W działalności gospodarczej jednym z obowiązków przedsiębiorcy jest prowadzenie ewidencji wyposażenia o ile posiada on w swoim majątku składniki nie będące środkami trwałymi. Wydatki, które przedsiębiorca poniósł na zakup wyposażenia stanowią koszt uzyskania przychodów w momencie, kiedy zostaną oddane do używania. Trzeba uważać, aby nie pomylić ich ze środkami trwałymi. Zatem który majątek należy ująć w ewidencji wyposażenia? Czy wszyscy podatnicy mają obowiązek rejestrowania majątku w ewidencji?
Przepisy mówiące o prowadzeniu ewidencji wyposażenia znajdują się w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. o prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Paragraf 4 tego rozporządzenia mówi, że: osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych i spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą, które są zobowiązane do prowadzenia KPiR mają obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, zgodnie z art. 22 n ust. 2-6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych , jak również do prowadzenia ewidencji wyposażenia.
Do końca 2018 roku zobligowani do prowadzenia ewidencji wyposażenia byli również podatnicy opodatkowani ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Od stycznia 2019 roku obowiązek ten został zniesiony. Powyższe wynika z uchylenia art. 15 ust. 3a oraz ust. 5-7 uzpd. Ewidencja wyposażenia nie dotyczy także podatników opodatkowanych kartą podatkową i osiągających przychód z najmu prywatnego.
Jakie składniki majątku wchodzą do wyposażenia?
Wyposażenie tworzą składniki majątku związane z wykonywaną działalnością gospodarczą, które zgodnie z przepisami o podatku dochodowym nie zostały zaliczone do środków trwałych.
Składnikiem wyposażenia, który powinien znaleźć się w ewidencji będzie majątek spełniający łącznie dwa warunki:
wartość początkowa w rozumieniu odrębnych przepisów przekracza 1 500 zł (wartość nabycia lub przetworzenia)
przewidywany okres używania będzie krótszy niż 1 rok.
Składniki majątku o wartości niższej niż 1 500 zł stanowią też wyposażenie, ale zgodnie z przepisami nie muszą być ujmowane w ewidencji wyposażenia.
Elementy jakie musi zawierać ewidencja wyposażenia
W przepisach brak jest określonego wzoru ewidencji wyposażenia. Mimo to wymagane jest, aby w ewidencji znalazły się przynajmniej te elementy wymienione poniżej:
numer pozycji pod którą został wpisany w księdze koszt związany z nabyciem wyposażenia, jeżeli podatnik prowadzi KPiR
data likwidacji (również data sprzedaży lub darowizny)
przyczyna likwidacji wyposażenia.
Podatnicy, którzy w trakcie roku podatkowego utracili lub zrzekli się prawa do opodatkowania kartą podatkową lub którzy dopiero pierwszy raz zakładają ewidencję wyposażenia muszą dokonać wyceny wyposażenia w oparciu o cenę zakupu lub wg wartości rynkowej z dnia założenia ewidencji.
Zapisy do ewidencji muszą być dokonane najpóźniej w miesiącu przekazania wyposażenia do używania.
PRZYKŁAD 1 Podatnik dokonał zakupu maszyny, którą będzie wykorzystywał w prowadzonej działalności gospodarczej. Sprzęt kosztował 5 000 zł. Podatnik przewiduje, że zakupioną maszynę będzie wykorzystywał jedynie przez pół roku, ponieważ zakupu dokonał celem wykonania konkretnego zlecenia. Czy zakupiony sprzęt musi ująć w ewidencji wyposażenia?
Odpowiedź: Tak, ponieważ wartość nabycia wynosi powyżej 1 500 zł, a okres użytkowania będzie niższy niż 1 rok
PRZYKŁAD 2 Podatnik w dniu 30 czerwca 2018 r. nabył komputer do pracy w firmie. Wartość zakupu: 2 000 zł. Komputer do używania został przekazany 1 lipca. Z jaką datą należy dokonać wpisu do ewidencji?
Odpowiedź: Wpisu do ewidencji należy dokonać najpóźniej 31 lipca.
UWAGA: Podatnik posiadający składniki majątku, które powinny być ujęte w ewidencji wyposażenia, a nie prowadzi dla nich takiej ewidencji podlega karze za nieprowadzenie ewidencji wyposażenia.
