Prawo jazdy dla pracownika w kosztach firmy

Prowadząc działalność gospodarczą, przedsiębiorca musi liczyć się z koniecznością ponoszenia różnorodnych wydatków związanych z istnieniem oraz funkcjonowaniem jednostki. Dodatkowo część pracodawców decyduje się na opłacenie zatrudnionym osobom kursu na prawo jazdy, co rodzi pytanie - czy kwota, jaką przedsiębiorca wydał na kurs, może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodu? To zależy od kilku przesłanek. W jakich sytuacjach warto rozważyć sfinansowanie prawa jazdy dla pracownika, a także jak rozliczyć koszty? Wszystkie ważne kwestie są opisane poniżej.

Kiedy pracodawca opłaca podnoszenie kwalifikacji zawodowych zatrudnionej osoby?

Każdy pracodawca pragnie zatrudniać kompetentne osoby, jednak w praktyce często wymagane jest podnoszenie kwalifikacji przez zatrudnioną osobę, a kursy czy szkolenia są finansowane właśnie przez pracodawcę.

Kodeks pracy wyznacza szereg zasad związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez zatrudnione osoby.

Co to jest podnoszenie kwalifikacji? Termin odnosi się do zdobywania albo uzupełniania wiedzy oraz umiejętności przez zatrudnione osoby. Podnoszenie kwalifikacji może stanowić inicjatywę pracownika – wtedy pracodawca musi wyrazić zgodę albo być inicjatywą pracodawcy.

Przepisy wskazują, że obowiązkiem pracodawcy jest ułatwienie pracownikowi podnoszenia kwalifikacji zawodowych – nie może tego utrudniać albo uniemożliwiać.

Kurs prawa jazdy opłacony przez pracodawcę a koszty firmowe

Omawianie niniejszego zagadnienia trzeba rozpocząć od analizy przepisów, a dokładnie ustawy o PIT, która zawiera szczegółowe informacje dotyczące kosztów uzyskania przychodów. Zgodnie z definicją to wydatki, które uregulować pracodawca w celu uzyskania przychodów albo zachowania bądź zabezpieczenia źródła dochodów. Oczywiście ustawodawca przewiduje również szereg wyjątków, które nie mogą zostać zakwalifikowane jako koszty firmowe, ale nie dotyczy to opłaconego przez pracodawcę kursu na prawo jazdy (zgodnie z art. 23 ustawy PIT).

Wydatek poniesiony przez pracodawcę będzie kosztem uzyskania przychodu, kiedy spełni podane poniżej wymogi:

• jest w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem albo źródłem przychodu i równocześnie został poniesiony, aby uzyskać przychodów w firmie bądź zachować lub zabezpieczyć źródło przychodu,
• nie widnieje na liście kosztów, które nie mogą zostać zakwalifikowane jako koszty uzyskania przychodów,
• został odpowiednio udokumentowany.

PRZYKŁAD 1
Magazynier zatrudniony przez panią Łucję nie ma prawa jazdy, jednak do tej pory uprawnienia do kierowania pojazdem nie były potrzebne. Jednak sytuacja uległa zmianie, gdyż spore grono kontrahentów pragnie skorzystać z opcji dowozu sprzedawanych przez panią Łucję towarów. Dobrym rozwiązaniem dla przedsiębiorcy jest skierowanie pracownika magazynu na kurs prawa jazdy, który po uzyskaniu odpowiednich uprawnień będzie odpowiadał za dowóz towaru do kontrahentów.

Wydatki poniesione na kurs prawa jazdy mogą zostać zakwalifikowane przez panią Łucję jako koszty uzyskania przychodu, gdyż wydatek jest ściśle związany z prowadzoną firmą.

PRZYKŁAD 2
Pan Sławomir ma w swojej firmie kilku kierowców mających uprawniania do kierowania pojazdami kategorii B. Na potrzeby działalności postanowił zakupić samochód ciężarowy o dopuszczalnej masie całkowitej ponad 3,5 tony pozwalający na rozwój firmy i wykonywanie dodatkowych zleceń. W przedsiębiorstwie pana Sławomira nie ma ani jednej osoby, która posiada wymagane uprawnienia do kierowania samochodem ciężarowym. Przedsiębiorca zdecydował się skierować dwie zatrudnione osoby na kurs kategorii C, co umożliwi obsługę pojazdu bez żadnych przerw.

W prezentowanym przykładzie również nie ma przeciwwskazań do zakwalifikowania wydatków na kurs prawa jazdy jako kosztów firmowych.

Czy pracownik może zostać obciążony kosztem kursu na prawo jazdy?
Pracodawca, który zdecydował się opłacić kursy i szkolenia zatrudnionej osobie, może zażądać, iż w przypadku rozwiązania umowy o pracę z winy pracownika, ma on obowiązek uregulować całość bądź część kosztów poniesionych na podniesienie kwalifikacji. Taką zależność potwierdza również Kodeks Pracy.

Przepisy wyznaczają szereg sytuacji, kiedy pracownik, który podnosił kwalifikacje zawodowe, ma obowiązek zwrócić koszty poniesione przez przedsiębiorcę:

• gdy zatrudniona osoba bez żadnych przesłanek nie zdecyduje się podnieść kwalifikacji zawodowych bądź przerwie ich podnoszenie,
• gdy zatrudniona osoba podejmie decyzję o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika w momencie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo po jego zakończeniu, w terminie wyznaczonym w umowie, który nie może przekroczyć 3 lat,
• gdy pracownik zdecyduje się rozwiązać umowę o pracę za wypowiedzeniem w terminie 3 lat (ustawodawca wyznaczył jeden wyjątek od tej zasady, a mianowicie, gdy w miejscu pracy występował mobbing),
• gdy pracownik zdecydował się rozwiązać umowę o pracę w terminie 3 lat bez wypowiedzenia na skutek winy pracodawcy (w praktyce oznacza to, chociażby ciężkie naruszenie przepisów przez pracodawcę albo mobbing),
• pracodawcy oraz pracownikowi przysługuje prawo, aby po zawarciu porozumienia zdecydować, jaka kwota kosztów może zostać zwrócona przez zatrudnioną osobę. W praktyce czasem występują sytuacje, kiedy pracodawca nie wymaga od pracownika zwrotu wydatków poniesionych na kursy i szkolenia.

Prawo jazdy zatrudnionej osoby - jakie niesie za sobą konsekwencje podatkowe oraz składkowe?

Jeżeli pracownikowi przekazano świadczenie od pracodawcy, jest ono kwalifikowane jako przychód (bez względu czy jest ono nieodpłatne, czy płatne). Ta zasada odnosi się również do prawa jazdy.

Jednak w tym miejscu warto zaznaczyć, że zgodnie z ustawą o PIT od wybranych świadczeń przysługuje zwolnienie od podatku dochodowego. Ze zwolnienia korzysta się w przypadku finansowania pracownikowi kursu na prawo jazdy. Ta zasada nie odnosi się do wynagrodzenia uzyskiwanego za czas zwolnienia z całości bądź części dnia pracy i za czas urlopu szkoleniowego.

Jak wygląda kwestia składek ZUS? W świadczeniu można skorzystać ze zwolnienia ze składek ZUS, co jest zgodne z Rozporządzeniem w sprawie szczegółowych zasad wyznaczania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Kilka słów podsumowania

Pracodawcy regularnie finansują kursy i szkolenia pracowników, które pozwalają na podniesienie kwalifikacji zawodowych (zalicza się do nich kurs na prawo jazdy). Poniesione wydatki na prawo jazdy mogą być zakwalifikowane jako koszty finansowe, gdy przedsiębiorca jest w stanie udowodnić związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy poniesionym wydatkiem a prowadzoną działalnością gospodarczą.

Data publikacji: 2023-10-24, autor: FakturaXL