Firmy często i chętnie organizują imprezy integracyjne dla swoich pracowników. Zadaniem tego typu spotkań jest zwiększenie motywacji i lojalności pracownika w stosunku do pracodawcy. Dodatkowo dzięki imprezom poprawia się atmosfera w pracy, co z kolei przekłada się na lepszą wydajność. Jedynym problemem jaki może się pojawić jest prawidłowe rozliczenie kosztów. Kiedy i czy wydatki na organizację imprezy integracyjnej mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów?
Impreza integracyjna – kiedy wydatek można zaliczyć do kosztów podatkowych?
Aby wydatek można było zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów to musi być on związany z uzyskaniem przychodu, zabezpieczeniem lub zachowaniem źródła przychodów. Przedsiębiorca ma obowiązek udowodnienia związku pomiędzy prowadzoną działalnością, a poniesionym wydatkiem. W związku z tym już na początku powinien dokładnie określić cel, w jakim wydatek został poniesiony. W przypadku imprezy integracyjnej celem może być np. poprawa atmosfery w pracy, czy integracja pracowników. Oprócz posiadania dowodów księgowych przedsiębiorca ma obowiązek sporządzenia dokumentacji. Jedynie wydatki właściwie udokumentowane mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Powyższe zgodne jest z wieloma interpretacjami, które zostały wydane w tym temacie. Między innymi z interpretacją Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 17 marca 2017 r. nr 1462-IPPB5-4510.1106.2016.1.BC o treści:
jeżeli wydatki poniesione zostały na zorganizowanie spotkania integracyjnego mającego na celu poprawę komunikacji wewnętrznej i motywacji do pracy poprzez zintegrowanie pracowników z firmą, budowanie zespołu, poprawy atmosfery pracy oraz ułatwienie ułożenia wzajemnych relacji między pracownikami i w efekcie poprawę efektywności pracy a przez to zwiększenie przychodów osiąganych przez podatnika, to wówczas spełniają warunki, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i mogą zostać zakwalifikowane do kosztów podatkowych.
Alkohol na imprezie integracyjnej
Czy wydatek na wyroby alkoholowe dostępne na imprezie dla pracowników może być odliczony od przychodu? Urzędy skarbowe bardzo różnie do tego podchodzą. Na przykład Dyrektor Krajowej Izby Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 1 września 2017 r. (nr 0114-KDIP2-1.4010.127.2017.1) stwierdził, że tak do końca nie można powiązać wydatku na alkohol z celem spotkania, którym jest np. integracja pracowników, czy zwiększenie motywacji do pracy, dlatego też pracodawca, który organizuje taką imprezę musi mieć świadomość, że do kosztów podatkowych nie będzie mógł zaliczyć wydatków poniesionych na zakup alkoholu. Organy podatkowe uważają, że napoje alkoholowe nie są konieczne na imprezie dla pracowników. Nie przyczyniają się do osiągnięcia przychodu, czy zachowania jego źródła.
Jednak w ostatnim czasie zaczynają pojawiać się nowe, bardziej korzystne interpretacje w tej sprawie, dlatego też warto w tej kwestii zwrócić się o wydanie podatkowej interpretacji indywidualnej w zakresie zaliczenia do kosztów, wydatków poniesionych na alkohol na imprezie integracyjnej.
Impreza firmowa dla pracowników, a współpracownicy i osoby z zewnątrz
Do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć tylko te wydatki, które dotyczą pracowników zatrudnionych na umowę o pracę i ich rodzin. Jeżeli chodzi o osoby zatrudnione na umowę zlecenia, czy podwykonawców to sprawa nie jest już taka prosta. W tej kwestii warto skorzystać z wydanych interpretacji. Jedną z nich jest interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 9 stycznia 2018 r. o numerze 0111-KDIB1-2.4010.411.2017.1.MS, w której stwierdza on, że wydatki na innych pracowników nie zatrudnionych na umowę o pracę nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Powyższa opinia jest inna niż decyzja sądu, który uznał, że wydatki na rzecz osób zatrudnionych na umowę zlecenia i podwykonawców również mogą być uznane za firmowy koszt podatkowy. Przedsiębiorca musi jedynie rzetelne opisać stan faktyczny w taki sposób, aby w razie kontroli podatkowej, urząd nie podważył tej decyzji .
W przypadku tzw. osób trzecich, czyli kontrahentów i innych osób spoza firmy będących na imprezie nie można poniesionego wydatku zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ nie są one kosztami reprezentacyjnymi firmy. Jeżeli podatnikowi jest trudno wyodrębnić koszty jakie poniósł na poszczególne grupy osób znajdujące się na imprezie, to niestety ale nie będzie mógł zaliczyć ich do kosztów uzyskania przychodu.
Finansowanie kosztów z ZFŚS
Jeżeli środki finansowe na zorganizowanie spotkania dla pracowników pochodzą z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) to zgodnie z art. 23 ust. pkt. 42 ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o CIT, wydatków nie można zaliczyć do kosztów podatkowych (wydatki pracodawcy poniesione na działalność socjalną nie mogą być zaliczone do kosztów podatkowych). Inaczej jeżeli wydatki finansowane są ze środków obrotowych firmy.
Ostatnia aktualizacja: 2020-09-07 Data publikacji: 2020-01-25, autor: FakturaXL
