Przedsiębiorcy, którzy wykorzystują samochód osobowy w firmie mogą część wydatków związanych z jego eksploatacją zaliczyć do kosztów firmowych. Czy takim wydatkiem będzie koszt poniesiony na ubezpieczenie samochodu?
Przedsiębiorca w prowadzonej działalności gospodarczej może wykorzystywać więcej niż jeden samochód. Nie zawsze muszą to być pojazdy będące firmową własnością. Przepisy dopuszczają możliwość wykorzystania w działalności również samochodów będących własnością prywatną. Pojazdy będące na stanie firmy mogą zostać wzięte także w leasing. Popularny jest też najem długo lub krótkoterminowy, dzierżawa, a także użyczenie pojazdu od osób trzecich.
Auta wykorzystywane w firmie można podzielić na kilka rodzajów w oparciu o formę własności, czyli:
własność firmowa – pojazd powinien być wprowadzony do ewidencji środków trwałych, poddany amortyzacji w czasie w oparciu o wybraną metodę oraz stawkę amortyzacji
własność prywatna – pojazd nie jest ujmowany w ewidencji środków trwałych
leasing operacyjny – pojazd nie jest własnością przedsiębiorcy i nie jest ujęty w ewidencji środków trwałych, można z niego korzystać na podstawie umowy leasingowej
leasing finansowy – pojazd ujęty w ewidencji środków trwałych przedsiębiorcy, poddany amortyzacji
najem, dzierżawa i użyczenie – pojazd nie jest własnością firmy, ani prywatną. Jest wykorzystywany na podstawie umowy.
Przedsiębiorca ma prawo przekazać swój prywatny samochód na cele firmowe i ująć go w ewidencji środków trwałych. Działając zgodnie z przepisami powinien sporządzić oświadczenie o przekazaniu prywatnych przedmiotów na cele działalności.
Samochód osobowy w firmie – ujmowanie wydatków w KPiR
Wysokość kosztów jaka może być ujęta w KPiR podlega pewnym ograniczeniom, zwłaszcza w przypadku wydatków eksploatacyjnych. Od 1 stycznia 2019 roku obowiązują 3 limity dotyczące ujmowania wydatków eksploatacyjnych w kosztach firmowych związanych z posiadaną formą własności. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 i 46a ustawy o PIT kształtują się one następująco:
20% kosztów w KPiR – pojazdy prywatne wykorzystywane w działalności do celów mieszanych (firmowe i prywatne)
75% kosztów w KPiR – pojazdy wykorzystywane w działalności do celów mieszanych (firmowe i prywatne), które stanowią w firmie środki trwałe wykorzystywane na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu bądź innej umowy o podobnym charakterze
100% kosztów w KPiR – pojazdy wykorzystywane w działalności tylko w celach firmowych, które stanowią środki trwałe wykorzystywane na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, pod warunkiem spełnienia warunków wskazanych w ustawie, między innymi prowadzenie kilometrówki.
Zasady odliczania podatku VAT od wydatków eksploatacyjnych
Wysokość podatku VAT odliczanego od wydatków eksploatacyjnych zależy od sposobu wykorzystywania pojazdu w działalności (sposób mieszany – do celów prywatnych i firmowych lub tylko do celów firmowych).
Znane są 2 sposoby odliczania podatku VAT:
50% odliczenia VAT – pojazdy wykorzystywane w sposób mieszany
100% odliczenia VAT – pojazdy wykorzystywane tylko w działalności.
Przedsiębiorca, który będzie wykorzystywał pojazd wyłącznie dla potrzeb działalności i będzie odliczał 100% VAT ma obowiązek:
złożenia w urzędzie skarbowym deklaracji VAT-26 w terminie 7 dni licząc od dnia poniesienia pierwszego wydatku
prowadzenia kilometrówki
wprowadzenia wewnętrznego regulaminu użytkowania pojazdu w firmie.
Z kolei przedsiębiorca, który będzie wykorzystywał samochód osobowy w sposób mieszany i będzie odliczał 50% VAT od wydatków eksploatacyjnych nie ma obowiązku zgłaszania pojazdu do urzędu skarbowego, ani prowadzenia kilometrówki, czy wprowadzania regulaminu.
Powyższe ograniczenia dotyczą jedynie samochodów osobowych. W przypadku samochodów ciężarowych jeżeli będą spełniały określone wymogi (np.: będą posiadały jeden rząd siedzeń oddzielony od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, które będą klasyfikowane na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju, jak wielozadaniowy van lub jeżeli będą posiadały otwartą część przeznaczoną do przewozu ładunków), to przedsiębiorca będzie miał pełne prawo do odliczania VAT od ich zakupu jak również innych wydatków eksploatacyjnych, w tym paliwa bez konieczności spełniania dodatkowych formalności.
Ubezpieczenie samochodu osobowego, a koszty firmowe
Przedsiębiorca do kosztów firmowych może zaliczyć wydatki związane z bieżącym użytkowaniem pojazdów, które wykorzystuje w prowadzonej działalności. Zaliczyć do nich można wydatki na paliwo oraz naprawy bieżące. Jednym z kosztów ponoszonych przez przedsiębiorcę związanych z użytkowaniem pojazdu jest koszt dobrowolnego ubezpieczenia pojazdu. Ograniczenia w tym zakresie dotyczą głównie samochodów osobowych. W przypadku ciężarowych koszt ubezpieczenia można odliczyć w całości.
W zawieranej polisie ubezpieczeniowej danego pojazdu znajdują się różne produkty finansowe, które w KPiR ujmowane są w inny sposób. Do najczęściej zawieranych należy:
ubezpieczenie OC (odpowiedzialności cywilnoprawnej) – ubezpieczenie właściciela pojazdu od odpowiedzialności cywilnej za powstałe szkody
ubezpieczenie AC (autocasco) – ubezpieczenie pojazdu od zniszczenia z powodu wypadku, również zdarzeń losowych
NNW (następstwa nieszczęśliwych wypadków) – ubezpieczenie od uszkodzeń ciała podczas wypadku lub na wypadek śmierci
GAP (Guaranteed Asset Protection) – ubezpieczenie utraty wartości pojazdu na skutek jego zniszczenia.
Zasada ogólna dotycząca ujmowania w kosztach firmowych składek na ubezpieczenie pojazdu firmowego mówi, że do kosztów firmowych w całości można zaliczyć składki na ubezpieczenia obowiązkowe (OC i NNW) oraz na ubezpieczenie opon, szyb, a także assistance. Jeżeli chodzi o ubezpieczenie GAP nie zostało dokładnie określone jak powinno wyglądać jego rozliczenie w kosztach. Zgodnie z ogólnie przyjętą zasadą, jeżeli wartość składki na ubezpieczenie GAP zależy od wartości pojazdu osobowego, to obowiązuje limit do wartości 150 000 zł. Natomiast w przypadku kiedy ubezpieczenie traktowane jest jako wydatek eksploatacyjny, to obowiązuje limit w wysokości: 20%, 75% i 100% w zależności od sposobu użytkowania pojazdu w firmie.
W oparciu o art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT wartość wszystkich kosztów eksploatacyjnych, również obowiązkowego ubezpieczenia OC, a także innych ubezpieczeń pojazdów prywatnych, które nie figurują w ewidencji środków trwałych, podlega limitowi ujęcia w KPiR w wysokości 20%. W przypadku dobrowolnego ubezpieczenia AC samochodu osobowego, wartość możliwa do ujęcia w kosztach podlega limitowi wartości pojazdu. Jeżeli wynosi ona powyżej 150 000 zł, to wtedy ubezpieczenie AC można ująć w wartości proporcjonalnej do wskazanej kwoty (art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy).
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca ubezpieczył samochód osobowy będący w firmie środkiem trwałym użytkowany w działalności do celów mieszanych. Wartość przyjęta do ubezpieczenia wyniosła 185 000 zł. Przedsiębiorca zawarł w dniu 1 marca 2020 roku umowę ubezpieczenia AC i OC na kwotę 6 500 zł. Koszty rozliczane są w oparciu o metodę kasową. Jaki koszt ubezpieczenia samochodu może zostać zaliczony do kosztów firmowych?
Odpowiedź: Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów firmowych z tytułu zawartej umowy ubezpieczeniowej kwotę 5 550 zł. Wyliczenie: Wartości z dokumentu polisy wynoszą: AC (5 000 zł), OC (1 500 zł) Wyliczamy wartość proporcji: 150 000 zł : 185 000 zł x 100% = 81% Wyliczenie wartości ubezpieczenia AC podlegająca ujęciu w kosztach: 5 000 zł x 81% = 4 050 zł Obliczamy wartość polisy podlegającej ujęciu: 4 050 zł + 1 500 zł = 5 550 zł.
Koszt ubezpieczenia samochodu – sposób ujęcia w KPiR
Sposób w jaki należy prawidłowo rozliczyć koszt ubezpieczenia samochodu w książce przychodów i rozchodów zależy także od przyjętej przez podatnika metody rozliczania kosztów (metoda memoriałowa lub kasowa). Przy metodzie kasowej koszty ujmuje się bezpośrednio w KPiR w dacie ich poniesienia. Przy ubezpieczeniu liczy się data zawarcia umowy i w tej dacie zostanie ujęty koszt. W metodzie memoriałowej koszty ujmuje się proporcjonalnie do okresu, do którego się one odnoszą. Przykładowo w sytuacji kiedy polisa ubezpieczeniowa dotyczy okresu przypadającego na przełom roku 2020/2021, to wtedy koszt należy ująć w wartości proporcjonalnej przypadającej na rok 2020 i na rok 2021. W przypadku kiedy umowa ubezpieczeniowa będzie dotyczyła jednego pełnego roku, to można ją ująć bezpośrednio w kosztach z danego okresu, w którym została ona podpisana. Wtedy nie trzeba jej dzielić na podokresy.
PRZYKŁAD 2 Przedsiębiorca podpisał umowę ubezpieczenia pojazdu OC na okres przypadający od 1 lipca 2020 roku do 30 czerwca 2021 roku. Wartość ubezpieczenia jaka podlega ujęciu w kosztach wynosi 600 zł. Przedsiębiorca rozlicza koszty za pomocą metody memoriałowej. W jaki sposób powinien ująć koszt ubezpieczenia w KPiR?
Odpowiedź: Przedsiębiorca, z tytułu zawartej umowy ubezpieczenia będzie musiał ująć koszty w KPiR w następujący sposób: w 2020 roku – 600 zł w 2021 roku – 600 zł.
Okres obowiązywania ubezpieczenia: 12 miesięcy Wartość ubezpieczenia za cały okres obowiązywania: 1 200 zł 1 200 zł/2 lata = 600 zł/rocznie.
