Środki trwałe: różnice między remontem i ulepszeniem

Czasami przedsiębiorcy, a niekiedy i księgowi mają problem z ustaleniem, czy w danym przypadku mówimy o remoncie, czy raczej o ulepszeniu środka trwałego. Prawidłowe ustalenie tej kwestii jest niezwykle ważne z punktu widzenia podatkowego.

Czym jest ulepszenie środka trwałego? 

Środki trwałe wykorzystywane są przez przedsiębiorcę w prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. O rodzaju i ilości posiadanych środków trwałych decyduje sam przedsiębiorca, ale znaczenie ma również profil prowadzonej działalności. W wyniku użytkowania środki trwałe zużywają się i czasami wymagają remontu lub ulepszenia. Definicja ulepszenia znajduje się w ustawie o podatku dochodowym. Zgodnie z przepisem, z ulepszeniem środka trwałego mamy do czynienia w sytuacji, kiedy suma wydatków poniesionych na przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację środka trwałego w danym roku podatkowym przekroczy kwotę 10 000 zł przez co ma miejsce wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środka trwałego do używania. 

Wyjaśnienie pojęć związanych z ulepszeniem

• przebudowa – następuje zmiana parametrów środka trwałego, przykład: montaż instalacji gazowej w samochodzie firmowym
• rozbudowa – miejsce ma zmiana charakterystycznych parametrów istniejącego już obiektu budowlanego (kubatura, powierzchnia zabudowy, wysokość, długość, szerokość): na podstawie wyroku NSA sygn. akt II OSK 2484/14 z dnia 15 czerwca 2016 roku, przykład: dobudowa piętra lub wybudowanie tarasu lub innej części w istniejącym już budynku
• rekonstrukcja – jest to odtworzenie całkowicie lub częściowo zużytych środków trwałych, przykład: wymiana monitora w sprzęcie komputerowym
• adaptacja – nadanie nowych cech użytkowych, przykład: zmiana przeznaczenia lokalu użytkowego na hotel 
• modernizacja – to unowocześnienie środka trwałego, przykład: montaż klimatyzacji w lokalu użytkowym. 

Czym jest remont środka trwałego? 

W ustawach podatkowych brak jest definicji remontu. Zgodnie z prawem budowlanym, remont wykonywany jest po to, aby przywrócić stan pierwotny danej rzeczy. Interpretacja z dnia 5 maja 2022 roku, nr 0111-KB2-1.4010.24.2022.2.PB wskazuje, że remont jest następstwem eksploatacji środka trwałego przez przedsiębiorcę i wynika głównie z jego zużycia. Celem remontu jest odtworzenie stanu środka trwałego jaki występował przed jego zużyciem. W efekcie prac remontowych środek trwały nie zmienia swojego pierwotnego charakteru. Materiały używane do remontu muszą odpowiadać obowiązującym w danej chwili standardom technologicznym.

Z kolei w innej interpretacji z dnia 3 grudnia 2021 roku, nr 0111-KDIBI-1.4010.490.2021.1.EJ została poruszona sprawa remontu kapitalnego przeprowadzanego przez spółkę energetyczną. Remont dotyczył urządzeń służących do wytwarzania i przesyłania energii. Spółka miała wątpliwości co do zaliczenia wykonywanych czynności do  prac remontowych. W związku z tym zadała pytanie, czy przedstawiony rodzaj działania powinna uznać za remont, czy raczej za ulepszenie. Dyrektor KIS był zdania, że Spółka przeprowadziła remont. W uzasadnieniu interpretacji napisał, że remont kapitalny wykonywany był w następstwie eksploatacji środka trwałego, co wynikało z jego zużycia. Prace nie wpłynęły na zmianę cech ani funkcji środka trwałego, chociaż do ich wykonania zostały użyte materiały zgodne z aktualnym standardem technologicznym. 

Remont, czy ulepszenie – prawidłowe ustalenie rodzaju czynności 

Dla potrzeb zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów ważna jest prawidłowa kwalifikacja wydatku, czy jest to remont, czy ulepszenie. Przede wszystkim chodzi o sposób zaliczenia wydatku. Przy remoncie poniesione wydatki zostają od razu zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Z kolei przy ulepszeniu środka trwałego wzrasta jego wartość. Poniesione wydatki można odliczyć przez odpisy amortyzacyjne rozłożone w czasie. Jeżeli przedsiębiorca w trakcie roku podatkowego w różnych miesiącach zakupi towary o wartości jednostkowej niższej niż 10 000 zł, których suma w skali całego roku przekroczy tę wartość, to takie wydatki muszą być ujęte w kosztach jako odpisy amortyzacyjne. 

Remont, czy ulepszenie – różnice

W praktyce ciężko jest określić, czy mamy do czynienia z remontem, czy raczej z ulepszeniem. Znaczenie obu pojęć jest bardzo podobne. Ich interpretacją zajmowały się również sądy. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 26 stycznia 2016 roku, sygn. akt II FSK 2919/13 wskazał na występujące różnice pomiędzy poniesionymi nakładami na remont, a nakładami na ulepszenie środków trwałych. W przypadku remontu podatnik podejmuje działania, których celem jest podtrzymanie i odtworzenie wartości użytkowej środka trwałego (naprawy). Po remoncie zostaje przywrócony pierwotny stan techniczny oraz użytkowy danego środka trwałego. Z kolei przy ulepszeniu zachodzą dość znaczące zmiany cech użytkowych produktu przez dokonaną przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację. Ulepszenie prowadzi do unowocześnienia środka trwałego, co może spowodować, że produkt będzie wykorzystywany w sposób zupełnie inny od jego pierwotnego przeznaczenia. 

Remont i użyczenie – kilka przypadków, w których mogą wystąpić

Rodzaj prac	Opis	Kwalifikacja
Ocieplenie ścian budynku	Ocieplenie budynku podnosi jego wartość użytkową i tym samym zwiększa jego wartość początkową	Ulepszenie
Wymiana podłogi	Najczęściej do wymiany podłogi dochodzi przy zastosowaniu nowych pod względem technologicznym materiałów. Organy podatkowe uważają, że takie działania oznaczają remont	Remont
Wymiana uszkodzonej części w środku trwałym	W takim przypadku nie zawsze można stwierdzić jednoznacznie czy mamy do czynienia z remontem, czy z ulepszeniem. Wszystko zależy od rodzaju użytych materiałów. Jeżeli np. środkiem trwałym będzie maszyna, w której zepsuł się silnik i trzeba będzie kupić nowy, to o tym czy będzie to remont, czy ulepszenie zadecydują parametry nowego silnika. Jeżeli będą one identyczne, jak w poprzednim to mówimy o remoncie. Natomiast jeżeli parametry będą znacznie odbiegały od dotychczasowych, to najprawdopodobniej będzie to ulepszenie	Remont lub ulepszenie
Wymiana dachu	Nawet jeżeli wymiana dachu będzie polegała na całkowitej zmianie rodzaju wykorzystanych materiałów, to i tak taką czynność należy zakwalifikować do remontu	Remont
Montaż instalacji gazowej w samochodzie firmowym	Zamontowanie instalacji gazowej  w pojeździe oznacza, że mamy do czynienia z ulepszeniem	Ulepszenie
Montaż klimatyzacji	Jeżeli budynek wcześniej nie posiadał klimatyzacji, to jej montaż oznacza ulepszenie środka trwałego	Ulepszenie
Wymiana oświetlenia	Wymiana oświetlenia ze starego typu na nowy uznawana jest za remont	Remont
Malowanie budynku	Czynności polegające na malowaniu nie zwiększają wartości użytkowej budynku, czyli należy je traktować jak remont	Remont

Remont czy ulepszenie – środek trwały do 10 000 zł (przykłady)

W przypadku prawidłowej kwalifikacji środka trwałego do ulepszenia pod uwagę brane są określone czynniki. Natomiast przy remoncie przedsiębiorca nie jest ograniczony limitami kwotowymi w zakresie ponoszonych nakładów. Wydatki na remont mogą znacznie przekraczać kwotę 10 000 zł. 

PRZYKŁAD 1
Przedsiębiorca wykonał remont lokali biurowych polegający na malowaniu pomieszczeń. W niektórych pokojach zostały wymienione także podłogi. Całkowity koszt prac wyniósł 50 000 zł. Pomimo, że był wysoki i znacznie przekroczył 10 000 zł, to jednak przedsiębiorca powinien uznać wykonane prace za remont i ująć je jednorazowo w kosztach uzyskania przychodów. 

W przypadku ulepszenia środka trwałego podatników obowiązuje limit 10 000 zł. Jeżeli nakłady poniesione na ulepszenie będą niższe niż 10 000 zł to przedsiębiorca nie będzie musiał zwiększać wartości początkowej środka trwałego. Taki wydatek będzie mógł ująć bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów.

PRZYKŁAD 2
Na początku 2022 roku przedsiębiorca zmodernizował posiadaną maszynę przemysłową, która była wpisana do ewidencji środków trwałych. Na modernizację wydał 6 500 zł. Wydatek został ujęty bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów. W połowie roku przedsiębiorca musiał zakupić kolejną część do wspomnianej maszyny. Wydatek wyniósł 7 000 zł i zmieścił się w definicji modernizacji. Łączna kwota poniesionych wydatków na modernizację środka trwałego w całym 2022 roku wyniosła 13 500 zł, co oznacza, że środek trwały został ulepszony. W związku z tym przedsiębiorca powinien w miesiącu, w którym łączna kwota wydatków przekroczyła 10 000 zł wyksięgować kwotę 6 500 zł z kosztów podatkowych i jednocześnie zwiększyć wartość początkową środka trwałego o 13 500 zł. Od kolejnego miesiąca przedsiębiorca powinien dokonywać odpisów amortyzacyjnych od zwiększonej wartości środka trwałego. Jeżeli środek trwały byłby zamortyzowany, to odpisy powinny być dokonywane od kwoty ulepszenia przy zastosowaniu wybranej i stosowanej do tej pory metody amortyzacji oraz stawek amortyzacyjnych. 

Podsumowanie 

Środki trwałe mogą być ulepszone lub remontowane. Z ulepszeniem mamy do czynienia wtedy, kiedy suma wydatków poniesionych na przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację środka trwałego w danym roku podatkowym przekracza kwotę 10 000 zł i jednocześnie poniesione wydatki zwiększają wartość użytkową środka w stosunku do wartości z dnia przyjęcia go do używania. 
W jednej inwestycji mogą występować wydatki zarówno o charakterze remontowym, jak i mające charakter ulepszenia.

Data publikacji: 2022-12-13, autor: FakturaXL