Koszty reprezentacji
Kiedyś wydatki mogły zostać uznane za koszty reprezentacji jeżeli:- pozostawiały pozytywne wrażenie
- były okazałe
- były ponadprzeciętne.
Koszty reprezentacji, o jakich mowa w art. 23 ust. 1 pkt 23 u. p. d. o. f., to wydatki związane z przedstawicielstwem podatnika lub prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa, bez względu na ich wystawność lub miejsce świadczenia.
Prezenty dla klientów – czy są kosztem?
Jeżeli na prezentach dla klientów znajduje się logo firmowe, to przeważnie uznawane są one za koszt reklamy, od której można odliczyć podatek VAT, a wydatek jest kosztem firmowym.Inaczej sprawa wygląda jeżeli na podarunkach nie ma logo firmowego. W takiej sytuacji wydatku nie można zaliczyć do kosztów firmowych. Potwierdzeniem tego jest stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy w wydanej interpretacji o sygn.. ITPB3/423-406/10/PS z dnia 21 października 2010 roku, w której jest napisane, że:
nieodpłatnie przekazywane gadżety w trakcie spotkań biznesowych, jeżeli opatrzone zostaną trwale logo Spółki, a ich wartość jednostkowa będzie stosunkowo niska, nie będą miały charakteru reprezentacyjnego, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy, a w konsekwencji wydatki ich dotyczące również stanowić będą, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym, koszty uzyskania przychodów.
Czy posiłki i odzież dla pracowników można zaliczyć do kosztów firmy?
Wydatki poniesione na zakup odzieży roboczej oraz na posiłki regeneracyjne lub napoje dla pracowników wykonujących pracę w warunkach szczególnych mogą być zaliczone do kosztów firmowych (art. 2377 par. 1 Kodeksu pracy):Z kolei art. 232 Kodeksu pracy zawiera zapis:Pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:
1) jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu
2) ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.
Z powyższych przepisów wynika, że wydatki poniesione przez pracodawcę na odzież oraz posiłki dla w/w pracowników mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych, ponieważ przedsiębiorca ma obowiązek je ponieść. Do kosztów firmowych można także zaliczyć zakup kawy, herbaty, wody lub napojów dla pracowników niepracujących w warunkach szczególnych.Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Rada Ministrów określi, w drodze rozporządzenia, rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, jakie powinny spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania.
Potwierdzeniem na to jest stanowisko Naczelnika II Urzędu Skarbowego w Rzeszowie w piśmie z dnia 10 października 2005 r. o numerze: IIUS.I.PB/423-11/05, w którym między innymi można przeczytać:
pracodawca ustala rodzaje środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, których stosowanie na określonych stanowiskach jest niezbędne w związku z art. 2376 § 1 i art. 2377 oraz przewidywane okresy użytkowania odzieży i obuwia roboczego. Wprawdzie w omawianej sprawie pracodawca nie ustalił wprost okresu użytkowania odzieży roboczej, ale wskazał okoliczność, której zaistnienie uprawnia pracownika do pobrania tej odzieży. Takie rozwiązanie podatnik uzasadnił specyfiką stanowiska pracy przy mieszalniku farb, scharakteryzowaną w części wstępnej niniejszego uzasadnienia oraz koniecznością dbałości o wizerunek firmy. Wobec takiego stanu rzeczy tutejszy organ podatkowy uznaje wydatki poniesione przez spółkę na zakup odzieży roboczej, przekazywanej następnie zgodnie z powyżej omówioną regułą, pracownikom zatrudnionym na stanowiskach przy mieszalniku farb za jej koszt uzyskania przychodu.
Podatek VAT, a koszty na reprezentację
W zasadzie zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT, wydatki na reprezentację nie mogą być kosztem podatkowym. Od takich wydatków można jedynie odliczyć podatek VAT. Potwierdzeniem na to jest interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 6 marca 2012 roku o numerze: IPTPB3/423-319/11-2/GG, w której można przeczytać, że:Wyjątek stanowią usługi noclegowe i gastronomiczne, przy których brak jest możliwości odliczenia podatku VAT (art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT).Koszty reprezentacji nie są kosztem uzyskania przychodów (...), ale naliczony podatek od towarów i usług jest kosztem podatkowym w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług.
Wydatki na reklamę
Reklama to działania, które mają na celu skłonienie do nabycia lub korzystania z danych towarów lub usług, czy do popierania określonych rzeczy, jak np.: promocja marki. Reklamą jest też rozpowszechnianie informacji o danej firmie, produkcie lub usłudze w celu zwrócenia na nie uwagi, co ma przełożyć się na chęć zakupu. Reklama może mieć różne formy, począwszy od zamieszczenia ogłoszenia w prasie, radiu, czy telewizji poprzez plakaty, ulotki, banery, artykuły sponsorowane, a zakończywszy na małych prezencikach wręczanych potencjalnym klientom, jak np.: próbki produktów. Zgodnie z przepisami wydatki na reklamę stanowią koszty firmowe, ponieważ ich celem jest pozyskanie źródła przychodu.PRZYKŁAD
Przedsiębiorca ma zamiar w 2021 roku wprowadzić na rynek nowy produkt. Pod koniec 2020 roku rozpoczął kampanię reklamową. Z końcem 2020 roku wystawił fakturę i zakończył kampanię. W jakim okresie, przedsiębiorca powinien zaliczyć wydatek do kosztów?
Odpowiedź: Sposób rozliczenia kosztu zależy od przyjętej metody jego rozliczania.
Przy metodzie kasowej, pomimo, że produkty są sprzedawane od stycznia 2021 roku, a kampania miała miejsce w 2020 roku, to powinna ona być ujęta w kosztach za 2020 rok.
Przy metodzie memoriałowej, wydatek powinien być rozliczony proporcjonalnie do okresów, których dotyczy, czyli: miesiąc grudzień 2020 roku oraz pozostała część w 2021 roku.
Podsumowanie
Zgodnie z przepisami koszty reprezentacji nie stanowią kosztu podatkowego. Można od nich odliczyć podatek VAT. Wyjątkiem są jedynie wydatki za nocleg (usługi hotelowe) oraz za usługi gastronomiczne, od których nie można odliczyć VAT.Z kolei wydatki na reklamę są kosztem firmowym, od którego można także odliczyć podatek VAT.
Ostatnia aktualizacja: 2021-01-28
Data publikacji: 2020-09-05, autor: FakturaXL
