Obecnie przedsiębiorcy z reguły wystawiają faktury elektroniczne. Jest to dużo wygodniejsza forma w porównaniu z tradycyjną wersją papierową, zwłaszcza w przypadku dużych firm obsługujących większą liczbę kontrahentów.
Faktura elektroniczna – jakie dane powinna zawierać?
W ustawie o VAT znajduje się definicja faktury. Zgodnie z nią faktura jest dokumentem mającym formę papierową lub elektroniczną, na którym muszą znaleźć się dane wymagane ustawą oraz przepisami wydanymi na podstawie ustawy.
Faktura elektroniczna będzie posiadała odpowiednią formę jeżeli zostanie wystawiona oraz otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym (np. faktura w pdf), który pozwoli jej zachować integralność treści i czytelności. Dokument nie wymaga podpisu.
kolejny numer nadany w jednej lub więcej serii, który jednoznacznie będzie identyfikował fakturę
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika oraz nabywcy towarów bądź usług razem z ich adresami
numer identyfikujący podatnika na potrzeby podatku
numer identyfikujący nabywcę towarów lub usług na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi
data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi jeżeli taka data została określona i różni się od daty wystawienia faktury. Jeżeli sprzedaż ma charakter ciągły, to podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży
nazwa towaru lub usługi
miara oraz ilość dostarczonych towarów, zakres wykonanych usług
cena jednostkowa towaru lub usługi netto bez kwoty podatku
kwoty rabatów, również za wcześniejszą zapłatę, o ile nie zostały zawarte w cenie jednostkowej netto
wartość netto dostarczonych towarów lub wykonanych usług, która obejmuje transakcję (wartość sprzedaży netto)
stawka podatku
suma wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą różnymi stawkami podatku praz sprzedaż zwolnioną od podatku
kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty, które dotyczą poszczególnych stawek podatku
kwota należności ogółem.
Cechy faktury elektronicznej (autentyczność, integralność i czytelność)
Przedsiębiorca wystawiający e-fakturę powinien zadbać o to, aby zachowała ona swoją autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Przez autentyczność pochodzenia należy rozumieć pewność co do tożsamości osoby dokonującej dostawy towarów lub usługodawcy bądź wystawcy faktury. Integralność treści oznacza, że na dokumencie nie zostały zmienione dane, które powinna zawierać faktura.
Warunki mogą być spełnione przez zastosowanie dowolnych kontroli biznesowych, których zadaniem jest ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Dodatkowo poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, autentyczność pochodzenia oraz integralność treści e-faktury zostają zachowane szczególnie w przypadku wykorzystania: kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI).
Forma w jakiej należy wystawić fakturę elektroniczną
Zgodnie z ustawą o VAT za e-fakturę można uznać e-mail z załącznikiem w formacie pdf, CSV, faks otrzymany drogą elektroniczną, czy zeskanowane i przesłane e-mailem dokumenty papierowe, które nie zostały wcześniej wprowadzone do obrotu w wersji papierowej.
Podatnik, który wybierze formę elektroniczną faktury powinien wiedzieć, że:
sprzedawca lub inna osoba upoważniona przez sprzedawcę do wystawiania faktur musi ją przesłać lub udostępnić nabywcy
nabywca powinien przesłać lub udostępnić e-faktury sprzedawcy, o ile to nabywca wystawia faktury w imieniu sprzedawcy przy wzięciu pod uwagę zasad jakie wynikają z obowiązku zatwierdzania faktur przez podatnika sprzedawcę
nabywca po otrzymaniu e-faktury z pomyłką może sporządzić notę korygującą, którą powinien przesłać lub udostępnić wystawcy faktury
jeżeli fakturę wystawia organ egzekucyjny lub komornik sądowy, który jest wykonawcą czynności egzekucyjnych (przepisy KPC) ma obowiązek przesłać lub udostępnić e-faktury nabywcy i dłużnikowi.
Faktura elektroniczna – odbiorca
Aby faktura mogła być wystawiona w formie elektronicznej potrzebna jest zgoda odbiorcy. W przepisach brak jest informacji w jaki sposób powinna być zaakceptowana. Wystawca faktury może domniemywać, że jeżeli kupujący wpłacił należność to oznacza. że zaakceptował taką formę dokumentu.
W sytuacji kiedy nabywca nie wyrazi zgody na otrzymywanie faktur elektronicznych, to sprzedający powinien dostarczyć dokument w tradycyjny sposób. Wyjątkiem jest sytuacja kiedy strony na drodze porozumienia ustalą inny termin utraty prawa na wysłanie faktur elektronicznych. Jednak nie może on przekroczyć 30 dni. Uważa się, że e-faktura została otrzymana jeżeli dotrze do odbiorcy. W przypadku wysłania jej e-mailem przyjmuje się, że jest to data wysłania wiadomości.
Faktura elektroniczna – okres przechowywania
E-faktury przechowuje się przez okres 5 lat liczony od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. Dokumentu nie trzeba trzymać w wersji papierowej. Wystarczy forma elektroniczna. Ważne, aby można było ją łatwo odszukać i zidentyfikować, zwłaszcza w przypadku ewentualnej kontroli ze strony organu podatkowego.
