Skan faktury dokumentem księgowym?

Obecnie w pracy coraz częściej wykorzystuje się skany różnych dokumentów, także księgowych. Fakturę wystawioną na papierze można zeskanować, a następnie przesłać e-mailem. Nowy sposób wysyłki to przede wszystkim duża oszczędność czasu. Niektórzy księgowi nie akceptują takiego rozwiązania i mają wątpliwości, czy na podstawie otrzymanego skanu faktury lub pliku w formacie PDF mają prawo odliczyć podatek VAT nabywcy.

Czy skan faktury można uznać za e-fakturę?

Faktura wysyłana w formie elektronicznej musi spełniać kilka warunków. Przede wszystkim powinna być zaakceptowana przez odbiorcę. Zgoda nie musi być wyrażona na piśmie, wystarczy brak sprzeciwu do takiej formy dostarczania faktur. Kontrahent w każdej chwili może zrezygnować z przesyłania dokumentu e-mailem.

Odbierając fakturę wysłaną elektronicznie musimy mieć pewność, że zawarte w niej dane nie zostały zmienione oraz, że znajdują się na niej personalia osoby dokonującej dostawy towarów, czy wykonującej usługę lub będącej wystawcą faktury. 
Skan faktury wysłanej e-mailem nie jest  e-fakturą, a jedynie dokumentem wysłanym w formie elektronicznej.

Zeskanowana faktura jako dokument księgowy

Obecnie obowiązujące przepisy prawa pozwalają, aby otrzymanie skanu faktury wysłanej elektronicznie w PDF-e było traktowane tak jakbyśmy odebrali fakturę papierową.

Aby tak było muszą być zachowane pewne warunki zapisane w art. 106m ustawy o VAT, czyli:

• autentyczność pochodzenia
• integralność treści
• czytelność faktury.

Podatnik może odliczyć podatek VAT z otrzymanego skanu faktury jeżeli zakup był związany z wykonywaniem działalności opodatkowanej VAT pod warunkiem, że brak jest przesłanek, które nie dają prawa do odliczenia (art. 88 ustawy o VAT).


PRZYKŁAD
Przedsiębiorca otrzymał od kontrahenta skan faktury vat wysłany e-mailem. Oryginał w formie papierowej zostanie mu dostarczony pocztą w późniejszym terminie. 
Czy przedsiębiorca na podstawie skanu może ująć wydatek w kosztach i odliczyć podatek VAT w okresie rozliczeniowym, w którym otrzymał skan przy założeniu, że wydatek nie podlega wyłączeniu na podstawie art. 88?

Odp. Tak może. Potwierdzeniem na to jest: interpretacja indywidualna z dnia 26 marca 2013 r. wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi (nr sygn. IPTPP4/443-863/12-4/BM).

Przepisy mówią wyraźnie, że dla odliczenia podatku naliczonego nie ma różnicy, czy otrzymano fakturę w formie papierowej, czy też elektronicznej. Faktura elektroniczna, aby była dokumentem uprawniającym do odliczenia podatku VAT musi być otrzymana w sposób oraz w formie zapewniającej jej autentyczność, integralność i czytelność.

Prawo do odliczenia VAT ze skanu faktury potwierdza również Dyrektor Izby Skarbowej z Bydgoszczy w wydanej interpretacji indywidualnej z dnia 23 czerwca 2015 roku nr ITPP3/443-173/14/MD.

Faktury z gwarancją autentyczności, integralności treści i czytelności od momentu ich otrzymania aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego muszą być przechowywane w taki sposób, aby można je było łatwo odszukać. W razie wezwania organu kontrolującego był do nich łatwy dostęp oraz możliwość przetwarzania danych. Faktury otrzymane w PDF-ie pocztą elektroniczną są równoważne w skutkach podatkowych z fakturami papierowymi otrzymanymi drogą tradycyjną. W tym wypadku nie ma znaczenia fakt drukowania faktur otrzymanych elektronicznie.

Podobne stanowisko zostało przedstawione przez Dyrektora Izby Skarbowej z Łodzi w interpretacji z dnia 1 czerwca 2015 roku (nr IPTPP4/4512-129/15-4/OS).

Prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego. Podstawę do obniżenia podatku stanowi posiadanie faktury dokumentującej nabycie towarów lub wykonanie usługi. I nie ma tu znaczenia jakiego rodzaju jest faktura (papierowa, czy elektroniczna) oraz sposób jej przechowywania. Dla zachowania zrealizowanego prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych nie ma znaczenia fakt, że wersja papierowa faktury została zniszczona jeżeli wcześniej była zapisana elektronicznie.

Zobacz też: OCR faktur w programie Faktura XL, czyli automatyczny odczyt skanu faktury.

Podsumowanie

Wersja elektroniczna faktury jest równoznaczna z jej papierowym odzwierciedleniem i jest takim samym dokumentem uprawniającym do ujęcia wydatku w kosztach i odliczeniu podatku VAT, co jej forma papierowa. Warunek, musi dokumentować zdarzenie, które faktycznie miało miejsce. Jeżeli skan dokumentu księgowego jest w pełni czytelny i pozwala odczytać treść zawartą w oryginalnych dokumentach, a do tego jest zabezpieczony przed modyfikowaniem, to nie ma podstaw, aby nie można było na jego podstawie dokonać stosownych odliczeń. 

Faktury przesyłane w formie elektronicznej pozwalają nie tylko zaoszczędzić czas, ale i pozbyć się problemu przechowywania faktur w formie papierowej.

Ostatnia aktualizacja: 2022-04-16
Data publikacji: 2020-01-30, autor: FakturaXL