Przedsiębiorcy często zaliczają różne wydatki do kosztów podatkowych. Zgodnie z przepisami wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia ich źródła mogą zostać zaliczone do kosztów firmowych obniżających podatek.
Czy zakup ekspresu do kawy zawsze będzie stanowić koszt firmowy? Będzie, ale pod warunkiem, że przedmiotem działalności są usługi związane ze świadczeniem usług gastronomicznych. Przy wartości sprzedaży wyższej niż 10 000 zł, przedsiębiorca będzie mógł dokonać odpisów amortyzacyjnych.
Zakup ekspresu do kawy przez przedsiębiorcę nieprowadzącego działalności gastronomicznej
W sytuacji kiedy przedsiębiorca zatrudnia pracowników, to ma prawo zakupić dla nich podstawowe produkty, takie jak: herbata, kawa, woda, cukier i ująć je w kosztach uzyskania przychodu. Podobnie będzie w przypadku zakupu ekspresu do kawy na potrzeby pracowników. Przedsiębiorca musi udowodnić, że urządzenie zostało zakupione dla pracowników, do którego mają oni bezpośredni dostęp i mogą z niego korzystać. Jeżeli ekspres będzie znajdował się w gabinecie szefa bez dostępu dla pracowników, to w takiej sytuacji jego zakup nie będzie stanowił kosztu podatkowego.
Zakup ekspresu do kawy celem używania go przy spotkaniach z klientami
Czy przedsiębiorca, który zakupił ekspres do kawy i systematycznie kupuje kawę w celu podawania jej podczas spotkań z klientami ma prawo zaliczyć zakup do kosztów podatkowych?
Przeważnie spotkania przedsiębiorców z klientami trwają wystarczająco długo, aby można było zaproponować coś do picia, jak np.: wodę, herbatę, czy kawę, a nawet poczęstunek. Jednak w tym wypadku przedsiębiorca powinien zachować ostrożność. Obowiązujące przepisy nie pozwalają zaliczyć do kosztów podatkowych reprezentacji. Jeżeli poczęstunek będzie miał charakter wyniosłości, to organy podatkowe mogą go nie uznać za koszt firmowy.
Charakter wyniosłości i reprezentacja – co oznaczają?
Wymienione pojęcia nie mają wyjaśnienia w przepisach, dlatego może zdarzyć się, że urząd skarbowy będzie miał w tej kwestii inne zdanie niż przedsiębiorca. Z tego powodu poczęstunek podczas spotkań z klientami nie powinien mieć charakteru okazałości i wystawności.
Zakup ekspresu do kawy, a koszt działalności
W przypadku kiedy ekspres do kawy został zakupiony i jest wykorzystywany w prowadzonej działalności gospodarczej, czyli korzystają z niego pracownicy lub wykorzystywany jest na potrzeby organizacji spotkań z klientami, to może stanowić koszt firmowy. Decyzję o tym, czy ekspres jest potrzebny w firmie, czy też nie podejmuje sam przedsiębiorca. Czasami organy podatkowe żądają złożenia wyjaśnień uzasadniających poniesienie kosztu. Przedsiębiorca musi wtedy udowodnić cel wykorzystywania ekspresu w prowadzonej działalności. Oprócz faktury zakupu powinien posiadać inne dowody potwierdzające zasadność dokonanego zakupu, tak aby mógł wykazać związek z prowadzoną działalnością, a także udowodnić brak charakteru reprezentacyjnego podczas spotkania z klientem. Na takie działania wskazują wydane w tej kwestii interpretacje indywidualne.
