Jak poprawnie numerować faktury?
Art. 106e ust. 1 ustawy o VAT wyznacza obowiązkowe elementy faktury. Występuje wśród nich kolejny numer dokumentu nadany w ramach jednej bądź więcej serii, który umożliwia identyfikację. Faktura musi zawierać imiona i nazwiska, nazwy podatnika oraz nabywcy towarów albo usług razem z adresami i numerami używanymi do identyfikacji na potrzeby podatku albo podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał towary albo usługi. Jedynym wyjątkiem jest pkt 24 lit. a.
Obowiązujące przepisy nie wskazują, że numeracja musi rozpocząć się od numeru 1, chociaż wymogiem jest przyznanie dokumentom indywidualnych, niepowtarzalnych numerów w sposób zgodnie z prowadzoną przez podatnika ewidencją.
Stosowana numeracja powinna umożliwić ciągłość ewidencjonowania wystawianych faktur poprzez ich kolejne numerowania, ale wymagana jest także opcja identyfikacji konkretnego dokumentu.
Reasumując, przedsiębiorca samodzielnie odpowiada za zapewnienie ciągłości numerowania i identyfikację faktur. Numery zostają nadawane w porządku chronologicznym, czyli każdy kolejny dokument na numer wyższy niż ten wystawiony wcześniej - ta zasada odnosi się do wszystkich rodzajów faktur, również zaliczkowych i korygujących. Jednak przedsiębiorca samodzielnie wybiera sposób, w jaki tworzy serie faktur. W praktyce oznacza to, że dzieli je zgodnie z okresami rozliczeniowymi albo względem kontrahentów.
Jeżeli przedsiębiorca wystawi dwie faktury o tym samym numerze, konieczne jest przygotowanie faktury korygującej, jednak nie jest równoznaczne z odebraniem prawa do odliczenia podatku naliczonego określonego na podstawie faktury.
Przepisy nie obligują podatnika do zachowania jednej metody numeracji faktur. Zgodnie z interpretacją indywidualną wydaną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 27 października 2016 roku nr 1462-IPPP2.647.2016.1.AO., przedsiębiorca musi jedynie pamiętać, aby wybrany numer w dalszym ciągu umożliwiał identyfikację dokumentu.Numeracja faktur a KSeF
Interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 20 września 2022 roku o sygnaturze 0113-KDIPT1-3.4012.429.2022.1.MWJ wskazuje, iż w przypadku braku dostępu do KSeF i związanymi z tym lukami w numeracji, nie ma obowiązku przygotowania korekty. Ta zasada dotyczy tylko brakujących numerów w wewnętrznej numeracji faktur przesyłanych do KSeF, uwarunkowanych awarią platformy rządowej.
Data publikacji: 2024-02-14, autor: FakturaXL
