyskania przychodu jeżeli zostaną spełnione niżej wymienione warunki:
wydatek został poniesiony przez podatnika, co oznacza, że musi on być pokryty całkowicie ze środków finansowych podatnika (kosztem nie mogą być wydatki poniesione na działalność podatnika przez osoby trzecie)
wydatek jest definitywny, czyli rzeczywisty, co oznacza, że wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w żaden sposób zwrócona
wydatek pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą
wydatek został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów bądź może wpływać na wielkość osiągniętych przychodów
wydatek został właściwie udokumentowany
wydatek nie może znajdować się w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów.
Z powyższego wynika, że kosztami firmowymi są wszystkie koszty bezpośrednio i pośrednio związane z przychodami, jeżeli zostały w prawidłowy sposób udokumentowane i nie są kosztami wyłączonymi ustawą.
Podatnik posiada możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszystkich kosztów, ale musi dokonać ich oceny pod kątem ich celowości oraz musi wykazać ich bezpośredni lub pośredni związek z prowadzoną działalnością oraz to, że ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów.
Poczęstunek dla pracowników jako koszt uzyskania przychodów
Coraz częstszą praktyką stosowaną przez wielu przedsiębiorców jest oferowanie pracownikom poczęstunku. Czasami w firmach w niektóre dni pracownicy otrzymują różne produkty spożywcze, jak: owoce, słodycze, kanapki itp.
PRZYKŁAD 1 Spółka w celu zapewnienia swoim pracownikom oraz zleceniobiorcom odpowiednich warunków pracy zadbała o ich dobre samopoczucie. W związku z tym kupiła do firmy artykuły spożywcze, takie jak: woda, kawa, herbata, mleko, masło, pieczywo, sery, wędliny, owoce, warzywa itp. Artykuły spożywcze jakie spółka udostępnia pracownikom są produktami ogólnodostępnymi. Nie stanowią posiłków i napojów profilaktycznych, na które wskazuje Kodeks pracy. Podatnik uważa, że celem wspólnego spożywania przez wszystkich pracowników i współpracowników artykułów spożywczych jest usprawnienie wymiany wiedzy. Spółka jest też zdania, że takie posiłki mają pozytywny wpływ na lepsze samopoczucie pracowników, co zapewne może przełożyć się na zwiększenie efektywności oraz wydajności pracy. Pracodawca płaci za zakupy środkami obrotowymi spółki. Podatnik uważa, że poniesione wydatki na zakup artykułów spożywczych może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Czy postępowanie spółki jest prawidłowe?
Konkretny wydatek może zostać zakwalifikowany do kosztów uzyskania przychodu, ale najpierw podatnik musi dokonać rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w oparciu o wszystkie występujące okoliczności i jednocześnie przy zachowaniu należytej staranności w momencie dokonywania zakupów mógł i powinien przewidzieć, że poniesiony wydatek przyczyni się do powstania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia jego źródła. W art. 16 w pkt 28 ustawy o CIT zostały wskazane wydatki, które nie są uznane za koszty uzyskania przychodów. Między innymi w grupie tej znalazły się koszty reprezentacji, a w szczególności te poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, również alkoholowych.
Jednocześnie w ustawie o CIT brak jest definicji terminu „reprezentacja”, dlatego w tej kwestii czasami dochodzi do pewnych nieporozumień. Pojęcie reprezentacji kilkakrotnie było definiowane w wyrokach sądowych. Zgodnie z wydanymi orzeczeniami sądowymi celem kosztów reprezentacyjnych jest atrakcyjne zaprezentowanie firmy, stworzenie dobrego wizerunku firmy oraz działalności, a także wizerunku podatnika oraz wytworzenie pozytywnych relacji z klientami. Przy ocenie, czy koszt ma charakter reprezentacyjny należy najpierw określić cel jaki przyświeca wydatkowi Jeżeli dominującym celem ponoszonych kosztów jest wyznaczenie takiego pozytywnego obrazu podatnika, to należy stwierdzić, ze koszty mają charakter reprezentacyjny.
Przykłady kosztów reprezentacyjnych wymienianych jako wydatki poniesione na usługi gastronomiczne, czy zakup żywności oraz napojów, w tym też alkoholowych nie zawsze musi oznaczać, że koszty mają charakter reprezentacyjny.
W omawianym przypadku wydatek został poniesiony w celu uzyskania przychodu lub jego zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów, ponieważ poniesione wydatki dotyczą akceptowanych i obecnie stosowanych zachowań, dzięki którym możliwe jest prowadzenie działalności gospodarczej. Nie występuje tu więc typowa reprezentacja, co oznacza, że spółka ma rację zaliczając poczynione zakupy artykułów spożywczych do kosztów uzyskania przychodu. Identyczne stanowisko potwierdzają nowe interpretacje podatkowe, jak np. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 21 marca 2021 roku nr 0111-KB1-3.4010.24.2020.7.IM.
Podsumowanie
W obecnych czasach pracodawcy chcąc utrzymać pracowników muszą im zapewnić atrakcyjne warunki pracy. Pracodawca musi dbać o pracowników i współpracowników, którzy mają dobrze czuć się w pracy i powinni czuć się doceniani przez pracodawcę. Obecnie w większości dużych firm normą są drobne poczęstunki dla pracowników. Zakupy artykułów spożywczych dla pracowników nie mają charakteru reprezentacyjnego i mogą stanowić koszty uzyskania przychodu.
