Impreza integracyjna – jak prawidłowo rozliczyć VAT?
Głównym celem imprezy integracyjnej jest lepsze poznanie się pracowników, a także zmotywowanie ich do lepszej, bardziej wydajnej pracy. Tego rodzaju spotkania są pozytywnie oceniane przez pracowników. Czy spotkanie integracyjne powinno być rozliczone i ujęte w księdze wydatków? Czy należy rozliczyć od niego podatek VAT?
Wydatki jakie pracodawca ponosi na organizację imprezy integracyjnej dla pracowników mogą stanowić podstawę do odliczenia VAT z wyłączeniem wydatków poniesionych na usługi noclegowe oraz gastronomiczne. W ich przypadku odliczenie możliwe jest tylko wtedy, kiedy wchodzą w skład usługi kompleksowej. Pracodawca może sam zorganizować imprezę integracyjną lub może zlecić jej organizację firmie zewnętrznej. W obu przypadkach wydatki powinny być udokumentowane za pomocą faktur VAT. Od takich faktur możliwe jest odliczenie podatku od towarów i usług. Jednak zdania w tym zakresie są podzielone. Zarówno interpretacje podatkowe jak i wyroki wydawane przez sądy administracyjne często różnią się między sobą.
Impreza integracyjna – kiedy na pewno można odliczyć VAT?
Jeżeli impreza integracyjna organizowania jest w celu budowania pozytywnej atmosfery wśród pracowników, to wtedy wydatki poniesione na jej zorganizowanie mogą być podstawą do odliczenia podatku VAT. Dodatkowo, jeżeli na imprezie odbywa się szkolenie lub inny rodzaj działań, których celem jest podniesienie kwalifikacji pracowników, to bez problemu można od takiej imprezy odliczyć VAT, ale bez usług gastronomicznych i noclegu. Od tej zasady obowiązuje wyjątek, kiedy:
usługa gastronomiczna lub noclegowa są częścią usługi kompleksowej świadczonej przez podmiot zewnętrzny.
Jeżeli usługi gastronomiczne i noclegowe nie są dominujące w stosunku do usługi organizacji imprezy integracyjnej w kontekście całościowym, to w takiej sytuacji można odliczyć całość podatku VAT również od tych usług, co wynika z wystawionej faktury VAT. Należy jednak pamiętać, aby usługi gastronomiczne i noclegowe nie przeważały w stosunku do usługi organizacji imprezy integracyjnej. Potwierdzeniem tej zasady jest interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 23 lipca 2008 roku nr, ILPP1/443-436/08-4/BD. Dyrektor IS wskazał w niej, że nie stosuje się ograniczenia dotyczącego odliczenia podatku naliczonego od nabywanych usług gastronomicznych i noclegowych, jeżeli przedmiotem zakupu jest cała impreza integracyjna.
W przypadku, kiedy impreza integracyjna dla pracowników ma bardziej charakter rozrywkowy, to wydatki poniesione na jej organizację nie dają podatnikowi prawa do odliczenia podatku od towarów i usług. Takie zdanie wyraził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 6 kwietnia 2023 roku, nr IFSK 239/20.
Impreza integracyjna – osoby niebędące pracownikami biorące udział w imprezie, a podatek VAT
Jeżeli uczestnikami imprezy integracyjnej będą również osoby inne niż pracownicy, jak np. małżonkowie, rodzina lub zaproszone obce osoby, to w tej sytuacji przedsiębiorca zostaje pozbawiony prawa do odliczenia VAT od takiej imprezy integracyjnej, ponieważ wymienione osoby nie mają nic wspólnego z prowadzoną przez pracodawcę działalnością gospodarczą. Celem imprezy integracyjnej jest między innymi budowanie pozytywnych, przyjaznych relacji pomiędzy pracownikami. W związku z tym organy podatkowe uważają, że spotkanie, w którym uczestniczą również osoby spoza firmy nie ma związku z czynnościami opodatkowanymi. Z podobną sytuacją mamy do czynienia wtedy, kiedy na imprezie znajdują się osoby współpracujące z przedsiębiorcą w ramach umów B2B. W tym przypadku przedsiębiorca również nie ma prawa do odliczenia podatku VAT. Wskazuje na to wyrok wydany przez Naczelny Sąd Administracyjny nr II FSK 57222 z dnia 19 października 2022 roku, w którym sąd stwierdza, że wydatki nie mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych w części w jakiej wynikają one z obecności osób będących na umowach B2B. Koszty takie zaliczane są do wydatków na reprezentację, a te zasadniczo nie podlegają pod odliczenie VAT.
Impreza integracyjna z kontrahentami – czy można odliczyć VAT?
Przedsiębiorca może organizować również imprezy dla swoich kontrahentów w formie targów czy promocji. Z zasady wydatki poniesione na tego typu imprezy mają ścisły związek z prowadzoną działalnością gospodarczą opodatkowaną VAT. Taki związek nie jest trudno udowodnić. Celem organizacji wymienionych spotkań jest promocja usług lub produktów danej firmy. Chodzi między innymi o pozyskanie nowych klientów, a czasami o zwiększenie sprzedaży wśród obecnych. Przedsiębiorca ma prawo od takiej imprezy odliczyć podatek VAT, ale bez usług noclegowych i gastronomicznych.
Podsumowanie
Z zasady w większości przypadków przedsiębiorca może odliczyć podatek VAT od faktur dokumentujących organizację imprezy integracyjnej dla pracowników oraz imprez organizowanych dla kontrahentów w celu promocji usług lub produktów firmy. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości przedsiębiorca zawsze może wystąpić do organu podatkowego o wydanie interpretacji indywidualnej.
Imprezy integracyjne dla pracowników są rodzajem nagrody, której celem może być zmotywowanie pracowników do jeszcze lepszej pracy. Wydatki poniesione na takie spotkanie pozwalają przedsiębiorcy odliczyć VAT z faktur dokumentujących poniesione wydatki. Jednak, aby tak się stało musi zostać spełniony jeden warunek: impreza integracyjna powinna mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jeżeli na imprezie obecna będzie rodzina pracownika lub inni goście z zewnątrz nie możliwości odliczenia VAT. W przypadku wystąpienia wątpliwości co do odliczenia podatku od towarów i usług, przedsiębiorca zawsze ma prawo wystąpić do organu podatkowego o wydanie interpretacji indywidualnej w danej sprawie.
