Zakup takich produktów jak kawa, czy herbata, bądź mleko i cukier do użytku pracowników jest często praktykowany przez przedsiębiorców. Jak należy prawidłowo zakwalifikować taki wydatek?
Koszty uzyskania przychodów – co się do nich zalicza?
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów (art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) wyłączają koszty wymienione w art. 23. Obowiązkiem podatnika jest wykazanie związku przyczynowo – skutkowego pomiędzy poniesionym kosztem, a uzyskanym przychodem. Wydatek zaliczony do kosztów uzyskania przychodów musi być należycie udokumentowany oraz prawidłowo zakwalifikowany. Inaczej przedsiębiorca może narazić się na konsekwencje prawne i podatkowe. Wydatki poniesione na zakup artykułów spożywczych na potrzeby pracowników nie zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Potwierdza to interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 24 stycznia 2011 roku o sygn. IPPB1/415-1025/10-4/Es.
Zakup kawy, herbaty i wody, a koszty firmowe
Czasami zdarza się, że przedsiębiorcy mylą wydatki poniesione na zakup kawy, czy herbaty lub innych artykułów spożywczych na rzecz pracowników lub kontrahentów przyjmowanych w firmie z kosztami reprezentacji. Tymczasem jest to inny charakter wydatku. Koszty reprezentacji zgodnie z art. 23 w/w ustawy zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Zakup wody i herbaty dla pracowników jest dobrym zwyczajem obowiązującym w firmie. Może mieć wpływ na lepszą wydajność pracowników, budzi w nich zadowolenie, co wpływa może mieć bezpośredni związek na uzyskanie przychodu. Zgodnie z przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy, jednym z obowiązków pracodawcy jest zapewnienie wszystkim pracownikom wody do picia lub innych napojów podczas całej zmiany. Wydatki poniesione w tym celu należy uznać za koszt poniesienia przychodu. Przepisy nie wymieniają dokładnie jakiego rodzaju mają to być napoje, dlatego w tej kwestii wybór należy do pracodawcy. Z kolei wydatki poczynione na rzecz klientów mają charakter poczęstunku, który ma na celu poprawę wizerunku przedsiębiorstwa, a co za tym idzie może przełożyć się na wzrost przychodów. Są to główne powody, dla których wydatek można zakwalifikować do kosztów firmowych.
W oparciu o w/w interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wydatki na:
zakup wody, herbaty, kawy, cukru, mleka na rzecz pracowników objętych Regulaminem Pracy i zużywanych przez nich podczas bieżącej pracy
zakup drobnych artykułów spożywczych przeznaczonych na poczęstunek dla pracowników na spotkaniach i naradach służbowych
drobny poczęstunek dla kontrahentów i klientów.
Podsumowanie
Obowiązujące przepisy przewidują, że jeżeli wydatki na zakup wody, herbaty, kawy i innych drobnych artykułów spożywczych przeznaczone do spożycia przez pracowników podczas pracy lub dla kontrahentów podczas spotkań w siedzibie firmy zostaną prawidłowo udokumentowane, to można je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
