Artykuły spożywcze w kosztach firmy

Każda firma ponosi koszty związane z pracownikami, jednym z nich jest zakup napojów, przekąsek i innych artykułów spożywczych, które można znaleźć w zakładzie czy biurze. Zgodnie z informacjami podanymi przez ustawodawcę takie wydatki mogą zostać zakwalifikowane jako koszty uzyskania przychodów, pod warunkiem że nie stanowią jednocześnie kosztów reprezentacji. Jakie obowiązują zasady? Zaczniemy od omówienia jednej z najnowszych interpretacji podatkowych Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, zgodnie z którą wydatki na zakup artykułów spożywczych, do których zalicza się wodę, kawę, herbatę, cukier, mleko, napoje, soki, ciastka, czekoladki, herbatniki, paluszki, cukierki, owoce, napoje gazowane typu coca-cola i inne opłacane przez spółkę, a następnie przekazywane pracownikom i współpracownikom biurowym kwalifikują się jako koszty uzyskania przychodów. Wymienione wydatki nie stanowią kosztów reprezentacji omówionych w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, które nie są traktowane jako koszty uzyskania przychodu, czyli nie pomniejszają podstawy do opodatkowania (interpretacja indywidualna z dnia 30 maja 2022 roku, sygn. 0111-KDIB1-2.4010.146.2022.1.AK.).

Wydatki na zakup żywności a przepisy podatkowe

 Z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych dowiadujemy się, że koszty uzyskania przychodu to koszty uregulowane w celu uzyskania przychodów, jednak wyjątkiem od tej sytuacji są koszty wskazane w art. 16 ust. 1.

Przywołany art. 16 ust. 1 pkt 29 wskazuje, że do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się

kosztów reprezentacji, a w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, a w tym alkoholowych.

Z kolei przepisy art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych jasno wskazują, że do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczać wydatków przeznaczonych na reprezentację, czyli na usługi gastronomiczne, nabycie żywności i napojów (również alkoholowych). Kluczowe znaczenie przy kwalifikowaniu danego wydatku do kosztów uzyskania przychodu stanowi cel, jaki mu przyświeca.

Wydatki (również te na usługi gastronomiczne, a także zakup żywności i napojów) są kwalifikowane jako koszt uzyskania przychodu tylko w sytuacji, gdy nie służą do reprezentacji podatnika.

Pamiętajmy także o zasadach, jakie musi spełnić podatnik, żeby zakwalifikować wydatek jako koszt uzyskania przychodu:

• wydatek został uregulowany przez podatnika, czyli w ostatecznym rozrachunku musi on być uregulowany z wykorzystaniem zasobów majątkowych podatnika (do kosztów uzyskania przychodu nie zalicza się wydatków na działalność podatnika opłaconych przez inne osoby, niebędące podatnikiem),
• wydatek jest definitywny (rzeczywisty), czyli wartość wydatku nie została w żadnej formie przekazana podatnikowi,
• wydatek jest związany z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• wydatek prowadzi do uzyskania, zachowania albo zabezpieczenia przychodów bądź może oddziaływać na wielkość uzyskiwanych przychodów,
• wydatek został udokumentowany,
• wydatek nie został zakwalifikowany do grupy wydatków wyszczególnionych w 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych – jeżeli znajduje się na liście ustawodawcy, nie może zostać zakwalifikowany jako koszt uzyskania przychodu.

Wydatki na zakup żywności – reprezentacja przedsiębiorstwa

Do reprezentacji nie zalicza się wydatków uregulowanych względem pracowników i współpracowników, a także zleceniodawców i kontrahentów. Taką informację uzyskujemy z przepisów art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W orzecznictwie dokładnie podkreślono, że wydatki regulowane przez ustawodawcę na reprezentację nie stanowią kosztów uzyskania przychodu. Trzeba jednak zaznaczyć, że organ nie wskazał, czym dokładnie jest „reprezentacja”. Zamiast tego podane zostały przykładowe usługi zaliczane do kosztów reprezentacji. Niestety, cały czas nie dysponujemy definicją legalną, co oznacza, że przedsiębiorcy wielokrotnie mają problem z określeniem kosztów reprezentacji, a także możliwości wprowadzenia ich do kosztów uzyskania przychodu. Podanie przykładowych usług kwalifikowanych jako wydatki reprezentacyjne wskazuje, że omawiane pojęcie nie może zostać interpretowane zbyt szeroko, co oznacza, że każde działanie przedsiębiorcy, które nawet w minimalnym stopniu pozwoli zmienić sposób postrzegania firmy, zostaje zakwalifikowane jako koszt uzyskania przychodu.

Przez określenie koszt reprezentacji rozumie się wydatek zbliżony albo taki sam, jak zostało to wymienione powyżej, zmierza on jedynie do stworzenia dobrego wizerunku firmy w kontaktach biznesowych, co jest osiągane poprzez działania nakierowane na aktualnych albo przyszłych kontrahentów (Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 15 listopada 2019 r., sygn. akt I SA/Po 579/19).

Wydatki na zakup żywności – wydatki na pracowników

Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 8 stycznia 2019 r., sygn. akt II FSK 3524/16 wskazuje, że wydatki poniesione na opłacenie usług gastronomicznych zakwalifikowanych jako koszty uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, których jedynym (podstawowym) zadaniem jest generowanie albo ulepszenie wizerunku firmy na zewnątrz, są wyłączane z kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z zasadami wyznaczonymi w art. 16 ust. 1 pkt 28 tej ustawy.

Wydatki mające na celu nabycie artykułów spożywczych dla pracowników czy współpracowników zostają zakwalifikowane do wydatków pracowniczych, które zgodnie z obowiązującymi przepisami można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

W tym miejscu warto przytoczyć interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 30 maja 2022 r., sygn. 0111-KDIB1 2.4010.146.2022.1.AK

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 16 ust. 1 updop), pod warunkiem, że dokona oceny pod kątem celowości i wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu bądź zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Tak więc kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki, związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 updop.

Wyrażenie „w celu osiągnięcia przychodu” zawarte we wskazanym art. 15 ust. 1 updop, oznacza, że nie wszystkie wydatki ponoszone przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością, podlegają odliczeniu od podstawy opodatkowania. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić wcześniej opisany związek. Zauważyć należy, że przez sformułowanie „w celu” należy rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodu).
Zatem, możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu.

Mając powyższe na uwadze wskazać należy, że uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to Spółka zobowiązana jest wykazać, że ponoszone przez nią ww. wydatki pozostają w związku z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą i pozostają w związku o jakim mowa w art. 15 ust. 1 updop. Wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów zawartym w art. 16 ust. 1 updop.

Niemalże identyczne stanowisko można znaleźć w podanych poniżej interpretacjach podatkowych:

• Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 1 marca 2021 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.24.2020.7.IM;
• Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 2 czerwca 2021 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.156.2021.1.MMU;
• Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 16 kwietnia 2019 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.72.2019.1.NL;
• Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 30 kwietnia 2020 r. sygn. 0114-KDIP2-1.4010.37.2020.4.KS.

Kilka słów podsumowania

Pracodawcy bardzo często kupują artykuły spożywcze dla zatrudnianych osób. Przez sądy i organy podatkowe ten wydatek jest kwalifikowany jako koszt uzyskania przychodu, pod warunkiem że produkty są dedykowane dla pracowników i współpracowników, a nie kontrahentów. Takie stanowisko potwierdzają również przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Data publikacji: 2023-02-24, autor: FakturaXL