Dla przedsiębiorcy koszty są bardzo ważnym elementem prowadzenia działalności. Obniżają podatek, który musi zapłacić do urzędu skarbowego. Jednak nie każdy zakup można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Urząd może zakwestionować niektóre wydatki, dlatego też przedsiębiorca musi być ostrożny przy ich rozliczaniu.
Który wydatek może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów?
Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się nie tylko z uzyskaniem określonego przychodu, ale również z kosztami. Do kosztów uzyskania przychodu zalicza się tylko te wydatki, które zostały poniesione w związku z uzyskaniem przychodów i w stosunku, do których podatnik może wykazać bezpośredni lub pośredni związek z prowadzeniem działalności. Dzięki kosztom przedsiębiorca może obniżyć wysokość podatku dochodowego obliczanego na zasadach ogólnych lub liniowo. Podatek to procent od dochodu (przychód pomniejszony o koszty). Im wyższe koszty tym niższy podatek. W działalności nie każdy wydatek może być kosztem.
Niektóre wydatki odgórnie nie stanowią kosztu
dlatego zawsze przed zaliczeniem wydatku do kosztów uzyskania przychodów należy sprawdzić, czy nie został on odgórnie wyłączony.
Przepisy mówią, że między innymi kosztem nie mogą być: 1. wydatki na spłatę pożyczek (dopuszcza się pewne wyjątki) 2. darowizny 3. podatek dochodowy 4. podatek od spadków i darowizn 5. kary, opłaty i odszkodowania wraz z odsetkami od tych zobowiązań z tytułu nieprzestrzegania przepisów w zakresie ochrony środowiska 6. własne wynagrodzenie 7. wydatki na nabycie gruntów. Wszystkie wydatki odgórnie wykluczone zostały wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznychoraz w art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Wydatek bez związku z prowadzoną działalnością gospodarczą
Wydatek można zaliczyć do kosztów jeżeli istnieje związek pomiędzy zakupem, a osiągnięciem przychodu, stąd zakup musi być związany z prowadzoną działalnością. Dla przykładu, wydatkiem dla malarza będzie zakup farby lub odpowiednich pędzli, które posłużą mu do malowania. Jeżeli nie występuje związek pomiędzy prowadzoną działalnością, a zakupem, to poniesionego wydatku nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
Zakup o charakterze reprezentacyjnym
nie stanowi kosztów uzyskania przychodów. Przykładem może być zakup alkoholu. podczas kolacji z kontrahentem. Wszelkie zakupy towarów uznanych za luksusowe nie mogą zostać uznane za koszt, którego zadaniem jest podniesienie prestiżu firmy oraz które odbiegają od standardów przyjętych w danej branży.
Brak odpowiedniej dokumentacji
Wydatek żeby mógł zostać ujęty w KPiR musi być dobrze udokumentowany. Zwykle takim dokumentem, który można uwzględnić w księdze jest faktura. W przypadku kiedy jej otrzymanie jest trudne lub niemożliwe dopuszcza się inny dokument, jakim na przykład może być: 1. zakupiony bilet na trasie powyżej 50 km zawierający określone dane 2. paragon za przejazd autostradą 3. paragon poświadczający zakup paliwa za granicą Polski 4. paragon z nipem do kwoty 450zł 5. wyciąg z konta bankowego
Zakup na cele prywatne
Nie każdy zakup na fakturę zawierający dane firmy jest podstawą zaliczenia wydatku do kosztów. Zakup nie może służyć wyłącznie celom prywatnym, ale musi mieć również związek z prowadzoną działalnością. W przeciwnym wypadku urząd odrzuci taki wydatek i nie pozwoli zaliczyć go do kosztów uzyskania przychodów. Niektóre zakupy mogą mieć związek zarówno z celem prywatnym jak i służbowym. Wtedy taki wydatek w części przypadającej na firmę można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów i wpisać do KPiR w programie. Często ma to miejsce jeżeli przedsiębiorca rozlicza wydatki związane z mieszkaniem, w którym jednocześnie mieszka i prowadzi działalność.
Kontrowersyjne koszty firmowe
Czasami zdarza się, że urzędnicy i przedsiębiorcy różnie interpretują zagadnienia podatkowe, dlatego w kwestii kosztów zawsze należy postępować ostrożnie i śledzić na bieżąco aktualne interpretacje organów podatkowych, zwłaszcza te dotyczące kontrowersyjnych kosztów. W tym miejscu dobrym przykładem wydaje się być kwestia rozliczania lunchu w kosztach firmowych. Przez długi czas urzędy skarbowe nie zajmowały jednakowego stanowiska i miały różne zdanie w danej sprawie. W listopadzie 2017 roku Ministerstwo Finansów wydało interpretację ogólną, w której przedstawiło swoje stanowisko w danym temacie. Lunch może stanowić koszt jeżeli przedsiębiorca udowodni jego związek z uzyskanym przychodem. Przedstawione argumenty muszą odzwierciedlać stan faktyczny.
